フリーランスの家賃は経費にできる？仕訳の方法や注意点について詳しく解説

自宅以外に賃貸オフィスを契約している場合

フリーランスが自宅とは別に賃貸オフィスを契約している場合は、賃貸オフィスの家賃全額を事業経費として計上できます。

自宅と兼用していないケースでは事業用途が明確なため、家賃全額を経費計上可能です。

ただし、賃貸オフィスにかかった経費を正確に記録しながら、契約書や領収書の保管が必要になります。

そうすれば、税務調査が入ったとしても支出の正当性を証明できるため問題ありません。

自宅にオフィスが併設している場合

自宅にオフィスが併設している場合は、家賃の一部のみが経費として認められます。ただし、事業で使用している部分を算出する按分計算が必要です。

まずは、事業で使用している部分の床面積の割合をもとに家賃を按分し、該当する部分を事業経費として計上します。

按分計算では、自宅の全床面積に対して事業用途で利用している面積の割合を算出し、比率に応じて家賃を経費として分けます。

さらに、オフィスで消費される光熱費やインターネット料金も同様の方法で按分し、事業に直接関連する部分だけを経費として申告する流れです。

自宅とオフィスをしっかりと区別して按分すれば、税務上の誤った計上を避けられるほか、節税効果も期待できます。

税務調査の際にも事業の信頼性を高める要素となり得るため、極めて重要です。

事業用と私用を明確に区分けする際は、間取り図を参考にするとともに、使用状況に関する記録を保管しておきましょう。

バーチャルオフィスやレンタルオフィス

フリーランスがバーチャルオフィスやレンタルオフィスを利用する場合、サービスにかかる費用を事業経費として計上できます。

バーチャルオフィスで事業経費と認められる経費は、月額費用やオプション料金です。

また、レンタルオフィスでは物理的なオフィススペースを利用するため、賃貸オフィス同様に費用を全額経費として計上できます。

事業所の家賃を経費として計上したい場合は、オフィス形態を選択する際に費用対効果を検討し、事業のニーズに合わせた選択が重要です。

契約内容や利用規約を理解し、経費を適切に計上しましょう。

自宅兼事務所の場合は仕事スペースを分ける

フリーランスが自宅兼事務所を運営する際は、仕事と私生活のスペースを明確に分けなければいけません。区分けは、家賃や光熱費などの経費計上を適切に行うために必要です。

それぞれのスペースが曖昧なままでは、明確な経費計上はできません。仕事で使用する部屋の面積比率をもとにして、家賃按分を正しく計算しましょう。

明確な事業経費を計上ができれば、税務上の問題を避けられるほか、節税も実現できます。

また、仕事とプライベートの境界を明確にすることで仕事の効率が向上し、生活の質を保つ効果も期待できるでしょう。

賃貸借契約書は必ず保管する

フリーランスが自宅または賃借オフィスを事務所にする場合、賃貸借契約書を保管しておく必要があります。

契約書は、税務調査の際に事業用のスペースとしての利用を証明する重要な資料です。

賃貸借契約書には、支払っている家賃の金額や物件の使用条件が記載されています。情報は経費を計上する際の根拠として用いられる場合があるため、必ず保管しておきましょう。

また、税務調査が入った場合は、貸借借契約書のほかに支払いを証明できる通帳記録や、計算に用いた領収書などの提示が必要になる可能性があります。

いずれも数値を示した重要な根拠になるため、証明に必要と思われる書類はすべて保管しておきましょう。

敷金や保証金は経費にできない

敷金や保証金は経費にできません。

いずれも賃貸借契約の際に支払う預かり金の一部となり、将来的に返還される可能性があるため、実質的な経費としては認められません。

ただし、契約が終了した時に敷金が原状回復等に使用された場合は費用として計上できます。原状回復に全額使用された場合はすべてを計上し、一部のみが返還された場合は該当部分のみを計上してください。

