インボイス制度で領収書はどう変わる？領収書作成のルールと発行・受領の注意点

領収書は「適格請求書」のひとつ

インボイス制度における領収書は、適格請求書または適格簡易請求書の位置づけにある書類です。適格請求書とはインボイスの正式名称で、仕入税額控除を受けるために必要な取引内容を証明する証憑書類のことを指します。
領収書だけでなく、仕入明細書や納品書も適格請求書に含まれるため、仕入額控除を受ける際は必要事項をすべて記載しなければなりません。また、適格請求書を発行するためには、課税事業者にならなければならないため、適格請求書発行事業者に登録申請をして認められる必要があります。
領収書は取引の記録を残すだけでなく、仕入税額控除を受けるための証拠ともなるため、より重要な書類として扱われるようになりました。

領収書の保存義務と保存期間

適格請求事業者は、返品や値引きなどの取引を証明する適格返還請求書の交付や、修正した適格請求書の交付を行う義務もあります。
さらに重要なのは、交付した適格請求書の保存義務と保存期間についてです。
保存義務は、適格請求書の写しを保存する義務を指し、7年間の保存期間を守らなければなりません。保存方法については紙媒体で保存するか、スキャンして電子保存するかのどちらかを選択できます。
電子保存する場合は紙の原本を破棄してもよいとされているため、書類管理の手間や印刷代の節約にもなります。
加えて電子帳簿保存法では、真実性の確保と可視性の確保が重要視されているため、電子帳簿保存法上の要件を満たした適切な書類の保存を心がけましょう。
参考:令和３年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて

適格請求書として必要な記載内容

新しい領収書を作成する際は、インボイス導入前の領収書で記載していた内容も含めて、以下8つの事項を 記載しなければなりません。

☆の記載内容は、インボイス制度で新しく必要になった記載部分となるため、今までの領収書に追加して記載する必要があります。
また、修正の手間を省くためにも、書類作成時は記載内容に漏れがないか確認をしてから発行しましょう。

適格簡易請求書の発行が可能な事業者と記載内容

インボイスにはすべての項目を記載しなければならない適格請求書と、一部記載内容を省ける適格簡易請求書があり、領収書もその2つの区分に分けられます。
適格簡易請求書であれば、氏名や名称などを書かずに済むため、スムーズな領収書作成が可能です。
しかし、適格簡易請求書の発行が可能な事業所は以下の7つに限られます。

以上の企業は、不特定多数との取引が必要になるため、業務負担の軽減として適格簡易請求書が認められています。
しかし、氏名や名称の記載は省けますが、登録番号や適用税率、税率ごとに区分した消費税額等は記載しなければなりません。
必要事項がなければ正式書類にはならないため、内容を簡単にまとめるものではなく、必要最低限な情報に絞ることが可能な書類だと考えた方がいいでしょう。

消費税の端数処理

消費税の端数処理については、今まで明確なルールは設けられていませんでした。
しかし、インボイス制度では、領収書も含め1つの適格請求書または適格簡易請求書において、税率ごとに1回の端数処理を行わなければなりません。
つまり商品やサービスごとに端数処理を行うのではなく、インボイス内の税率ごとで1回のみ端数処理が行えるルールとなり、今までの計算方法を変える必要があります。
端数処理の計算方法については、四捨五入や切り捨て、切り上げなどありますが、事業者ごとに任意で決めることが可能です。
したがって、端数処理の方法を全社で統一しておけば領収書の管理に混乱することもなくなるでしょう。
また、取引先から端数処理の方法について希望があった場合は、話し合いをしてどのような処理を行うのか取り決めておくことをおすすめします。

3万円未満の領収書で仕入税額控除を受ける方法

3万円未満の領収書で仕入税額控除を受けるためには、インボイス制度における記載条件を満たしている領収書が必要になります。
これまでは、領収書がなくても帳簿で仕入税額控除を受けられていましたが、3万円未満でも領収書を作成することを忘れないようにしましょう。
しかし、以下のような取引をした場合は領収書の発行が免除されます。

交通機関の運賃については、手回り品料金や入場料金を除く1回ごとの取引価格（税込）のみが該当します。
加えて、自動サービス機類は、サービスの提供から支払いまで機械装置のみで完結する、コインランドリーやATMの手数料などに限定されるため、間違えないように注意しましょう。

適格請求書としての領収書の書き方

適格請求書としての領収書には、今までの領収書に「登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額等」の追記が必要になります。3つの必須項目が抜けていると正式な書類として認めてもらえません。
以下のポイントに注意して、正しい領収書を作成しましょう。

適格簡易請求書としての領収書の書き方

適格簡易請求書の場合は、今までの領収書に記載する内容に加え、「登録番号」「税率ごとに区分した消費税額」もしくは「適用税率」が必要になります。
登録番号と消費税額・適用税率の書き方は、適格請求書と同様の書き方をすれば問題ありません。
また、小売店や飲食店などでは、不特定多数との取引が発生するため、業務の負担軽減の目的で一部項目の省略が認められます。
国税庁が公開している領収書のイメージサンプルがあるため、どのように まとめればいいかわからない場合は、イメージサンプルを参考に請求書を作成しましょう。
基本的にインボイスに必要な記載内容がすべて書かれていれば、請求書のフォーマットは発行事業者が自由にできます。
出典:国税庁「適格請求書等保存方式の概要 ーインボイス制度の理解のためにー」

