バーチャルオフィスでも登記できる？メリット注意点を解説

開業にかかる初期費用を削減できる

バーチャルオフィスの住所を使って登記することで、開業にかかる初期費用を大幅に削減可能です。
例えば、オフィスを賃貸する場合は毎月かかる賃料をベースとして、数ヶ月分の敷金や礼金、さらには保険料が必要になるケースもあります。
開業時にかかる初期費用は経営者にとって大きな負担です。
また、オフィスを借りる際にかかる費用だけではなく、仕事場として利用できる環境にするために内装工事を入れると1,000万円近い費用がかかることも少なくありません。
その点、バーチャルオフィスの利用料は安く、敷金や礼金も発生しません。初期にかかる費用は入会金や保証料のみであるため、スタートアップ時の費用削減に効果的です。

オフィスの維持に必要なランニングコストを削減できる

バーチャルオフィスの利用は、オフィスの維持に必要なランニングコストを削減できるメリットもあります。
物理的なオフィスが存在しないため、電気代やガス代、水道代などの光熱費、雑費など、オフィスを利用する際にかかるランニング費用が発生しません。
仮に毎月のランニングコストが5万円かかると仮定すると、バーチャルオフィスを使った場合は年間60万円のコストを削減が可能となります。
また、一般的にバーチャルオフィスの利用料は、高く見積もっても1万円以内でおさまります。
そのため、物理的なオフィスを必要としない業種であれば、賃料の大幅なコストカットができ、ランニングコストの削減に貢献します。

利用開始までの時間がスピーディー

バーチャルオフィスは、スピーディーに利用が可能です。
物理的なオフィスを借りる場合、写真つき身分証明書などの必要書類を提出後、早くても審査に数週間かかり、実際に登記が完了するまでに一定の時間を要します。
一方、バーチャルオフィスの利用に必要な審査などの手続きは最短即日で完了するため、身分証明書の提出や入会金や保証料の支払いさえ完了すればすぐにでも利用可能です。
起業のスタートアップ時に登記などの事務的な手続きをスピーディーに済ませ、すぐにでも事業を始めたい方に最適です。

一等地の住所を借りて信頼性を向上できる

バーチャルオフィスが提供している一等地の住所に登記することで、法人の信頼性を向上させる効果が期待できます。
スタートアップ時の法人は実績がないため信頼性が低く、クライアントや顧客の確保に苦労する可能性が高いです。
長年にわたり経営を続けて実績を作れば信頼性を勝ち取ることも可能ですが、日々の積み重ねが必要になるため、信頼を得るのは簡単ではありません。
その点、バーチャルオフィスの住所を利用すればスタートアップ時から一等地の住所を利用できるため、クライアントや顧客からの信頼性の向上が期待できます。
また、ホームページや名刺などに一等地の住所を記載するだけでも、クライアントや顧客などから信頼を得やすくなるでしょう。

自宅住所の登記を避けてプライバシーを保護できる

バーチャルオフィスの利用はプライバシー保護にも寄与します。
法人登記の際にかかる初期費用を節約するために自宅住所を登記する場合もありますが、プライバシー保護の観点からおすすめできません。
登記した自宅住所をホームページや名刺などに記載することになり、何かしらのトラブルに巻き込まれてしまう可能性が十分にあるでしょう。
また、自宅住所が賃貸だった場合、契約内容によっては法人登記が禁止されており、登記してしまうと違約金の請求や強制退去を命じられるケースがあります。
その点、バーチャルオフィスの住所を登記すれば、自宅住所が公開されることなくプライバシーを保護でき、経営時のトラブルを未然に防ぐことが可能です。

バーチャルオフィスの費用を経費として計上できる

バーチャルオフィスの費用は、実在するオフィスと同様に経費として計上可能です。
バーチャルオフィス契約時にかかる初期費用や月額利用料、郵便物転送や電話代行のオプション費用など、これらすべてが経費の対象となります。
法人として登記せず、個人事業主としてバーチャルオフィスを利用する方でも確定申告時に経費として計上可能になります。
なお、バーチャルオフィス利用料を経費として計上する場合は、支払手数料や外注費などの勘定科目を用いるのが一般的です。

