バーチャルオフィスの仕訳で使う勘定科目は？経費計上する際のポイントを解説

バーチャルオフィスの利用料金は支払手数料を使う

バーチャルオフィスの利用料金は、支払手数料として経費計上します。
オフィスの住所のみを借りて利用するバーチャルオフィスは、物理的な事業の場でないため、賃貸オフィスのように賃借料の勘定科目は使用せず、支払手数料を使うのが一般的です。
バーチャルオフィスの利用料金660円を現金で支払った場合の仕訳例は、以下の通りです。

一般的なオフィスであれば土地や建物などの物理的なスペースを借りる形になりますが、バーチャルオフィスは物理的なスペースがないことで賃借料に該当しません。
短期的に利用する場合は雑費としても計上可能ですが、バーチャルオフィスの住所を利用して登記した場合は費用が定期的に発生するため、支払手数料として計上しましょう。

代行サービスとなるオプションは内容にあった勘定科目を使う

バーチャルオフィスには、郵便物転送・貸し会議室・転送電話などの基本サービスに付帯するさまざまなオプションがあり、月額料金とは別に費用が発生する場合があります。
オプションの費用は、サービス内容にあった勘定科目を使って経費計上するのが一般的です。主なオプションサービスで使う勘定科目は以下の通りです。

使用する勘定科目の間違えは基本的に問題ありませんが、会計における継続性の原則を守るためにも、一度決めた勘定科目は継続的に使用してください。
各オプションサービスの利用料金を支払った場合の仕訳例は以下の通りです。
▼例①：1時間2,000円の貸し会議室を利用して、料金を現金で支払った場合

▼例②：月額3,000円の郵便物転送サービスを利用して、料金を現金で支払った場合

ただし、オプションごとの領収書を用意できない場合は、すべての料金を合算して支払手数料として経費計上しましょう。

バーチャルオフィスの利用料金は支払手数料として計上

バーチャルオフィスの利用料金は、支払手数料として計上します。支払手数料とは、事業取引で発生する手数料や費用を計上するときに使う勘定項目です。
事業に間接的に関わる費用になるため、外注者に報酬を支払う際の振込手数料や書類申請の発行に関わる事務手数料などが含まれます。
また、付帯するオプションの料金が合算された領収書になっている場合も、すべての費用をまとめて支払手数料として計上するのが一般的です。

シェアオフィスがある場合は賃借料として計上

バーチャルオフィスとシェアオフィスでは、計上する際の勘定科目が異なります。
物理的に利用できるシェアオフィスを借りる場合は、賃貸オフィスと同様に賃借料を使用するのが一般的です。
一方、バーチャルオフィスの場合は、住所だけを借りて物理的に利用することができないため、支払手数料の勘定科目を用います。
シェアオフィスとバーチャルオフィスでは、実在する空間を借りているかどうかで使用する勘定科目が異なるため、くれぐれも間違いのないようにしましょう。

郵便転送サービスや電話代行サービス料金は通信費として計上

郵便転送サービスや電話代行サービスに発生する料金は、通信に関わる経費として処理を行うため、通信費として経費計上します。
通信費は業務上で使用する携帯電話の利用料金やインターネット利用料金、郵便代や宅配便などの通信手段を仕訳するための勘定科目です。
バーチャルオフィスが提供する郵便転送サービスや電話代行サービスも同様に通信手段となるため、通信費として仕訳るのがよいでしょう。

秘書代行や記帳代行のサービス料は外注費として計上

秘書代行や記帳代行のサービス料は、外注費として計上します。
外注費は、本来自社で行う業務の一部を個人や企業と請負契約を締結した際に発生する費用を計上するための勘定科目です。
秘書代行や記帳代行などのサービスは、本来自社で行う会計業務を外部に依頼する扱いとなるため、勘定科目に外注費を使用します。

