個人事業主が経費にできるもの・できないものは？判断基準や必要書類を紹介！
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LINEで送る個人事業主として健全な経営と節税対策をするためには、経費の適切な取り扱いが必要不可欠です。
個人事業主には、経費として認められるものと認められないものがあり、誤った計上を行えばペナルティを課せられる可能性もあります。
個人事業主のなかには、経費について詳しく知りたいと考えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、個人事業における経費や判断基準、家事按分での経費比率や必要な書類、節税効果を高める計上方法やペナルティについて詳しく解説します。
- 【この記事のまとめ】
- 経費として認められるには、出費が事業に関連していることを証明する必要があり、私的な出費は経費として認められません。
- 事務所の家賃や従業員の給料など、業務に必要な費用は経費として計上できるが、個人的な出費や家族への支払いなどは経費として認められません。
- 経費を計上する際は、領収書やレシートなどの証拠書類を7年間保存する必要があり、税務調査で証明できるように備えることが重要です。
- 個人事業主の経費とは？落とせるかどうかの判断基準
- 事業との関連性がある
- 個人的な出費ではない
- 常識の範囲内の金額である
- 個人事業主が経費にできるもの一覧
- 経費にできないもの
- 個人事業主の出費を経費にできる判断基準
- 事業との関連性がある
- 自身のためだけの出費ではない
- 常識の範囲内の金額
- 個人事業主は家事按分で経費額を上げられる
- 個人事業主の経費計上に必要な書類
- 一般的には領収書やレシートが必要
- 領収書やレシートの代わりになる書類
- 電子取引ではデータ保存が義務化されている
- 個人事業主の節税効果が上がる経費計上方法
- 青色申告で計上する
- 専門家へ相談する
- 減価償却の特例を使う
- 経費を不正に計上するとペナルティが課せられる
- 過少申告加算税
- 重加算税
- 無申告加算税
- 2023年から変わる確定申告
- 後だし経費が認められなくなる
- 帳簿の不備にペナルティが課せられる
- まとめ
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個人事業主の経費とは？落とせるかどうかの判断基準
個人事業における経費とは、事業を進めていくなかで発生した費用のことをいいます。
業種によって経費として認められるものは異なりますが、基本的に事務所の家賃や従業員の給料、取引先までの交通費など、業務上必要とされるものが対象です。
事業との関連性がある
個人事業主における経費は、事業との関連性があるかが一番重要です。税務署から説明を求められた際は、客観的に証明できるものでなくてはなりません。
例えば、接待交際費であれば、どの取引先とどのような理由があって食事をしたのか証明する必要があります。
取引先と食事をした理由が明確にできなければ、事業・売上に関連性がないと判断され、経費として計上できなくなります。
個人的な出費ではない
ビジネスに関係のない、個人事業主の私的な出費は経費として落とせません。
経費にできないものの具体例は、以下の通りです。
- 個人事業主自身の給料や福利厚生、生命保険料や国民年金など
- 個人事業主自身に課せられた所得税や住民税など
- 個人事業主自身のプライベートの資産として認められるもの
- 個人事業主と生計をともにする家族・親族への支払い
- 私的な買い物や飲食代
- 個人事業主の生活や健康にかかる出費 など
個人的な出費は経費として計上することはできませんが、業務や事業に関わることであれば経費にできる可能性があります。例えば、業務を遂行するために必要な参考書籍や企画の資料として必要な書籍などであれば、「新聞・図書費」として計上できるケースがあります。
また、業務で英語を使う必要があるのであれば、英会話教室の授業料を「研修費」として計上します。
自身のためだけの出費ではなく、事業や従業員のための出費であれば、経費として計上できるでしょう。
常識の範囲内の金額である
個人事業主における経費に上限はありません。しかし、事業規模や売上規模に見合わない金額の出費は妥当性に欠けるとして、税務署から指摘される可能性があります。