他の利用者と同一住所になってしまう

バーチャルオフィスを利用した場合、他の利用者と同一住所になることが懸念されます。
バーチャルオフィスの利用者は増加傾向にあるものの、貸し出される住所の数が限られてしまうため、複数の利用者同士で同一住所となります。
バーチャルオフィスは、1人の利用者に対して1つの住所を貸し出すわけではないため、結果的に同じ住所で登記した法人が増えてしまいます。
住所だけではバーチャルオフィスで運営していることは分かりませんが、顧客が住所を検索した際に複数の法人が結果として表示され、顧客に不信感を与えてしまうこともあるでしょう。
また、同一住所で同一商号の登記はできません。バーチャルオフィスでの登記を予定している方は、事前に対象の住所に希望する商号が登記されていないかを確認しましょう。

仕事のスペースを別に確保する必要がある

バーチャルオフィスの住所を登記した場合、仕事のスペースを別に確保する必要があります。
バーチャルオフィスは、あくまでも住所貸しのサービスとなるため、仕事ができる環境のスペースは提供されていません。
なかには、会議室などを提供している業者もありますが、日常的に利用できるスペースではないため、業務を遂行するためのスペース確保が必要です。
そのため、自宅で仕事のスペースを確保できない場合は、別途仕事場としての賃貸オフィスを用意したり、コワーキングスペースなどの確保が必要になります。

郵便物の到着にタイムラグが生じる

バーチャルオフィスを利用すると、郵便物は転送という形で手元に届きますが、到着にタイムラグが生じます。
自宅や賃貸オフィスを登記している場合は、直接郵便物が送られてくるため、すぐに受け取れます。
バーチャルオフィスを利用している場合、一度バーチャルオフィスの住所に郵便物が届き、そこから自宅住所に転送されるため、どうしても到着に時間がかかります。
特にスタートアップ時は、契約書や書留、宅配物などのさまざまな郵便物が届きます。
なかには、すぐに中身を確認しなければいけない書類や返送期限がある書類もあるため、郵便物の種類によっては経営に影響を与えることもあるでしょう。
また、バーチャルオフィスに付帯している郵便物転送サービスは、郵便物が到着次第すぐに転送されるサービスではありません。
決められたスケジュールに沿って届いた郵便物がまとめて転送されるため、タイムラグの発生が懸念されます。
GMOオフィスサポート バーチャルオフィスでは、郵便物到着のタイムラグによるトラブルを防ぐために、届いた郵便物を写真でお知らせするオプションを月額1,100円で用意しています。
郵便物の到着遅れによるトラブルを防ぐためにも、スタートアップ時は加入がおすすめです。

銀行口座の開設や融資に時間がかかる場合がある

バーチャルオフィスに登記した法人の場合、銀行口座の開設や融資に時間がかかる場合があります。
安い利用料でスピーディーに事業の展開を進められるメリットはありますが、犯罪行為に利用されるケースもあるため、それを判断するために審査に時間を要します。
バーチャルオフィスを利用した犯罪には、マネーロンダリングや詐欺が挙げられます。
銀行口座の開設や融資の申請時に提出する書類から、犯罪行為に加担していないかを判断するのは容易ではありません。
ただし、バーチャルオフィスで登記した法人でも銀行口座の開設や融資を受けることは可能です。
犯罪に加担していないことを証明するためにも、多くの必要書類を提出して、真面目に起業する熱意を証明しましょう。

バーチャルオフィスの運営会社が廃業した場合は移転登記が必要

バーチャルオフィスの運営会社が廃業した場合、住所の利用ができなくなるため、移転登記が必要になります。
移転登記するためには、新たなバーチャルオフィスへ契約し、法務局で本店移転の手続きが必要です。
しかし、別のバーチャルオフィスを契約するにあたっての初期費用と30,000円から60,000円の登録免許税がかかります。
また、取引先へ住所変更の連絡、ホームページや名刺の作成、各サービスの登録情報の変更など、さまざまな手間がかかります。
コスト面や業務面で大きな影響が発生してしまうため、利用するバーチャルオフィスが廃業もしくは倒産のリスクがないかを契約前にチェックしておくことが大切です。
廃業リスクや倒産リスクの高いバーチャルオフィス運営会社の特徴は以下の通りです。

これらのポイントに当てはまるほど、運営会社の廃業リスクや倒産リスクが高まります。

怪しいイメージを持たれやすい

バーチャルオフィスは利用者が増えているものの、「怪しい」というイメージを持つ方が少なくありません。
マネーロンダリングや詐欺などの犯罪行為に利用されることがあり、その結果バーチャルオフィスに良いイメージを抱かない方もいます。
しかし、バーチャルオフィスの利用自体は決して怪しいものではありません。真面目なビジネスに取り組むのであれば、一切違法性はなく、健全なサービスとして利用可能です。
そのため、バーチャルオフィスの利用を隠さずに、顧客やクライアントへ伝えてしまうのもひとつの対策といえます。