【初心者向け】個人事業主の帳簿の付け方をわかりやすく解説
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LINEで送る「個人事業主が帳簿を付ける必要がある」と聞いてても、どうすればいいのかわからない方は多いでしょう。特に副業を始めたばかりの方などは、帳簿や経理についてイメージが湧きにくいと思います。
ここでは、初心者向けに帳簿の付け方や種類を紹介します。また、帳簿を付けないとどうなるのか、など初心者のよくある質問にも回答していますので、これから事業を始めたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
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全ての事業者が帳簿を付ける必要がある
まず原則として、事業の規模に問わず、全ての事業者が帳簿を付けなければなりません。帳簿付けが必要な理由は事業で得た、または使ったお金を正しく把握するためです。収益や費用を把握することで納税額がわかるため、正確に納税することができます。
帳簿を付けていないと「納税額が正しくない」と税務署から指摘を受けて、本来払えばいいはずの金額よりも多くの額を納めなければなりません(重加算税)。このようなペナルティを避けるためにも、必ず帳簿を付ける必要があるのです。
納税以外にも、事業の見直しのために「どこにお金を使っているのか」「どこにお金を使うべきなのか」というお金の動きは重要なので、必ず帳簿を付けましょう。
帳簿の付け方の種類
帳簿の付け方は以下の2種類があります。
- 単式簿記(簡易式簿記)
- 複式簿記
2種類のメリット、デメリットは以下の通りです。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 単式簿記(簡易式簿記) |
|
|
| 複式簿記 |
|
|
以下で単式簿記と複式簿記の違いを説明します。複式簿記は初心者にはわかりにくいですが、節税メリットが大きい青色申告で必要になるため、押さえておきましょう。
単式簿記(簡易式簿記)
単式簿記は、発生した取引の金額を記録する方式です。銀行の通帳を思い浮かべるとメージしやすいでしょう。
| 日付 | 取引内容 | 入金額 | 出金額 | 残高 |
|---|---|---|---|---|
| 5/1 | 前月繰越 | ¥100,000 | ||
| 5/10 | 商品Xの販売 | ¥30,000 | ¥130,000 |
上記のように、お金が動いたタイミングでいつ、どの取引で、いくらのお金が動き、いくら残っているかを記録します。
もう少し具体的な例として、顧客から50,000円の商品の予約があり、予約金として、25,000円を預かったケースを考えてみましょう。残り25,000円を受け取るタイミングで商品を渡したものとします。
単式簿記の場合は以下のようになります。
| 日付 | 取引内容 | 入金額 | 出金額 | 残高 |
|---|---|---|---|---|
| 5/1 | 予約金受け取り | ¥25,000 | ¥125,000 | |
| 5/10 | 5/10の商品売上 | ¥25,000 | ¥150,000 |
上記のように、5/1時点でお金を受け取っていますが、帳簿を見ただけでは商品は5/1、5/10のどちらのタイミングで動いたのかわかりません。このように、単式簿記ではお金の動きにのみ注目している特徴があります。
複式簿記
複式簿記は、売上や経費が発生したタイミングで記録を付ける方式です。単式簿記と大きく違うのは、取引を2つの勘定で記録する点です。取引の二面性という考え方があり、取引には必ず貸方、借方の両方に勘定科目が当てはまります。
上記と同じ、顧客に50,000円の商品の予約金として25,000円を預かり、後日残金と商品を売り渡す例を考えてみましょう。
| 日付 | 摘要 | 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 勘定 | 金額 | 勘定 | 金額 | ||
| 5/1 | 予約金受け取り | 現金 | ¥25,000 | 前受金 | ¥25,000 |
| 5/10 | 商品売上 | 前受金 | ¥25,000 | 売上 | ¥50,000 |
| 現金 | ¥25,000 | ||||
