バーチャルオフィスの勘定科目は支払手数料が一般的！オプション・入会金の仕訳例も解説

バーチャルオフィスを利用してビジネスを始める場合、実在する賃貸オフィスとは異なるため、発生する費用の計上に使う勘定科目の種類に悩む方は少なくありません。

「そもそもバーチャルオフィスの費用は経費になるの？」「勘定科目はどれになるの？」など、経費に関するさまざまな疑問を抱えている方も多いでしょう。

バーチャルオフィスの月額利用料は支払手数料、郵便物の転送は通信費のように、費用の中身に合わせて勘定科目を選ぶ考え方が一般的です。一度決めた科目は続けて使い、迷う支出は税理士に確かめると安心です。

この記事では、バーチャルオフィスの利用料金を計上する勘定科目、種類やサービス内容ごとの具体的な勘定科目、経費計上する際のポイントについて詳しく解説します。

【この記事のまとめ】

• バーチャルオフィスの月額利用料は支払手数料の勘定科目を使うのが一般的です。
• 勘定科目の選択に明確なルールはありませんが、各サービス内容に適した勘定科目の選択が必要です。
• バーチャルオフィスの利用料は、事業のために使う分であれば、オプション費用も含めて経費として計上できます。

記事監修

中野 裕哲 HIROAKI NAKANO

起業コンサルタント(R)、経営コンサルタント、税理士、特定社会保険労務士、行政書士、サーティファイドファイナンシャルプランナー・CFP(R)、1 級FP 技能士。 V-Spiritsグループ創業者。東京池袋を本拠に全国の起業家・経営者さんを応援！「あの起業本」の著者。著書16冊、累計20万部超。経済産業 省後援「DREAMGATE」で11年連続相談件数日本一。

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バーチャルオフィスの費用を経費として計上する際の勘定科目

バーチャルオフィスの利用料金は、事業のために使うものであれば、月額料金もオプション料金も経費として計上できます。勘定科目は費用の中身によって変わり、月額の利用料は支払手数料、郵便物の転送は通信費のように分ける考え方が一般的です。

サービス内容に合った勘定科目を選ぶと、帳簿から支出の内訳が読み取りやすくなります。ここでは、バーチャルオフィスの利用料を経費計上する際に使う勘定科目について解説します。

バーチャルオフィスの利用料金は支払手数料を使う

バーチャルオフィスの利用料金は、支払手数料として経費計上するのが一般的です。支払手数料とは、事業取引で発生する手数料や費用を計上するときに使う勘定科目で、外注者に報酬を支払う際の振込手数料や書類申請の発行に関わる事務手数料なども含まれます。

オフィスの住所のみを借りて利用するバーチャルオフィスは、物理的な事業の場でないため、賃貸オフィスの家賃とは違い、「地代家賃」ではなく「支払手数料」で記帳するのが一般的です。「地代家賃」を使う例もあり、どちらにするかは毎年そろえましょう。

バーチャルオフィスの利用料金660円を現金で支払った場合の仕訳例は、以下の通りです。

借方		貸方		摘要
支払手数料	660円	現金	660円	バーチャルオフィス月額利用料金

一般的なオフィスであれば土地や建物などの物理的なスペースを借りる形になりますが、バーチャルオフィスは物理的なスペースがないため、賃借料にはあたらないと考えるのが一般的です。

一時的な支出は雑費で処理する例もありますが、登記に使うと費用は毎月発生するため、支払手数料として計上しておくと費用の動きを追いやすくなります。

代行サービスとなるオプションは内容にあった勘定科目を使う

バーチャルオフィスには、郵便物転送・貸し会議室・転送電話などの基本サービスに付帯するさまざまなオプションがあり、月額料金とは別に費用が発生する場合があります。

オプションの費用は、サービス内容にあった勘定科目を使って経費計上するのが一般的です。主なオプションサービスで使う勘定科目は以下の通りです。

サービス内容	勘定科目
郵便物の転送や電話転送サービス	通信費
時間貸し会議室レンタル代金	会議費や賃借料
契約時に必要な備品	雑費や消耗品費 ※取得価額が10万円以上のものは、原則として固定資産
秘書代行や記帳代行	外注費

