出金伝票の書き方｜勘定科目一覧や交通費をまとめて書く方法を解説
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LINEで送る交通費や来客用に自動販売機で飲料を購入したときなど、領収書をもらえないケースでも、出金伝票を使えば取引の記録を残せます。しかし出金伝票と聞いてもどのような書類なのか、何を記入すれば経費として認められるのかわからないと言う人もいるでしょう。
この記事では出金伝票が利用できる場面や書き方や、出金伝票を書くときの注意点について解説しています。
- 【この記事のまとめ】
- 出金伝票とは、現金が減少する取引を記録する伝票です。勘定科目や取引内容を記入することで、仕訳帳の代わりにもなり、経理部門で広く活用されています。
- 出金伝票は、領収書をもらい忘れた経費の記録や、領収書が発行されない慶弔費などで使用されます。適切な記録を残すことで、経費として計上することが可能です。
- 出金伝票の書き方には法的な決まりはありませんが、必要事項を正確に記入することが重要です。税務調査では、記入漏れが不正とみなされる可能性があります。
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出金伝票とは
現金が減少する取引を出金取引と言い、出金伝票とは、現金が出て行く取引を記録する伝票を指します。
勘定科目や取引内容など必要項目を記入することで、仕訳帳の代わりにすることもできます。
経理部門では出金伝票の他、入金伝票や振替伝票も良く使われます。それぞれの違いについて見ていきましょう。
入金伝票との違い
入金伝票とは、現金が入ってくる取引を記録する伝票のことです。
入金伝票を使用するのは、主に次のようなケースです。
- 商品やサービスを販売して、代金を現金で受け取った
- 飲食店が顧客から現金で代金を受け取った
- 売掛金を現金で回収した
振替伝票との違い
銀行口座からの引き落としやクレジットカードでの支払いなど、現金以外の取引を記録するための伝票です。
振替伝票は主に次のようなケースで使用します。
- 銀行振込で売掛金を回収した
- 買掛金を銀行振込で支払った
- 税金が銀行口座から引き落とされた
出金伝票を活用する主な場面
業務に関する支出であるにもかかわらず、領収書やレシートをもらい損ねてしまったり、紛失してしまったりするケースもあるでしょう。そのようなときでも出金伝票に記録しておけば、経費として計上することができます。
出金伝票を活用する主な場面を紹介します。
交通費
電車やバスを利用したときも領収書を発行してもらえます。しかし何度も乗り継ぎをするような場合、その都度領収書を発行してもらうのは手間がかかります。
また急いでいて、つい領収書をもらい忘れてしまうこともあるでしょう。そのようなときは、出金伝票で代用が可能です。行先や移動の目的が証明できる資料も用意しておくと、税務調査で説明がしやすくなります。
勘定科目は「交通費」「旅費交通費」を使用します。
慶弔費
慶弔費とは、従業員やその家族、取引先の冠婚葬祭に参加して支払った、祝儀や香典などの費用のことです。しかし冠婚葬祭の場では、一般的に領収書が発行されないため、出金伝票を利用します。
冠婚葬祭があったことを証明するために招待状や参加したことがわかる書類を保管しておくと良いでしょう。勘定科目は主に従業員なら「福利厚生費」取引先なら「接待交際費」を使用します。
接待交通費
打合せや接待などを割り勘で支払っても、総額の領収書1枚しか発行してもらえず、自身が領収書を受け取れない場合があります。
このような場合は実際に自身が支払った金額を記入し、記録として残しておきます。接待の相手先や人数、利用した店舗や日時も記入しておきましょう。
使用する勘定科目は、喫茶店での打ち合わせなどの場合は「会議費」、接待目的での飲食は「接待交際費」です。
自動販売機での飲料購入費
来客用に自動販売機でお茶やコーヒーなどの飲料を購入したときの支出も、経費として認められます。しかし、自動販売機で物品を購入しても領収書は発行されないため、出金伝票を使用します。
勘定科目は来客用の支出であれば「消耗品費」「会議費」、会議の参加者に提供する目的の場合は「会議費」を使用します。
出金伝票の書き方
出金伝票の書式に法的な決まりはありませんが、取引実態がわかるように以下の項目を記入します。
- 取引を行った日付
- 支払先
- 勘定科目
- 適要
- 取引金額
各項目について詳しく見ていきましょう。
①取引を行った日付
実際に経費として現金を支払った日付を記入します。出金伝票の記入日を書かないよう注意してください。
②支払先
現金を支払った店舗名や会社名を正確に記入します。詳細な情報を記入しておくと、後から確認や整理がしやすくなります。
③勘定科目
勘定科目欄には、支出の内容に適した勘定科目を記入します。社内で勘定科目のルールが決まっている場合もあるため、わからないときは経理担当者に確認をしましょう。
また過去の帳簿で同様の取引があれば、過去の内容と同じ勘定科目を使用します。
④摘要
後から誰が見てもわかるように、出金があった取引の内容を詳しく記入する箇所です。例えば交際費であれば「〇〇株式会社の〇〇部長と会食・参加者〇名」、交通費であれば「〇〇駅～〇〇駅」といった情報を記入します。適切な情報を簡潔に伝えるために、摘要欄は上手に活用しましょう。
⑤取引金額
実際に現金で支払った金額を記入します。割り勘をしたときは、自身が実際に支払った金額のみを記入します。
出金伝票を書くときのポイント