このように、一つの取引に借方、貸方の2つの勘定を付ける必要があります。そして「いつ商品が動いたのか」が明確です。お金だけでなく、ものの動きにも注目して記録している点が単式簿記と複式簿記で異なります。
申告方法ごとに必要な帳簿の種類
確定申告には青色申告と白色申告の2種類の申告があります。それぞれの控除額と提出に必要な主要簿、補助簿の違いは以下の通りです。
| 控除額 | 帳簿の付け方 | 主要簿 | 補助簿 | |
|---|---|---|---|---|
| 青色申告 | 55万円
(条件を満たす場合65万円) |
複式簿記 |
|
|
| 10万円 | 単式簿記 | ― |
|
|
| 白色申告 | ― | 単式簿記 | 特に定めはない | |
上記のように、青色申告の方が必要な帳簿の数が多く、複式簿記も必要になります。しかし、最大の控除額が55万円と大きいことがメリットです。以下では、表にある主要簿、補助簿それぞれの帳簿の種類について説明します。
主要簿の種類
主要簿とは、取引発生時には必ず付けなければならない帳簿のことです。主要簿には以下の2種類があります。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
仕訳帳
仕訳帳とは、全ての取引が発生した順番に記帳する帳簿のことです。先ほどの複式簿記の例で紹介したものが仕訳帳の一部になります。例のように「貸方」「借方」に分けて記帳する必要があり、いつ、なにが、どのように、いくらの金額で動いたのかを記録するものです。
作成方法は以下の記載すべき項目が含まれていればExcelなどでも作成が可能となります。
- 日付：いつ取引があったか
- 摘要：どのの取引を行ったのか
- 勘定科目：取引で動いたお金やものの内容
- 金額：いくら動いたのか
総勘定元帳
総勘定元帳は、全ての取引を勘定科目ごとにまとめたものです。仕訳帳で記帳した一つの勘定科目に着目して、発生した順番に取引を記載します。仕訳帳を作成したあとに、勘定ごとに転記しましょう。
補助簿の種類
補助簿とは、仕訳内容の詳細を記帳しておくための帳簿です。
補助簿には多くの種類がありますが、この記事では6つの帳簿を紹介します。
- 現金出納帳
- 預金出納帳
- 売掛帳
- 買掛帳
- 固定資産台帳
- 経費帳
現金出納帳
現金出納帳とは、取引時の現金の出し入れ状況を取引が発生した順に記帳する帳簿です。現金で行った商品の売買や、返品時のお金のやりとり、仕入、経費の支払いなどの際に記帳します。
仕訳帳の現金科目を全て取り出して作成しましょう。
- 記帳例
-
日付 摘要 入金 出金 残高 現金売上 その他 現金仕入 その他 5/1 繰越 ¥30,000 5/2 現金売上
商品A 3個@1,000¥3,000 ¥33,000 5/4 現金仕入
商品B 10個@400¥4,000 ¥29,000
現金が動いた際は、商品や経費など他の科目にも関わるため、取引発生ごとに該当する帳簿にも記帳しましょう。
預金出納帳
預金出納帳とは、銀行口座にある預金の出し入れ状況を、取引が発生した順に記帳する帳簿です。商品の売買でお金を指定した口座に振り込んでもらう、預金口座のお金から従業員の給与を支払う、など預金口座のお金が動いた際に記帳します。
仕訳帳の預金科目を全て取り出して作成します。現金と同様に、相手方の科目に関わる帳簿にも記帳しましょう。
売掛帳
売掛帳は売掛金勘定を使用する商品の取引や、売掛金の回収時に記帳する帳簿です。売掛金元帳、得意先元帳と呼ばれることもあります。売掛金科目を利用した際に記帳するものですが、その前に売掛金について説明しておきましょう。
売掛金とはいわゆるツケ払いのことで、先に商品を渡しておき、あとから現金で受け取る、預金口座に振り込んでもらうことで回収します。
売掛帳は売掛金科目の取引の詳細を記帳するため、売掛金科目を全て取り出して作成します。また、得意先(以下は1得意先分ですが、複数あればその分だけ)ごとに作成しましょう。
- 記帳例：C商店
-
日付 品名 数量 単価 売上金額 受入金額 差引残高 5/1 繰越 ¥30,000 5/2 商品A 3 ¥1,000 ¥3,000 ¥33,000 5/10 現金入金 ¥10,000 ¥23,000
現金入金が、売掛金回収に当たります。現金が入金されるので現金出納帳にも忘れずに記帳しましょう。
買掛帳
買掛帳は販売用の商品の仕入の際に買掛金を用いた場合や買掛金の支払い状況を記帳する帳簿です。買掛金は売掛金の逆で、仕入の際にツケ払いとして商品を受け取り、あとから代金を納めることになります。
