バーチャルオフィスで電話番号を取得する方法｜固定電話の必要性や注意点などを解説
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LINEで送る近年、リモートワークなどのフレキシブルな働き方の普及に伴い、バーチャルオフィスの利用が注目されています。しかし、実在するオフィススペースを持たないバーチャルオフィスでは、オフィスの電話番号として何を提示すればいいのか、電話対応の方法はどうすべきかなどについて課題を感じる人もいるようです。
そこで本記事では、バーチャルオフィスで固定電話番号を取得する方法やその必要性、利用時の注意点について詳しく解説します。
バーチャルオフィスで固定電話は利用できる？
バーチャルオフィスは、物理的なオフィスを持たないため、従来の固定電話ラインの設置が不可能です。
しかし、ビジネスを行ううえで固定電話番号が必要な場合、バーチャルオフィスのサービスを利用して固定電話番号を取得することができます。また、クラウドPBXを活用すれば新たに取得することも可能です。オフィスの番号として提示するのは、携帯電話の番号よりも、固定電話の番号の方が一般的に信頼性も増すのでおすすめです。
バーチャルオフィスで固定電話番号を取得する方法は3つ
バーチャルオフィスで固定電話番号を取得する方法は、以下の3つです。
- 電話代行サービスの活用
- 電話転送サービスの活用
- クラウドPBXの活用
電話代行サービスの活用
電話代行サービスは、バーチャルオフィスが提供するサービスのひとつです。バーチャルオフィスの固定電話番号を自社オフィスの番号として活用できます。顧客からの電話に専門のオペレーターが応対し、メッセージを受け取って転送してもらうサービスです。
ビジネスの信頼性を高めるとともに、顧客対応の負担を軽減できます。また、工事不要で電話番号の取得が可能な点もメリットです。
電話転送サービスの活用
電話転送サービスもバーチャルオフィスの固定電話番号をオフィスの番号として活用します。電話転送サービスは、バーチャルオフィスの固定電話番号にかかってきた電話を指定した携帯電話や別の固定電話に転送してもらうサービスです。
どこにいてもビジネスの通話を逃さず、プライベートとビジネスの電話を分けることができます。
クラウドPBXの活用
クラウドPBXは、インターネットを利用した電話システムで、固定電話番号を新規に取得しクラウド上で活用することができます。
物理的な電話機器がなくても、固定電話番号を使用することが可能です。
バーチャルオフィスで固定電話番号が必要になるシーン
バーチャルオフィスで固定電話番号が必要になるシーンとして、以下が挙げられます。
- 法人口座の開設に使用するとき
- 顧客からの信頼を向上させたいとき
- プライバシーを保護したいとき
それぞれ具体的に見ていきましょう。
法人口座の開設に使用するとき
法人として銀行口座を開設する際に、固定電話番号があった方が良いでしょう。固定電話番号が一定のビジネスの安定性や信頼性を示す指標とされるためです。
なお、バーチャルオフィスを利用する際の口座開設については、以下の記事をご参考ください。
顧客からの信頼を向上させたいとき
先述したように、一般的に携帯電話の番号よりも固定電話番号の方が顧客からの信頼が増します。
通常、固定電話は事業所があると認識されやすいため、企業の安定性や信頼性を示す指標と捉えられます。特に、初めて取引する顧客にとっては、企業の信頼性を判断する材料にもなります。
また商品やサービスに関するトラブルが発生した場合、顧客が迅速に企業に連絡を取ることができなければ、不安や不満を抱かれかねません。固定電話は常に同じ番号で連絡を受けることができるため、緊急時の連絡手段として有効です。
プライバシーを保護したいとき
自宅の電話番号や携帯電話番号をビジネスで使用すると、プライバシーの侵害につながるおそれがあります。
バーチャルオフィスで取得した固定電話番号を使うことができれば、ビジネスとプライベートを分けて、プライバシーを守ることができるでしょう。
バーチャルオフィスの電話サービス利用時の注意点
バーチャルオフィスで電話番号サービスを利用するときの注意点を解説します。
バーチャルオフィスの契約が終了すると電話番号が利用不可になる
バーチャルオフィスの契約が終了すると、それに伴い提供されていた電話番号やサービスも利用できなくなるため、契約状況に注意が必要です。
通話料が高くなる傾向がある
電話転送サービスを利用する場合、通話料が高くなる傾向があります。特に、転送された着信の通話料は自己負担となるケースが多いため、コスト面も踏まえて検討することも重要です。
固定電話番号の種類
固定電話番号の種類は、主に以下の3つです。
- 050番号
- 0ABJ番号
- 着信者課金番号
050番号
050番号とはインターネット回線を利用したIP電話で利用される番号で、バーチャルオフィスでも一般的に使用されます。市外局番とは異なり、全国どこからでも同一料金で通話が可能です。
従来の固定電話番号から050番号への移行も可能で、転送電話や留守番電話、自動音声案内など、さまざまな機能が利用できます。一方で、110番や119番への通報は050番号からできない点、一部の古い機器では050番号が使えない場合がある点はデメリットと言えるでしょう。
0ABJ番号
地域に基づく固定電話番号です。バーチャルオフィスでは利用が限られますが、地域密着型のビジネスには適しています。具体的には、03や06などの市外局番から始まる番号などを言います。
NTT東日本/西日本などが提供する電話番号なので従来の固定電話と同じように信頼性が高く、また110番や119番への通報も可能です。一方で、工事費や初期費用がかかる点、NTT東日本/西日本のエリア内でのみしか利用できない点はデメリットと言えるかもしれません。
最も一般的な番号のため、どのような業種にも適しているでしょう。
着信者課金番号
着信者課金番号は、通話料が発信者ではなく受信者に課金される番号です。0120番号や0800番号など、一般的に「フリーダイヤル」「フリーコール」と呼ばれる、着信者が通話料を負担する番号を指します。
発信者は通話料がかからないため、顧客からの問い合わせをきっかけに、新たなビジネスチャンスに繋げられる可能性が生まれます。一方で着信者に通話料金が発生する点やイタズラ電話がかかってくる可能性が高い点はデメリットです。
まとめ
バーチャルオフィスの利用を検討するなかで、電話番号の扱いに困る人もいるでしょう。固定電話番号を持つことで、ビジネスの信頼性が増すだけでなく、法人口座の開設などで必要に迫られる場面でも対応できます。しかし、サービスの内容やコスト、契約の条件などに注意が必要です。バーチャルオフィスを利用する際は、これらの点を踏まえた上で最適な電話サービスを選択しましょう。
GMOオフィスサポート バーチャルオフィスでは、初期費用0円、月額660円からサービスを提供しています。渋谷や新宿、銀座などの人気エリアにある一等地のビルの住所を使うことが可能です。郵便物の転送や銀行への連携のサポートなども充実しているので、バーチャルオフィスを検討している方はぜひ選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。
- 記事監修
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- 中野 裕哲 HIROAKI NAKANO
- 起業コンサルタント(R)、経営コンサルタント、税理士、特定社会保険労務士、行政書士、サーティファイドファイナンシャルプランナー・CFP(R)、1 級FP 技能士。 V-Spiritsグループ創業者。東京池袋を本拠に全国の起業家・経営者さんを応援！「あの起業本」の著者。著書16冊、累計20万部超。経済産業 省後援「DREAMGATE」で11年連続相談件数日本一。
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