例えば、年間の売上が数百万円の個人事業主が毎月100万円以上の高額な接待交際費を支払っていては不自然です。こういった出費が多発している場合は、税務署から怪しまれてもおかしくありません。
個人事業主が経費にできるもの一覧
個人事業主として経費を計上する際は、勘定科目に注意する必要があります。
勘定科目とは、帳簿に経費を記載する際に費用を区分するためのものです。区分をしておけばどこにどれだけの費用がかかっているか一目で把握できます。
個人事業主の経費計上で主に使われる勘定科目は以下の通りです。
| 勘定科目 | 対応経費 |
|---|---|
| 租税公課 |
・個人事業税
・固定資産税（事業利用資産） |
| 荷造運賃 | ・梱包資材代（段ボール、運賃など） |
| 水道光熱費 |
・水道代 ・ガス代 ・電気代 ・灯油代 |
| 旅費交通費 |
・交通費 ・宿泊費 ・コインパーキング代 |
| 通信費 |
・切手代 ・はがき代 ・固定・携帯電話利用料金 ・インターネット等の回線利用料金 |
| 広告宣伝費 |
・広告掲載料（新聞、雑誌、Webなど） ・印刷費用（チラシ、ポスター、カタログなど） |
| 接待交際費 |
・取引先との飲食代 ・贈答品代 ・慶弔費 |
| 損害保険料 |
・事務所の火災保険料 ・事業用車両の自動車保険料 ・事業用車両の自賠責保険料 |
| 修繕費 | ・店舗、自動車、器具、機械などの修理費 |
| 消耗品費 |
・文房具 ・名刺 ・伝票 ・作業机 ・10万円未満のパソコン など |
| 「減価償却」費 | ・建物や自動車、事務所家具、コピー機など取得価額が10万円以上の固定資産で、当年度の減価償却額 |
| 福利厚生費 |
・従業員への慶弔費 ・社員旅行費用 ・忘年会・新年会費用 ・従業員の健康診断費用 |
| 給料賃金 | ・従業員に支払う給料 |
| 外注工賃 |
・外部の業者に発注した仕事の代金 ・電気工事代 |
| 利子割引料 |
・事業用の借入金にかかる支払い利息 ・手形の割引料 |
| 地代家賃 |
・事務所・店舗の家賃（礼金を含む） ・駐車場代 |
| 貸倒損失 | ・回収不能となった貸付金・売掛金 |
経費にできないもの
事業に関連するものや売上に関係するもののほとんどは経費として計上できます。しかし、なかには経費として認められないものもあるため、注意が必要です。
経費にできないものの具体例は以下の通りです。
- 個人事業主自身の給料や福利厚生、保険料や年金など
- 個人事業主自身に課せられた税金
- 個人事業主自身の資産として認められるもの
- 個人事業主と生計をともにする家族・親族への支払い
- 私的な買い物や飲食代
- 個人事業主の生活や健康にかかる出費 など
個人事業主の出費を経費にできる判断基準
ここでは、個人事業主の出費を経費にできる判断基準を3つ紹介します。
事業との関連性がある
個人事業における経費は、事業との関連性があるかが一番重要です。税務署から説明を求められた際は、客観的に証明できるものでなくてはなりません。
例えば、接待交際費であれば、どの取引先とどのような理由があって食事をしたのか証明する必要があります。
取引先と食事をした理由が明確にできなければ、事業・売上に関連性がないと判断され、経費として計上できなくなります。
自身のためだけの出費ではない
個人的な出費は経費として計上することはできませんが、業務や事業に関わることであれば経費にできる可能性があります。
例えば、業務を遂行するために必要な参考書籍や企画の資料として必要な書籍などであれば、「新聞・図書費」として計上できるケースがあります。
また、業務で英語を使う必要があるのであれば、英会話教室の授業料を「研修費」として計上するというのもやり方の一つです。
自身のためだけの出費ではなく、事業や従業員のための出費であれば、経費として計上できるでしょう。
常識の範囲内の金額
個人事業における経費に上限はありません。しかし、事業規模や売上規模に見合わない金額の出費は妥当性に欠けるとして、税務署から指摘される可能性があります。
例えば、年間の売上が数百万円の個人事業主が毎月10万円以上の高額な接待交際費を支払っていては不自然です。こういった出費が多発している場合は、税務署から怪しまれてもおかしくありません。
個人事業主は家事按分で経費額を上げられる
個人事業主は、事業と生活が密接に関わっていることが多く、経費と私的な出費が混在しがちです。自宅を事務所として使用している場合の家賃や光熱費など、仕事とプライベートの費用が混在する場合は、家事按分を活用することで経費額を上げられます。経費額を上げることができれば、課税所得を減らし、納める税金も少なくすることができます。