注意しなければならないのは、仕入ではない、備品等の購入時にツケ払いをしても買掛金にはならない点です。(その場合は未払金扱い)
買掛帳は買掛金科目の取引の詳細を記帳するため、買掛金科目を全て取り出して作成します。仕入先ごとに作成しましょう。
固定資産台帳
固定資産台帳は、土地や建物、車、機械、パソコンなどの固定資産について、取得費用や現在の価値を示すために記帳する帳簿です。固定資産は減価償却という考えがあり、毎年価値が減少します。取得時の価値から減価償却費を差し引いて現在の価値を計算しなければなりません。
固定資産の取得や減価償却について、固定資産ごとに固定資産台帳に記帳する必要があります。
経費帳
経費帳は仕入以外に支払った家賃、水道光熱費、税金、交通費などを記帳する帳簿です。記帳前に科目を分類、整理する必要があります。科目の分類ができたら、科目ごと、発生した順に記帳してください。
また自宅を事務所としている場合など、プライベートでも使っているものは「家事按分」が必要になります。プライベートの生活費と事業で使用している経費を分けて「事業で使用している分のみ」を経費として計上できます。
家賃であれば、自身が作業する仕事部屋のみを経費として計上可能です。白色申告、青色申告は関係ありませんが、按分の比率を明確に示せる必要があります。また、白色申告の場合は事業部分が明確に区分されている必要があります。
- 記帳例：家賃
-
日付 摘要 金額 現金 その他 5/20 家賃 ¥100,000 家事分除外 △¥60,000
上記の例では、2部屋ある家で1部屋分を仕事部屋とした例です。40,000円分が家賃として経費計上されています。
帳簿を作成する手順
帳簿をどのように作成すればよいのか、について以下の2種類の考え方を説明します。
- 発生主義：債務 (お金を支払う義務)や債権(お金をもらえる権利)が決まったら記帳する
- 現金主義：お金が動いたら記帳する
以下では例を説明します。
発生主義の例
発生主義は、複式簿記のように予約やツケ払いによって、債務や債権が確定したら記帳する必要があります。複式簿記の例が発生主義で記帳した例です。
| 日付 | 摘要 | 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 勘定 | 金額 | 勘定 | 金額 | ||
| 5/1 | 予約金受け取り | 現金 | ¥25,000 | 前受金 | ¥25,000 |
| 5/10 | 商品売上 | 前受金 | ¥25,000 | 売上 | ¥50,000 |
| 現金 | ¥25,000 | ||||
現金主義の例
現金主義は、お金が動いた時点で基調が必要です。単式簿記の例が現金主義で記帳した例です。
| 日付 | 取引内容 | 入金額 | 出金額 | 残高 |
|---|---|---|---|---|
| 5/1 | 予約金受け取り | ¥25,000 | ¥125,000 | |
| 5/10 | 5/10の商品売上 | ¥25,000 | ¥150,000 |
帳簿の作成方法
帳簿の作成には以下の3つの方法があります。
- 手書き
- Excel
- 会計ソフト
それぞれのメリット、デメリットは以下の通りです。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 手書き |
|
|
| Excel |
|
|
| 会計ソフト |
|
|
まず手書きなのか、スマホやパソコンを使うか、という違いがあります。手書きだとノートやペンがあればそれだけで作業を始められるため、コストはほぼかかりません。しかし、Excelや会計ソフトを使うには、スマホやパソコンの購入費はもちろん、ソフトの導入にもお金がかかるためコストは高くなります。
一方で、作業の効率性を考えたときに手書きは1箇所ミスがあれば、他の箇所も全て計算し直さなければなりません。Excelや会計ソフトであれば、1箇所修正すれば自動で関連箇所の計算ができるため、作業が楽になります。
会計ソフト独自の強みとしては、簿記の知識がなくても帳簿を作成できることやクレジットカード連携、所得税自動計算などの便利な機能があることです。取引が増えてくると、経理にかけられる時間も減るため、規模が大きくなった際には導入を検討した方がよいでしょう。
帳簿の管理方法
帳簿の管理方法は青色申告なのか、白色申告なのかでなにをどのくらい保管しておく必要があるのか異なります。保存期間が決まっているため、紛失しないよう大切に保管しておきましょう。
