バーチャルオフィスで固定電話番号は使える？取得方法と費用・注意点を完全ガイド

企業の信頼性向上が期待できる

固定電話番号を持つことで、顧客や取引先からの信頼を得やすくなります。

携帯番号のみでは「個人事業レベル」と見られることもありますが、固定番号があれば法人らしい印象を与えられます。

また、会社の所在地に紐づいた番号を持つことで、地域に根差したビジネスとして認識されやすいです。特に法人登記や取引先への資料に記載する場合、固定番号の有無は信頼感を大きく左右します。

こうした効果は、営業活動や契約獲得の場面で大きな後押しとなるでしょう。

ビジネスとプライベートの分離が可能

バーチャルオフィスで専用の電話番号を取得すると、仕事と私生活をはっきり分けられます。

携帯番号をそのまま使ってしまうと、営業時間外や休日にも電話がかかってきて精神的な負担につながりかねません。

一方で専用番号を用意すれば、業務時間に応じて転送設定を切り替えたり、代行サービスを利用したりできるため安心です。

さらに、複数の事業を運営している場合でも番号を使い分けることで管理がしやすくなり、効率的にコミュニケーションを取れる点もメリットです。

初期費用を大幅に抑えられる

固定電話回線をオフィスに新設すると、工事費や月額基本料などで高額なコストが発生しますが、バーチャルオフィスの電話番号サービスを利用すれば、これらの負担を大幅に削減できます。

多くのサービスでは月額数千円から導入でき、初期費用が無料のプランも少なくありません。特にスタートアップや個人事業主にとっては、資金を抑えながらも法人としての体裁を整えられるのは大きな魅力です。

コストパフォーマンスに優れた手段として、起業初期に選ばれる理由のひとつとなっています。

全国どこからでも同一料金で利用できる

バーチャルオフィスの電話番号は、全国どこからでも利用できる点もメリットです。

例えば、東京のバーチャルオフィスで契約した固定番号を、地方に住んでいる起業家が活用することも可能です。

通話料も全国一律のプランが多く、地域間でのコスト差を意識する必要がありません。さらに、移転や引っ越しをしても番号が変わらないため、名刺やホームページの情報を更新する手間が少なく済みます。

安定して同じ番号を使えることは、顧客との継続的な信頼関係を築くうえでも大きな利点です。

【方法①】電話代行サービス：プロによる一次対応で信頼感UP

電話代行サービスは、バーチャルオフィスが提供するサービスのひとつです。バーチャルオフィスの固定電話番号を自社オフィスの番号として活用できます。顧客からの電話に専門のオペレーターが応対し、メッセージを受け取って転送してもらうサービスです。

ビジネスの信頼性を高めるとともに、顧客対応の負担を軽減できます。また、工事不要で電話番号の取得が可能な点もメリットです。

【方法②】電話転送サービス：自分のスマホに着信を転送できる

電話転送サービスもバーチャルオフィスの固定電話番号をオフィスの番号として活用します。電話転送サービスは、バーチャルオフィスの固定電話番号にかかってきた電話を指定した携帯電話や別の固定電話に転送してもらうサービスです。

どこにいてもビジネスの通話を逃さず、プライベートとビジネスの電話を分けることができます。

【方法③】クラウドPBX：スマホでも会社番号を運用できる柔軟性

クラウドPBXは、インターネットを利用した電話システムで、固定電話番号を新規に取得しクラウド上で活用することができます。

物理的な電話機器がなくても、固定電話番号を使用することが可能です。

法人口座の開設に使用するとき

法人として銀行口座を開設する際に、固定電話番号があった方が良いでしょう。固定電話番号が一定のビジネスの安定性や信頼性を示す指標とされるためです。
なお、バーチャルオフィスを利用する際の口座開設については、以下の記事をご参考ください。

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顧客からの信頼を向上させたいとき

先述したように、一般的に携帯電話の番号よりも固定電話番号の方が顧客からの信頼が増します。

通常、固定電話は事業所があると認識されやすいため、企業の安定性や信頼性を示す指標と捉えられます。特に、初めて取引する顧客にとっては、企業の信頼性を判断する材料にもなります。

また商品やサービスに関するトラブルが発生した場合、顧客が迅速に企業に連絡を取ることができなければ、不安や不満を抱かれかねません。固定電話は常に同じ番号で連絡を受けることができるため、緊急時の連絡手段として有効です。