出金伝票の書き方を誤ると、経費として認められない可能性があります。出金伝票を書くときのポイントを確認しておきましょう。
勘定科目を書くときのポイント
出金伝票を記入するときに利用する一般的な勘定科目としては、「交通費」「会議費」「接待交際費」「消耗品費」などがあります。
| 勘定科目 | 該当する取引内容 |
|---|---|
| 交通費 | 取引先への訪問で利用した電車代、バス代、タクシー代、ガソリン代、高速道路利用代金、駐車場代など |
| 会議費 | 会社の業務に関連する社内外での商談、打合せなどで使用した会議室利用料、会議中の弁当代、喫茶代、茶菓子代など |
| 接待交際費 | 法人が、事業と関わりがある企業や人物に対して接待目的で支出した会食代、お中元・お歳暮などの贈答品購入費用など |
| 消耗品費 | 消耗品のうち購入価格が10万円未満か、使用可能期間（法定耐用年数）が1年未満のもの、具体的には、ボールペン、ノート、ファイル、トイレットペーパー、電球、コピー用紙などの購入費用 |
しかし勘定科目は、香典を渡した場合、渡す相手が社員や社員の従業員の場合は「福利厚生費」、取引先の場合は「接待交際費」になるなど、自身で判断するのが難しいケースもあります。
判断に迷ったら、必ず経理担当者に確認してください。
交通費をまとめて書くときのポイント
業務で公共交通機関を頻繁に利用している人の場合、都度出金伝票を記入するのは大変です。出金伝票に1週間ごと、1ヵ月ごとのようにまとめて記入することもできますが、出金伝票は出発地や到着地などを記入する欄がないため、摘要欄に多くの情報を記入しなければなりません。
そのため交通費をまとめて記入するときは、出金伝票ではなく、訪問先や利用した交通機関、出発地や到着地など詳細な情報が記入できる「交通費精算書」を利用しましょう。
記入項目が細かく指定されている交通費精算書なら、重要な情報を書き漏らす心配もありません。
出金伝票を書くときの注意点
出金伝票は100円均一ショップや、ホームセンターなどでも販売していますが、必要な情報が漏れていたり、不正とみなされたりすると税務調査で指摘を受けることがあります。出金伝票を書くときの注意点を4つ紹介します。
漏れがないように正確に記入する
税務調査では領収証がない場合、支払先に対して反面調査を行うことがあります。反面調査とは税務調査の対象となっている人の関係先に、事情聴取をしたり資料の提出を依頼したりする調査のことです。
反面調査ができるよう、出金伝票を記入する際は、必要事項に漏れがないよう正確に記入しましょう。
消費税法に基づいて区分する
平成31年10月1日から、消費税が10%になっていますが、低所得者への配慮から「酒類・外食を除く飲食料品」と「定期購読契約を締結した週2回以上発行される新聞」は8％の軽減税率が適用されています。
そのため飲食店などでは、店内飲食とテイクアウトのように、消費税率8％と10%が混在することが考えられます。税率が混在する店舗では、軽減税率を考慮して、消費税法に基づいた区分を心がけましょう。
具体的には標準税率と軽減税率の出金伝票を分ける、税率が異なることを出金伝票に明記するといった対策があります。
高額な取引の場合は領収書を取得する
出金があったときは、原則、領収書の提出が必要です。また出金伝票は自社で記入できることから、客観性に乏しいと判断される場合があります。そのため出金伝票は、やむを得ないケースのみ使用するよう心がけましょう。
特に高額な取引などは、領収書を取得しておくことをおすすめします。
不正を防ぐための環境を整える
出金伝票は自己申告のため、税務調査で細かく調べられる可能性があります。出金伝票を記入したときは、取引内容が証明できる書類も併せて用意しておきましょう。
また出金伝票を誤って書き損じた場合も、処分せずにそのまま残しておきます。これは出金伝票には伝票番号が付番されており、連続していないと不正を疑われる可能性があるためです。
修正する場合も、第三者による不正とみなされないように、修正箇所に修正液は使わず、二重線で消して訂正印を押印します。その他、出金伝票の余った行に追記できないように斜め線を引くなど、不正を疑われないようにしておくことが大切です。
まとめ
業務に関連する支払いで領収証をもらえない場合、出金伝票を記入すれば取引を記録することができます。しかし出金伝票は自己申告のため、税務調査で細かくチェックされる可能性があります。出金伝票は漏れがないように記入し、高額な取引については領収書をもらうようにしましょう。取引の内容を証明できる書類を用意しておくことも大切です。
また伝票を修正する際は二重線を引いて訂正印を押す、伝票の余った箇所に斜め線を引いて追記できないようにするなど不正を疑われない対策も講じておきましょう。
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- 記事監修
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- 中野 裕哲 HIROAKI NAKANO
- 起業コンサルタント(R)、経営コンサルタント、税理士、特定社会保険労務士、行政書士、サーティファイドファイナンシャルプランナー・CFP(R)、1 級FP 技能士。 V-Spiritsグループ創業者。東京池袋を本拠に全国の起業家・経営者さんを応援！「あの起業本」の著者。著書16冊、累計20万部超。経済産業 省後援「DREAMGATE」で11年連続相談件数日本一。
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