青色申告の場合
青色申告の場合、必要な帳簿や書類と、それぞれの保存期間は以下の通りです。
| 保存が必要なもの | 保存期間 | ||
|---|---|---|---|
| 帳簿 | 主要簿：仕訳帳、総勘定元帳
補助簿：現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など |
7年 | |
| その他の書類 | 決算関係書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など | 7年 |
| 現金預金取引関係書類 | 領収証、小切手控、預金通帳など | 基本7年 | |
| その他の書類 | 取引に関する上記以外の書類
例：請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など |
5年 | |
青色申告では、主要簿、補助簿に加え、決算関係書類や現金預金取引関係書類など、その年の資産や負債、費用を示す書類を保存しておく必要があります。
個人事業主の場合、領収証やレシートを残すケースが多くなるでしょう。「この経費はいつ、どこで、なにを買うために使った」と示せるように、必ず保存してください。
白色申告の場合
白色申告の場合も、青色申告同様に保存しておかなければならない帳簿や書類があります。
それぞれの種類と保存期間は以下の通りです。
| 保存が必要なもの | 保存期間 | |
|---|---|---|
| 帳簿 | 収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿） | 7年 |
| 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿） | 7年 | |
| その他の書類 |
|
5年 |
白色申告は帳簿の名前やフォーマットが定められていないため、帳簿の名前も決まっていません。ただし、決して「白色申告だから書類の保管は不要」と考えないようにしましょう。これらの帳簿や書類の保存が必要なことに変わりはないため、必ず大切に保管してください。
個人事業主の帳簿の付け方に関するよくある質問
個人事業主の帳簿の付け方について、よくある2つの質問に回答します。
- 帳簿を付けないとどうなるか
- 帳簿の付け方がわからない場合はどうすればいいか
Q.帳簿を付けないとどうなる？
帳簿を付けなければ、収益や収益を得るために使った費用を正しく把握できないため、納税額がわかりません。仮の金額で申告しても、税務署の調査が入ったときに対応できませんので、重加算税が発生し、本来払うべき額より多くの額を納める必要があります。そのため、帳簿は必ず付けておきましょう。
Q.帳簿の付け方がわからないときはどうしたらよい？
方法としては以下の2つがあります。
説明会に参加する
税務署や青色申告会、青年会議所などが説明会などのイベントを行っているので、参加してみるとよいでしょう。
勉強する
簿記3級レベルで青色申告に必要な知識を大まかに学ぶことができます。会計ソフトを使うことで帳簿を作ることは可能ですが、なにも知らない状態では上手に使えません。せっかくの導入コストが無駄になってしまうので、最低限の知識は身に付けたおいた方がよいでしょう。
まとめ
今回は帳簿の付け方をはじめ、白色申告と青色申告の違いや帳簿の種類、作成・管理方法について紹介しました。法人にしても個人にしても、「事業主」という名前の通り、事業を営んでいることに違いはありません。事業主であれば事業のお金について把握することはマストですので、これらの知識を押さえたうえで帳簿を付けましょう。
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- 記事監修
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- 中野 裕哲 HIROAKI NAKANO
- 起業コンサルタント(R)、経営コンサルタント、税理士、特定社会保険労務士、行政書士、サーティファイドファイナンシャルプランナー・CFP(R)、1 級FP 技能士。 V-Spiritsグループ創業者。東京池袋を本拠に全国の起業家・経営者さんを応援！「あの起業本」の著者。著書16冊、累計20万部超。経済産業 省後援「DREAMGATE」で11年連続相談件数日本一。
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