勘定科目の選び方に明確な決まりはありませんが、一度決めた勘定科目は継続して使いましょう。

各オプションサービスの利用料金を支払った場合の仕訳例は以下の通りです。

▼例①：1時間2,000円の貸し会議室を利用して、料金を現金で支払った場合

借方		貸方		摘要
会議費	2,000円	現金	2,000円	貸し会議室を1時間利用した

▼例②：月額3,000円の郵便物転送サービスを利用して、料金を現金で支払った場合

借方		貸方		摘要
通信費	3,000円	現金	3,000円	郵便物転送サービスを利用した

オプションの料金が合算された領収書しかない場合は、まとめて支払手数料として経費計上する方法もあります。

バーチャルオフィスの費用を仕訳するための具体的な勘定科目

バーチャルオフィスで発生した費用は、サービス内容に合わせて適切な勘定科目を選ぶと、支出の内訳が分かりやすくなります。

すべての費用に支払手数料や外注工賃などの勘定科目を用いることも可能ですが、細かく勘定科目を分けることによってビジネスを進めるうえで支出の状態が分かりやすくなります。

会計の基準には継続性の原則という考え方があるため、一度使った勘定科目は一貫性を持った仕訳を行って正しく経費計上しましょう。

ここでは、バーチャルオフィスの費用を仕訳するための具体的な勘定科目を解説します。

シェアオフィスがある場合は賃借料として計上

バーチャルオフィスとシェアオフィスでは、計上する際の勘定科目が異なります。

物理的に利用できるシェアオフィスを借りる場合は、賃貸オフィスと同様に賃借料を使用するのが一般的です。

一方、バーチャルオフィスの場合は、住所だけを借りて物理的に利用することができないため、支払手数料の勘定科目を用います。

シェアオフィスとバーチャルオフィスでは、実在する空間を借りているかどうかで使用する勘定科目が異なるのが一般的なので、契約の中身を確かめてから科目を決めましょう。

郵便転送サービスや電話代行サービス料金は通信費として計上

郵便転送サービスや電話代行サービスに発生する料金は、通信に関わる経費として処理を行うため、通信費として経費計上します。

通信費は業務上で使用する携帯電話の利用料金やインターネット利用料金、郵便代や宅配便などの通信手段を仕訳するための勘定科目です。

バーチャルオフィスが提供する郵便転送サービスや電話代行サービスも同様に通信手段となるため、通信費として仕訳するのがよいでしょう。

秘書代行や記帳代行のサービス料は外注費として計上

秘書代行や記帳代行のサービス料は、外注費として計上します。

外注費は、本来自社で行う業務の一部を個人や企業と請負契約を締結した際に発生する費用を計上するための勘定科目です。

秘書代行や記帳代行などのサービスは、本来自社で行う会計業務を外部に依頼する扱いとなるため、勘定科目に外注費を使用します。

会議室などのスペース利用料は会議費として計上

利用するバーチャルオフィスの付帯サービスである貸し会議室などのスペースを借りる場合の勘定科目は、会議費を用います。（賃借料を用いる場合もあります。）

会議費とは、社内外の会議や打ち合わせにかかった費用を計上するための勘定科目です。

会議のために使う資料作成にかかった資料代、会議を行うスペースを確保するための室料、会議の際に出すお茶やお弁当代などの食事代が含まれます。

バーチャルオフィスのサービスとして貸し会議室があった場合は室料として扱われるため、勘定科目として会議費を使用するのが一般的です。

入会金や保証金は返ってくるお金かどうかで分けて記帳する

バーチャルオフィスの契約時に払う入会金や保証金は、あとで返ってくるお金かどうかで記帳のしかたが変わります。

返ってこない入会金や事務手数料は、月額の利用料と同じく支払手数料などの費用として記帳する例が多いです。解約のときに返ってくる保証金（デポジット）は、支払った時点では費用ではなく、差入保証金などの資産として記帳し、返ってこないことが決まった部分だけを費用にするのが一般的です。

金額が大きい入会金や、返金の条件が細かく決まっている保証金は、支払った年にまとめて経費にできない場合もあります。契約書で返金の条件を確かめたうえで、迷ったときは起業の窓口を運営するGMOオフィスサポート株式会社が紹介する税理士に無料で相談できます。

バーチャルオフィス利用者が経費計上する際のポイント

バーチャルオフィスの費用を経費にするときに押さえたいのは、業務との関係があること、自宅の費用は按分すること、決めた勘定科目を続けて使うことの3点です。ここでは、法人と個人事業主に共通する点を中心に、バーチャルオフィス利用者が経費計上する際のポイントについて解説します。