プライバシーを保護したいとき

自宅の電話番号や携帯電話番号をビジネスで使用すると、プライバシーの侵害につながるおそれがあります。

バーチャルオフィスで取得した固定電話番号を使うことができれば、ビジネスとプライベートを分けて、プライバシーを守ることができるでしょう。

会社のホームページやチラシに記載したいとき

自社サイトや広告資料に連絡先を記載する際、固定電話番号があると見栄えが良く、問い合わせしやすい印象を与えられます。

携帯番号だけでは不安を抱く顧客も少なくありませんが、固定番号を提示すれば安心感を持ってもらいやすくなります。

また、事業を拡大するにつれて掲載媒体が増えても、固定番号なら変更が少なく済み、統一した連絡窓口として活用することが可能です。

結果的に顧客対応の効率化にもつながり、問い合わせから受注までのプロセスをスムーズに進める助けとなります。

バーチャルオフィスの契約が終了すると電話番号が利用不可になる

バーチャルオフィスの契約が終了すると、それに伴い提供されていた電話番号やサービスも利用できなくなるため、契約状況に注意が必要です。

通話料が高くなる傾向がある

電話転送サービスを利用する場合、通話料が高くなる傾向があります。特に、転送された着信の通話料は自己負担となるケースが多いため、コスト面も踏まえて検討することも重要です。

番号ポータビリティの制限事項

一般の固定電話番号では、引っ越しや契約変更時に番号を持ち運べる「番号ポータビリティ」が利用できる場合があります。

しかしバーチャルオフィスの固定番号は、この仕組みを使えないケースが多いのが実情です。

つまり、サービス提供会社を変更したり、オフィス契約を解約したりすると同じ番号を継続できない可能性があります。

ビジネスにおいて電話番号は顧客接点の要となるため、長期利用を前提にするなら契約前に移行可否を確認しておくべきです。

緊急通報番号への発信制限

バーチャルオフィスの電話番号は通常の固定回線とは異なり、110番や119番といった緊急通報番号に発信できない場合があります。

これは電話サービスの仕組み上の制約であり、インターネット回線を利用するクラウド型の番号で特に多く見られます。

緊急時には携帯電話や別の回線を使用する必要があるため、メイン回線としての利用には注意が必要です。業務に支障が出ないよう、事前に代替手段を準備しておくと安心です。

一部サービスで認証に使用できない場合がある

ネット銀行や各種オンラインサービスでは、SMS認証や電話認証を必須とするケースがあります。

しかしバーチャルオフィスの固定番号では、こうした認証に対応できないことがあります。特に金融関連サービスでは、事業実態を確認するために認証不可とされることもあるため要注意です。

認証を必要とするサービスを利用する予定がある場合は、事前に対応可否を確認しておくことが不可欠です。代替として携帯番号を併用するなど、複数の連絡手段を確保しておきましょう。

初期費用・月額費用の目安

バーチャルオフィスで固定電話番号を利用する場合、初期費用は無料から1万円程度が相場です。

月額費用はサービス内容によって幅があり、単純な転送サービスなら2,000〜5,000円前後、電話代行サービスを利用する場合は1万円以上かかることもあります。

クラウドPBXなど多機能なサービスでは、社内での内線利用や複数番号の管理が可能なため、月額1万〜2万円程度が目安です。

必要な機能と予算のバランスを考えて選ぶことで、無駄のない導入が可能になります。

通話料金の比較

通話料金は、利用方法によって変動する大きな要素です。

電話転送サービスを利用する場合、固定電話への転送は1分あたり10円前後、携帯電話への転送は20円前後が相場とされています。

また、電話代行サービスでは、基本料金に加えて1件あたり数十円〜数百円の対応料が加算されるケースもあります。

クラウドPBXの場合はIP電話扱いとなり、固定宛ては安価でも携帯宛ては割高になる場合もあるため、確認しておきましょう。

契約前に料金体系を確認し、自社の通話量に応じて最適なプランを選ぶことが重要です。

050番号

050番号とはインターネット回線を利用したIP電話で利用される番号で、バーチャルオフィスでも一般的に使用されます。市外局番とは異なり、全国どこからでも同一料金で通話が可能です。