会議室などのスペース利用料は会議費として計上

利用するバーチャルオフィスの付帯サービスである貸し会議室などのスペースを借りる場合の勘定科目は、会議費を用います。（賃借料を用いる場合もあります。）
会議費とは、社内外の会議や打ち合わせにかかった費用を計上するための勘定科目です。
会議のために使う資料作成にかかった資料代、会議を行うスペースを確保するための室料、会議の際に出すお茶やお弁当代などの食事代が含まれます。
バーチャルオフィスのサービスとして貸し会議室があった場合は室料として扱われるため、勘定科目として会議費を使用してください。

業務に関連する出費は経費になる

バーチャルオフィスを利用する方の業務に関連する出費は、法人や個人事業主を問わず、すべてが経費として計上可能です。
例えば、バーチャルオフィスを登記した管轄の法務局に訪れる交通費、印紙代、書類作成に必要な印鑑の購入代金など、さまざまな出費が含まれます。
それぞれの出費に適した勘定科目を使って経費計上しましょう。
計上した勘定科目が間違っていても領収書の金額と一致していれば問題ありません。税務調査で指摘された場合は、正しい勘定科目に訂正してください。

自宅で仕事している場合は按分すれば経費になる

バーチャルオフィスを利用しながら自宅で仕事をしていた場合でも、按分すれば自宅の賃料や光熱費の一部を経費として計上できます。
例えば、2LDKの賃貸マンションを借りて一部屋を仕事用に使っている場合、面積などを考慮して賃料の一部が経費となります。
賃料のすべてを経費としては計上できませんが、仕事のスペースとプライベートのスペースを明確に按分することにより計上できるため、節税対策にもつながります。
バーチャルオフィスと自宅を併用している方は、自宅賃料の一部を按分して計上しましょう。

開業時にバーチャルオフィスの住所を登記していなくても経費計上可能

開業時にバーチャルオフィスの住所を登記していない場合でも、利用料金を経費として計上可能です。
バーチャルオフィスの住所は、登記に使ったり、インターネットショップの特定商取引法の表記に利用したりと、契約者が自由に利用できます。
バーチャルオフィスの住所を必ずしも登記する必要はなく、事業のためにバーチャルオフィスの住所を利用するのであれば、問題なく経費として計上できます。
例えば、個人事業主としてインターネットショップを開業する場合には法人登記の必要がありませんが、特定商取引法の表記に販売事業者の住所を記載する必要があります。
プライバシー保護のためにバーチャルオフィスの住所を利用する場合でも、事業に必要な出費として扱われるため全額経費となります。

一度使った勘定科目は継続して使う

バーチャルオフィスの利用でかかった費用は、支払手数料、外注費、通信費など、さまざまな勘定科目を使って計上しますが、一度使った勘定科目は継続して使います。
会計の基準には継続性の原則というルールがあり、一度使用した勘定科目はその後も使用しなければいけません。
月額料金は支払手数料、郵便転送サービスは通信費、秘書代行は外注費のように、一度決めた勘定科目は継続して使用してください。
同じ勘定科目を継続して使用することで、統一性のある正しい帳簿として判断される傾向にあります。

法人でも個人事業主でも経費は変わらない

バーチャルオフィスにかかる費用に使う勘定科目は、法人でも個人事業主でも変わりません。
事業を行うためであれば、バーチャルオフィスの月額費用、郵便伝送サービスや転送電話サービス、秘書代行、貸し会議室などのオプション費用すべての利用料金が経費となります。
個人事業主の場合は経費にできる範囲が少ないということもないため、法人、個人事業主どちらの場合でも、バーチャルオフィスの利用料金は全額経費として計上しましょう。

勘定科目を間違えてもペナルティはない

バーチャルオフィスの利用料金には、サービスごとに適した勘定科目がありますが、使用する勘定科目を間違えてもペナルティはなく、課税される税金に影響はありません。
例えば、支払手数料の勘定科目が適切なバーチャルオフィスの利用料ですが、賃借料の勘定科目を使用したとしてもペナルティを受けることはありません。
そもそも勘定科目の選択には明確な正解がないため、区別が曖昧になりやすいです。
ただし、領収書の金額と異なる経費の計上や実際に発生していない経費を虚偽計上することは脱税行為にあたります。
税務調査で悪意のある虚偽申告と判断されると、重加算税などのペナルティを課せられることがあるため、正しく経費を計上してください。