業務に関連する出費は経費になる

バーチャルオフィスを利用する方の業務に関連する出費は、法人や個人事業主を問わず、原則として経費として計上できます。

例えば、バーチャルオフィスを登記した管轄の法務局に訪れる交通費、印紙代、書類作成に必要な印鑑の購入代金など、さまざまな出費が含まれます。

それぞれの出費に適した勘定科目を使って経費計上しましょう。

勘定科目の選び方そのものより、領収書や請求書の金額と帳簿の金額が一致していることが大切です。税務調査で科目の訂正を求められた場合は、指摘に沿って正しい勘定科目に訂正してください。

自宅で仕事している場合は按分すれば経費になる

個人事業主がバーチャルオフィスを利用しながら自宅で仕事をしている場合は、自宅の賃料や光熱費のうち仕事に使った部分を按分して経費として計上できます。

家事と業務の両方にかかわる費用のうち、業務の遂行に直接必要だったことが明らかに区分できる部分は、必要経費にできるとされています。例えば、2LDKの賃貸マンションを借りて一部屋を仕事用に使っている場合、面積などを考慮して賃料の一部が経費となります。

賃料のすべてを経費としては計上できないため、仕事のスペースとプライベートのスペースを分け、使っている割合を説明できるようにしておきましょう。法人の場合は、役員の自宅を事務所として使うときの扱いが個人事業主とは異なるため、税理士に確認してください。按分の考え方は、個人事業主の家賃を経費にする方法で詳しく解説しています。

開業時にバーチャルオフィスの住所を登記していなくても経費計上可能

開業時にバーチャルオフィスの住所を登記していない場合でも、利用料金を経費として計上可能です。

バーチャルオフィスの住所は、登記に使ったり、インターネットショップの特定商取引法の表記に利用したりと、契約者が自由に利用できます。

バーチャルオフィスの住所を必ずしも登記する必要はなく、事業のためにバーチャルオフィスの住所を利用するのであれば、問題なく経費として計上できます。

例えば、個人事業主としてインターネットショップを開業する場合には法人登記の必要がありませんが、特定商取引法の表記に販売事業者の住所を記載する必要があります。

プライバシー保護のためにバーチャルオフィスの住所を利用する場合でも、事業に必要な出費として経費にできます。

一度使った勘定科目は継続して使う

バーチャルオフィスの利用でかかった費用は、支払手数料、外注費、通信費など、さまざまな勘定科目を使って計上しますが、一度使った勘定科目は継続して使います。

会計の基準には継続性の原則というルールがあり、いったん採用した処理の方法は毎期続けて使い、正当な理由なく変えないこととされています。

月額料金は支払手数料、郵便転送サービスは通信費、秘書代行は外注費のように、一度決めた勘定科目は継続して使用してください。

同じ勘定科目を継続して使用することで、統一性のある正しい帳簿として判断される傾向にあります。

法人でも個人事業主でも経費は変わらない

バーチャルオフィスにかかる費用に使う勘定科目は、法人でも個人事業主でも変わりません。

事業を行うためであれば、バーチャルオフィスの月額費用、郵便転送サービスや転送電話サービス、秘書代行、貸し会議室などのオプション費用の利用料金を経費にできます。

個人事業主の場合は経費にできる範囲が少ないということもないため、法人、個人事業主どちらの場合でも、事業のために使うバーチャルオフィスの利用料金は経費として計上しましょう。

勘定科目の違いより金額と中身の正しさが大切

バーチャルオフィスの利用料金には、サービスごとに適した勘定科目がありますが、経費になる費用どうしで勘定科目の選び方が違っても、経費の合計額は変わらないため、所得の金額に影響しないことが多いです。

例えば、支払手数料の勘定科目が一般的なバーチャルオフィスの利用料を賃借料の勘定科目で記帳していても、経費として計上する金額そのものは変わりません。

そもそも勘定科目の選択には明確な正解がないため、区別が曖昧になりやすいです。

法人の交際費のように税金の計算で扱いが変わる科目や、消費税がかかる取引かどうかの区分もあるため、科目を選ぶときは支出の中身を確かめておくと安心です。

ただし、領収書の金額と異なる経費の計上や実際に発生していない経費を虚偽計上することは脱税行為にあたります。

税務調査で悪意のある虚偽申告と判断されると、重加算税などのペナルティを課せられることがあるため、正しく経費を計上してください。

バーチャルオフィスの勘定科目でよくある質問

バーチャルオフィスの費用の記帳で迷いやすいのは、地代家賃との違い、消費税の扱い、開業前に払った費用の3つです。どれも契約や事業の状況で扱いが変わるため、一般的な考え方を押さえたうえで、自分の場合は税理士に確かめましょう。