従来の固定電話番号から050番号への移行も可能で、転送電話や留守番電話、自動音声案内など、さまざまな機能が利用できます。一方で、110番や119番への通報は050番号からできない点、一部の古い機器では050番号が使えない場合がある点はデメリットと言えるでしょう。

0ABJ番号

地域に基づく固定電話番号です。バーチャルオフィスでは利用が限られますが、地域密着型のビジネスには適しています。具体的には、03や06などの市外局番から始まる番号などを言います。

NTT東日本/西日本などが提供する電話番号なので従来の固定電話と同じように信頼性が高く、また110番や119番への通報も可能です。一方で、工事費や初期費用がかかる点、NTT東日本/西日本のエリア内でのみしか利用できない点はデメリットと言えるかもしれません。

最も一般的な番号のため、どのような業種にも適しているでしょう。

着信者課金番号

着信者課金番号は、通話料が発信者ではなく受信者に課金される番号です。0120番号や0800番号など、一般的に「フリーダイヤル」「フリーコール」と呼ばれる、着信者が通話料を負担する番号を指します。
発信者は通話料がかからないため、顧客からの問い合わせをきっかけに、新たなビジネスチャンスに繋げられる可能性が生まれます。一方で着信者に通話料金が発生する点やイタズラ電話がかかってくる可能性が高い点はデメリットです。

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電話番号の種類と提供エリアを確認する

まずは、どの種類の電話番号を利用できるかを確認しましょう。

050番号はコストが低く導入しやすい一方、信頼性や利用制限があるため、法人登記や銀行口座開設には0ABJ番号（市外局番付き番号）が適している場合があります。

また、提供エリアによっては希望する市外局番を選べないこともあるため、事業のブランド戦略に合った地域番号を確保できるかが重要です。

利用目的に応じて、コストと信頼性のバランスを見極めることが電話番号を選ぶ際のコツとなります。

契約期間と解約条件を事前に確認しておく

電話番号は一度顧客に周知すると変更が難しいため、契約条件を必ず確認しておく必要があります。

短期間での解約に違約金が発生するケースや、番号を継続利用できない場合もあります。契約終了と同時に番号が失効すると、名刺やホームページの修正など大きな負担となりかねません。

長期的に利用する前提で契約する場合は、更新条件や解約時のルールを十分に理解してから契約することが安心につながります。

サポート対応の手厚さも重要な比較ポイント

バーチャルオフィスの電話サービスを選ぶ際には、料金や機能だけでなくサポート体制も確認が必要です。

トラブル時にすぐ対応してもらえるか、営業時間外でも問い合わせが可能かなどは、ビジネスの信頼性を維持するうえで大きなポイントです。

特に電話代行サービスを利用する場合、対応スタッフの品質や教育体制が顧客満足度を左右します。

口コミや実績をチェックし、安心して任せられる運営会社を選ぶことが、長期的な信頼構築につながります。

業種・事業規模に適した番号を選ぶ

事業内容によって、適した番号の種類やサービスは異なります。小規模ビジネスや個人事業主なら、低コストで導入できる050番号が向いているケースもあります。

一方、法人格を持ち、金融機関や大手企業と取引する場合は、信頼性の高い0ABJ番号を選ぶのが安心です。

また、顧客対応が多いコールセンター型業務では、フリーダイヤル番号を導入することで問い合わせの敷居を下げられます。

自社の業種・事業規模を踏まえて電話番号を選ぶことが成功の鍵です。

将来性を考慮した電話システムの構築

電話番号は一度導入すると長期的に利用するため、将来の事業展開も見据えて選ぶことが重要です。

社員数の増加や複数拠点での利用を想定するなら、クラウドPBXのように拡張性の高い仕組みを採用するのが効果的です。

単なる番号取得だけではなく、社内の内線化やCRMとの連携など、業務効率を高められるシステムを構築できるかがポイントです。

今後の成長を支えるインフラとして、柔軟性を重視した選択が望ましいでしょう。

競合他社との差別化

電話番号の選び方は、競合との差別化にもつながります。

例えば東京の「03番号」を利用すれば首都圏企業としての信頼を獲得でき、フリーダイヤル番号を導入すれば「顧客対応に力を入れている会社」という印象を与えられます。

番号ひとつで会社のイメージが変わることを意識し、自社のブランディングに合った選び方を行うことが大切です。

単なる通信手段にとどまらず、競争優位性を生む戦略的なツールとして番号を活用する視点を持ちましょう。