敷金や保証金は原則として経費にできないため、会計処理を誤らないよう注意しましょう。

持ち家を経費にするには減価償却を行う

フリーランスが持ち家を事業用として利用している場合は、事業で利用している部分のコストを経費として計上可能です。

ただし、経費として計上するには減価償却を行う必要があります。

減価償却とは、購入した高額なものを一定の期間で費用化する会計処理です。事業で利用している持ち家の建物部分に対して適用すると、経費として計上できます。

また、減価償却を行うと住宅ローン控除が受けられない可能性があるため注意が必要です。

自宅を事務所と兼用している場合で住宅ローン控除を適用するためには、まず自宅と事務所の区分けを明確にし、該当する部分のみで申請する必要があります。

例えば、事務所として使っている部分が50%以下であれば、該当する部分を除外すれば住宅ローン控除の利用が可能です。

事業割合が10%未満であれば、持ち家全体が居住用と見なされるため、住宅ローン控除を全額受けられます。

家賃を支払った際の勘定科目は地代家賃

フリーランスが事務所や店舗の家賃を支払った際の勘定科目は、地代家賃です。

地代家賃は建物の家賃をはじめ、共益費、月極駐車場使用料など、不動産の賃料に関連する費用を記録するために使用されます。

例えば、事業主が事務所の他に貸倉庫やトランクルームを利用している場合、賃借料は一般的に地代家賃で仕訳されますが、賃借料や保管料の勘定科目の使用も可能です。

勘定科目を正しく使用すると、財務管理と経理処理をスムーズに行えます。事務所や店舗の家賃は、地代家賃として仕訳しましょう。

自宅兼事務所の家賃を支払った場合

フリーランスが自宅兼事務所の家賃を支払った場合は、家賃の内訳により仕訳が異なります。

事業用の部分の家賃は地代家賃として経費に計上できますが、自宅部分に関する家賃は経費として認められません。自宅部分の家賃は、事業主貸として仕訳する必要があります。

例えば、家賃が月額20万円で事業用の割合が30%の場合は、60,000円（200,000円 × 0.3）が事業用家賃です。

残りの70%は自宅用の家賃として、140,000円（200,000円 × 0.7）が個人の支出となります。具体的な仕訳は以下の通りです。

自宅兼事務所の家賃を支払った場合は、事業と私的な支出を適切に分け、正確に仕訳しましょう。

賃借している事務所の家賃を支払った場合

賃借している事務所の家賃は全額を経費として計上できるため、特に難しい仕訳は必要ありません。

例えば、家賃200,000円を経費として計上する場合の仕訳は以下のとおりです。

ただし、フリーランスが12月に翌1月の家賃200,000円を支払う場合は、事業年度が変更になるため、勘定科目は地代家賃ではなく前払費用として仕訳します。

前払費用として計上した家賃は、1月1日に以下のように地代家賃として振り替えます。

バーチャルオフィスなどの利用料も、同様に計上すれば問題ありません。経費を計上した時期と費用に注意して、正確に仕訳を行いましょう。

家賃の3～4割が経費になる平均相場

多くのフリーランスは、家賃の3〜4割を経費として計上しています。

自宅を事業所として使用している範囲が明確な場合は、生活スペースがそれ以上になるため、30％程度の割合は妥当とされています。

しかし、フリーランスは家賃の按分に関してある程度の自由が与えられていますが、極端な計算は避けるべきです。

床面積をもとに事業で使用している範囲を正確に計算し、誠実な申告を心がけましょう。

そのためには、家賃按分で生じる問題に備えて、支払いを証明する通帳の記録や間取り図を含む根拠資料を整理しておくことが重要です。

仕事の時間を記録するシステムツールのログや、パソコンの使用履歴なども証明材料として活用できます。

家賃の経費按分を適切に管理し、確定申告がスムーズに行えるよう意識しましょう。

水道光熱費

水道光熱費は、一部を経費として計上することが可能です。

事業に必要な部分を按分によって算出し、該当する割合のみを経費として申告します。ただし、実際に使用した量を具体化しなければなりません。

水道光熱費を経費として計上するためには、明確な根拠が必要です。

通信費

通信費は、仕事で利用している部分のみを経費として計上できます。

例えば、インターネット料金や電話代が事業専用なら、全額を経費として計上可能です。オフィスが自宅兼事務所の場合は、按分によって正しく計算する必要があります。

通信費は、オンラインで業務を行うフリーランスにとって重要な経費です。使用割合をもとに按分し、事業用と私用の区分けを明確にしましょう。

駐車場やガソリン代

フリーランスが車を事業に使用している場合は、駐車場代やガソリン代も経費として計上可能です。事業活動に直接関連する移動コストであれば、すべてを経費にできます。

ただし、経費として計上する際は、移動距離や使用頻度に応じた適切な計算が必要です。目的をはじめ、根拠となる書類やデータをすべて揃えて保管しておきましょう。

なお、私用部分に関しては、事業用との按分が必要です。

青色申告の場合

フリーランスが青色申告を利用する場合は、事業所の家賃を経費として計上する際に正確な記録が必要です。

家賃のうち事業で使用している部分は、使用している面積に基づき按分して経費にします。

家賃を記載する場所は、青色申告決算書の地代家賃という欄です。4枚中3枚目にある当該箇所に、按分後の金額を正しく入力します。

また、青色申告は最大で65万円の特別控除が受けられる点がメリットがあるため、節税を考えるならおすすめの申告方法になります。

白色申告の場合

フリーランスが白色申告を利用する場合は、事業用スペースが明確に区分されている場合に限り家賃を事業費として計上が可能です。青色申告と比べるとシンプルな内容になっているため、スムーズな申告ができます。

家賃を記載する場所は、収支内訳書の地代家賃です。事業部分を按分して計算した後、2枚中2枚目にある当該箇所に正しく記入します。

ただし、白色申告は青色申告特別控除は受けられません。申告を簡単に済ませたい方にはおすすめの方法となります。