Q.地代家賃で記帳してもよいですか？

地代家賃は、土地や建物を借りて使うための費用に使う勘定科目です。バーチャルオフィスは部屋を借りる契約ではなく、住所の利用や郵便物の受け取りといったサービスを受ける契約なので、「地代家賃」ではなく「支払手数料」などで処理する考え方が一般的です。勘定科目の選び方に法律で決まった正解はないため、すでに地代家賃で記帳している場合は、毎年同じ科目を続けて使うことを意識しましょう。どの勘定科目を使うかは事業の状況によって変わるため、迷ったときは起業の窓口を運営するGMOオフィスサポート株式会社が紹介する税理士に無料で相談できます。

Q.バーチャルオフィス代の消費税はどう扱いますか？

消費税の申告をする事業者が、支払った利用料にかかる消費税を差し引く（仕入税額控除を受ける）には、原則として、帳簿と、運営会社が発行する適格請求書（インボイス）などの請求書等の両方を保存する必要があります。運営会社が適格請求書発行事業者かどうかは、請求書に書かれた登録番号や、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで確かめられます。消費税の納税義務がない事業者や、簡易課税制度を選んでいる事業者は扱いが異なるため、自分の申告の方法とあわせて確認しておきましょう。

Q.開業前に払ったバーチャルオフィス代は経費になりますか？

開業の準備のために開業前に支払った費用は、開業費として扱う考え方があります。個人事業主の場合、開業費は60か月で均等に経費にするか、任意の金額を経費にするかを選べます。どの支出が開業費にあたるかは支出の中身によって変わり、法人の場合は扱いが異なるため、開業前から契約している場合は領収書や契約書を保管しておき、記帳の前に税理士に確かめると安心です。

月額660円～利用可能！GMOバーチャルオフィス

東証プライム上場企業のGMOグループが運営する『GMOバーチャルオフィス』は、月額660円から利用可能です。

もちろん、月額料金やオプション料金などの利用にかかる費用は、事業のために使うものであれば経費として計上できるため、費用を抑えながら事業を進められます。

利用料金や『宛名（屋号等）の追加』は支払手数料、預かり中の郵便物を転送日を待たずに発送する『スグ転送』（550円/回）は通信費の勘定科目で記帳する考え方が一般的です。転送ありのプランなら、届いた郵便物の写真をマイページで確認できます。

また、渋谷・恵比寿・新宿・銀座・青山・目黒・秋葉原・横浜・名古屋・梅田・心斎橋・京都・神戸・博多・天神などの全国に拠点を用意しており、事業内容に合わせて好きな住所を選択できるため、ビジネスの信頼度アップにも貢献します。

さらに、同グループのGMOあおぞらネット銀行との連携があるため、法人銀行口座の開設がスムーズに可能です。GMOあおぞらネット銀行は、起業の窓口を運営するGMOオフィスサポート株式会社と同じGMOインターネットグループの銀行です。

低価格で好立地の住所を使った開業をお考えの方は、『GMOバーチャルオフィス』をご検討ください。

信頼度の高い住所でビジネスの運営を全力でサポートいたします。なお、GMOバーチャルオフィスを運営するGMOオフィスサポート株式会社は、本メディア「起業の窓口」の運営会社です。

※GMOオフィスサポート バーチャルオフィスは、2026年10月28日にサービス名を「GMOバーチャルオフィス」に変更しました。運営会社はGMOオフィスサポート株式会社のままです。

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まとめ

バーチャルオフィスの利用にかかる費用に使う勘定科目には決まりがないものの、サービス内容に適した勘定科目の選択が必要です。

定期的に発生する月額料金は支払手数料、郵便転送サービスや電話代行サービスの料金は通信費、秘書代行や記帳代行のサービス料は外注費、会議室などの料金は会議費として仕訳するのが一般的です。

事業を行ううえでバーチャルオフィスを利用するのであれば、オプション料金も含めて、事業のために使った分をもれなく経費として計上しましょう。

自分の契約でどの科目にするか迷うときは、起業の窓口を運営するGMOオフィスサポート株式会社が紹介する税理士に無料で相談できます。バーチャルオフィス選びから開業の手続きまで、起業の準備をまとめて進めたい方は、起業・創業の記事一覧もあわせてご覧ください。