家事按分とは、仕事とプライベートが入り混じった出費のなかから、業務利用分を算出して経費として計上することです。
家事按分に法的なルールや定めはありませんが、税務署から説明を求められた際は、業務利用分を明確に証明できる根拠が必要になります。
なお、按分計算については以下記事で詳しく解説しているので、あわせてご参考ください。
個人事業主の経費計上に必要な書類
ここでは、個人事業主の経費として計上に必要な書類を紹介します。
一般的には領収書やレシートが必要
経費計上の証拠書類として、取引先やお店が発行する領収書やレシートが用いられることが多いです。
領収書やレシートの形式に法的な定めはありませんが、一般的に以下の項目が記載されている必要があります。
- 支払った金額
- 但し書き（支出の具体的な内容）
- 支払いを受けた人物もしくは会社の名前と所在地
- 支払いを行った日付
経費の証拠書類は、7年間の保存義務があります。税務調査の際は領収書やレシートの提出を求められる場合があるため、年ごとに整理しておくとわかりやすいです。
領収書やレシートの代わりになる書類
領収書やレシートを紛失した場合や当初から発行されていない場合は、出費を客観的に証明する書類を用意する必要があります。
クレジットカードを利用した出費や銀行振込を伴う出費であれば、利用明細や振込明細書と請求書・納品書をセットで保管しておけば経費の証拠書類として利用できます。
また、電車やバスを利用した際に交通系ICカードを使用したのであれば、利用履歴を印刷して保管しておけば経費の証拠書類にすることが可能です。
領収書やレシート以外で、経費の証拠書類と認められる可能性が高いものは以下の通りです。
- 納品書
- 出金伝票
- クレジットカードの利用明細
- 通帳の記録や振込明細書
- 冠婚葬祭の案内状
- 祝儀袋の表書きのコピー
- ネット通販の購入履歴のコピー など
電子取引ではデータ保存が義務化されている
2024年1月1日より、個人事業主を含むすべての事業者にとって、電子取引でやり取りした請求書や領収書などの電子帳簿の保存が義務化されました。従来の紙の帳簿に加え、電子データでの保存にも対応することが求められています。
電子帳簿保存法では、電子帳簿の保存方法について、以下の要件が定められています。
| 保存方法 | 電子データそのものを保存する 紙に印刷して保存する クラウドサービスなどを利用して保存する |
|---|---|
| 保存期間 | 7年間保存する必要がある 法人であれば、10年間保存する必要がある |
| 保存場所 | 事業場内に保存する 事業場外に保存する場合は、データの漏洩対策を講じる必要がある |
| 検索性 | 取引先、取引年月日、金額などで検索できる状態にしておく必要がある |
| 改ざん防止措置 | データが改ざんされないように、暗号化などの措置を講じる必要がある |
電子取引で経費を計上する場合、上記の電子帳簿保存法の要件を満たすことが必要です。
個人事業主の節税効果が上がる経費計上方法
経費計上は節税効果があります。少し工夫すれば節税効果をさらに高めることが可能です。
ここでは、個人事業主の節税効果が上がる経費計上方法を3つ紹介します。
青色申告で計上する
個人事業主の確定申告は、青色申告と白色申告の2種類です。青色申告であれば、節税効果を高められる可能性があります。
青色申告には特別控除枠が設けられており、確定申告期限までに申告書を提出すれば55万円の控除が受けられます。
申告する際にe-Taxもしくは電子帳簿保存を利用すればさらに10万円の特別控除が追加され、最大で65万円の控除を受けることが可能です。
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専門家へ相談する
個人事業は業務とプライベートが混在していることから、経費として計上できる費用の判断が難しい場合があります。自身で判断が難しい場合は専門家に相談することで、節税効果を高められるかもしれません。
例えば、税理士であれば、経費にできるか判断が難しい出費でも的確に見極めることが可能です。また、節税に関するアドバイスも適切にしてくれるため、経費計上時の節税効果を最大限高められます。
相談は費用が発生しますが、税理士への報酬は経費として計上できます。
減価償却の特例を使う