適格請求書と適格簡易請求書を発行するためのシステムが必要

適格請求書と適格簡易請求書で求められる記載内容が異なるため、各請求書を発行するためのシステム構築が不可欠です。
氏名や取引内容だけでなく、登録番号や適用税率などを手動ですべて管理するのは現実的ではありません。
番号振りや計算などを自動で行ってくれるシステムがあれば業務の手間を省けます。
また、端数処理の計算方法や品名の書き方などを会社で統一しておくと、領収書管理時に混乱することもなくなるため、領収書作成のルールも取り決めておきましょう。
適格請求書を発行するためのシステム構築と社内ルールの統一は慣れるまで大変ですが、最初に作り上げてしまえば柔軟に対応することが可能です。
企業や個人のみでは、請求書発行のシステムを作るのが難しい場合は、税理士やシステム開発会社などに相談してみるとよいでしょう。

電子インボイスへの対応

システム構築に共通する部分でもありますが、紙媒体ではなく電子インボイスへの対応も考えていかなければなりません。
取引数の少ない小規模な会社であれば紙媒体でも保存は可能です。しかし、大企業や不特定多数の取引を行う飲食業やタクシー業などで手書きをしていては処理が追いつかなくなってしまいます。
また、ペーパーレス化やDXへの関心も高まってきているため、電子メールやEDI取引でのやり取りが必要になる場面も増えてくるでしょう。
電子インボイス化には時間やお金も必要になりますが、業務が円滑になるほか印紙代や印刷代の節約にもなります。

電子データ保存とセキュリティ構築

電子インボイス化するにあたり、電子データ保存とセキュリティの構築も重要です。電子データで交付した領収書は、電子帳簿保存法に則った電子データであれば紙媒体の代替になります。
しかし、電子データで保存するためには、情報漏洩やウイルスによるデータの破損が起こらないようにセキュリティ構築をしなければなりません。暗証番号やウイルス対策ソフトなどはもちろん、日々の管理や更新なども必要になるでしょう。
書類を発行するシステムだけでなく、データを守り完全に運用していける環境が整ってはじめて電子インボイスの準備が整ったといえます。

取引価格と関係なく領収書を発行しなければならない

インボイス導入後は取引価格が3万円未満であっても、領収書を発行しなければ仕入税額控除が適用されません。したがって、取引額の大小にかかわらず領収書を発行する必要があります。
しかし、支払い対価の額が1万円未満である場合は、一定の事項が記載された帳簿のみの保存でも仕入額控除が認められる負担軽減処置が受けられます。
また、負担軽減処置の対象は、基準期間における課税売上高が1億円以下もしくは、特定期間における課税売上高が5,000万円以下の事業者である点には注意が必要です。

領収書受領時の内容確認が必要

適格請求書や適格簡易請求書を受領する際に、記載事項に抜けや不備があると仕入額控除を受けられなくなってしまいます。
したがって、領収書を受領した場合は、登録番号から記載内容、消費税の区分まで正しく書かれているかどうかの内容確認が必要です。
また、記載されている内容が間違っている場合は、領収書を発行した取引先に修正してもらったものを再度提出してもらわなければなりません。さらに、企業ごとの保存方法や端数処理方法に違いがあると、混乱が生じる可能性もあるでしょう。
以上のことから、さまざまな確認をしなければならない受領担当者の負担も考えていかなければなりません。

適格請求書と適格簡易請求書の仕分け作業が必要

領収書を発行する際には、適格請求書と適格簡易請求書を使い分けがされるため、受領した領収書がどちらなのか仕分ける作業が必要になります。
また、2029年10月までの間は免税事業者も含めた、一部仕入税額控除が受けられる領収書の仕分もしていかなければなりません。
さらに、税率ごとでの分類も含めれば18種類にもわたる区分が必要になるため、手作業で行うのにも限界があるでしょう。
したがって、分類ごとで自動に領収書を仕分けてくれるシステムの導入なども検討する必要があります。

領収書の保存・管理方法の確立

領収書を受領した側にも、保存と管理方法の確立が求められます。紙媒体もしくは電子インボイスを活用するのかは企業によって異なるため、さまざまな保存や管理方法に対応できる体制を作らなければなりません。
したがって、取引先と相談しながら自社がどのようなシステムを構築していくのか慎重に判断する必要があります。現状は対応できていても、新しい方法は時代と共に変化していくため、長い目で見た対応をしていきましょう。

帳簿の保存だけで仕入れ税控除が認められる場合もある

インボイスの領収書作成では、インボイス前の3万円未満の取引のように帳簿の保存だけで仕入税控除が認められるケースが多数存在します。したがって、保存する帳簿が仕入税額控除の対象になるのかについても確認しなければなりません。
どのような領収書が正式の書類として認められるのか、どういった取引が仕入税控除になるのかなど、受領側も発行側も正しい知識を持っておくことが大切です。
どちらかに認識違いがあった場合、間違いが認識されずに保存されたり、修正が必要になったりなどの手間がかかってしまいます。