取得金額が10万円以上の事業用資産であれば、耐用年数に応じて分割して経費として計上できます。
しかし、特定の条件を満たし、青色申告決算書に必要事項を記載すれば、少額減価償却資産の特例を受けることが可能です。
中小企業等の少額減価償却資産の特例では、10万円以上30万円未満の減価償却資産を取得した際に一括で経費として計上でき、節税効果を高められます。
中小企業等の少額減価償却資産の特例を受けるための条件は以下の通りです。
- 青色申告をしていること
- 資産の購入金額が30万円未満であること
- 年度内にこの特例を受ける資産合計額が300万円以下であること
経費を不正に計上するとペナルティが課せられる
飲食や買い物などの個人的な出費を経費として計上した場合は、不正計上を行ったとしてペナルティが課せられる可能性があります。
ここでは、経費を不正に計上した場合に課せられるペナルティを3つ紹介します。
過少申告加算税
過少申告加算税とは、本来支払うべき税額を少ない金額で申告した場合に課せられるものです。
未納分には10％の追徴課税が課せられますが、未納分が当初申告した金額もしくは50万円より多い場合は、未納分に対して15％の追徴課税が課せられます。
誤って間違った金額を申告してしまった場合は、調査の事前通知が届く前に修正申告をすれば、過少申告加算税は回避可能です。
重加算税
意図的に存在しない経費の計上や領収書やレシートの偽造を行った場合は、重加算税が課せられます。
未納分には35％〜40％の追徴課税が課せられることに加え、未納していた期間に対して延滞税も課せられます。
税務調査で発覚するケースがほとんどであり、見つかった場合は本来より多額の税金を支払うことになるため、注意が必要です。
無申告加算税
無申告加算税とは、納めるべき納税を怠った際に課せられるペナルティです。
本来の税額が50万円以内の場合は15％の追徴課税、50万円を超える場合は20％の追徴課税が課せられます。
2023年から変わる確定申告
2021年に税制改正大綱で施行された法改正によって、2023年分に確定申告から税務調査がより厳しくなります。
ここでは、2023年分の確定申告から変更となる部分を紹介します。
後だし経費が認められなくなる
後だし経費とは、納税義務がある所得税の減額を目的として、帳簿に記載されていない経費を後から申告することをいいます。
2023年分の確定申告からは、税務調査において経費であると明確に証明できないものや業務上必要な出費であると書類から証明できない経費は、計上が不可能になりました。
帳簿の不備にペナルティが課せられる
これまでは、税務署から帳簿を求められた際に応じることができなかったり帳簿に何らかの不備がある場合でもペナルティが課せられることはほとんどありませんでした。
しかし、2023年分の確定申告からはペナルティが課せられることが決定し、帳簿を提出できない場合や不備がある場合は、過少申告加算税と無申告加算税が課せられます。
まとめ
この記事では、個人事業における経費や判断基準、家事按分での経費比率や必要な書類、節税効果を高める計上方法やペナルティについて解説しました。
個人事業主として事業を経営する場合、経費は適切に把握、申告しなければなりません。誤った申告や虚偽の申告をした場合はペナルティが課せられるリスクが高まります。
仕事とプライベートが混在しがちな個人事業では、経費として計上できるものの判断が難しい場合があります。しかし、勘定科目や経費の判断基準を把握しておけば、見極めがしやすくなるはずです。
どの出費が経費の対象となるか自身で判断できない場合は、専門家に相談してみるのも一つの選択肢です。
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- 記事監修
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- 中野 裕哲 HIROAKI NAKANO
- 起業コンサルタント(R)、経営コンサルタント、税理士、特定社会保険労務士、行政書士、サーティファイドファイナンシャルプランナー・CFP(R)、1 級FP 技能士。 V-Spiritsグループ創業者。東京池袋を本拠に全国の起業家・経営者さんを応援！「あの起業本」の著者。著書16冊、累計20万部超。経済産業 省後援「DREAMGATE」で11年連続相談件数日本一。
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