会社設立時の必要書類7種類を総まとめ！作成時のポイントや注意点を解説

登記申請書

登記申請書とは、会社名（商号）、本社の所在地、登録免許税の金額、提出が必要な書類一覧等を記入するための書類です。

登録免許税の金額に関しては「資本金の1000分の7」が基準となっています。計算結果が15万円を下回る場合は、最低限15万円が必要です。

定款

定款とは、会社の基本的な運営原則や規則を設定した書類です。会社名、所在地、事業目的、資本金の額、取締役の選任方法など、会社の基本情報が明記されます。

定款は、会社の法的な枠組みを形成し、会社活動を円滑に進めるための指針となります。

具体的には、株主の権利と義務、取締役の任期と選任方法、株式の発行条件や配当の方法などが含まれ、会社の運営と管理に直接関わるため、非常に重要な書類です。

取締役の印鑑証明書

取締役の印鑑証明書は、会社設立の際に必要な書類の一つです。取締役自身が使用する印鑑がその人物のものであることを証明するための書類で、公的な身元確認として機能します。

取締役の印鑑証明書は、取締役が居住地の市区町村の役場で発行できます。

この証明書は、取締役が法的に責任を負う可能性のある文書に押印する印鑑が、その人物の正式な印鑑であることを証明します。

資本金の払込証明書

資本金の払込証明書は、会社設立に際して資本金が適切に払込されたことを示す書類です。出資者が資本金を正しく支払ったことを証明し、会社の財務基盤が確立されていることを示します。

払込証明書の存在は、会社設立のプロセスにおいて非常に重要です。会社が最初の出資金を適切に受け取ったことを証明できるためです。

登録免許税の収入印紙

登録免許税の収入印紙は、会社が設立登記を行う際に必要な登録免許税を支払ったことを証明するためのものです。会社設立の際に登録免許税を支払い、その証明として収入印紙を購入します。

収入印紙を登記申請書に貼り付けて法務局に提出することで、税金の支払いが完了したことを証明します。

取締役の就任承諾書

取締役の就任承諾書は、取締役として選ばれた個人が役職を受け入れ、職務を適切に遂行することに同意したことを示すものです。

取締役に任命された各個人から取得され、会社設立の際に法務局に提出されます。

登記すべき事項を保存した電磁的記録媒体

登記すべき事項を保存した電磁的記録媒体は、登記すべき事項がデジタル形式で保存された記録媒体（例えばCD-ROMやUSBメモリ）のことを指します。

会社の設立に関する詳細情報が含まれており、定款、取締役の就任承諾書、印鑑証明書、資本金の払込証明書など、会社設立に必要な書類のデジタルコピーが保存されています。

電磁的記録媒体があることで、法務局は会社設立に関する詳細情報を迅速に確認でき、登記作業を効率的に行うことができます。

電子定款の活用

電子定款とは、電子文書形式（PDF）で作成された会社の組織・運営に関する根本規則を指します。「会社の憲法」とも呼ばれ、2004年から電子定款による電子認証が可能になりました​。

電子定款の最大のメリットは、印紙税（4万円）を節約できることです。

書面で定款を作成する場合は印紙税として4万円の費用を支払う必要がありますが、電子定款ではその必要がありません​。ペーパーレス化により、業務生産性の向上やセキュリティ・内部統制の強化などが期待できます​​。

しかし、電子定款の策定にソフト・機材が必要になる点がデメリットとして挙げられます。電子証明書付きのマイナンバーカード、電子署名ソフト、電子署名プラグインソフト、ICカードリーダライタなどが必要です。

書類作成ツールの活用

書類作成ツールは、利便性と効率性の高さから多くの会社が日常的に活用しています。

WordやExcelなどのツールで作成や管理をすることが一般的です。しかし、ファイルが増えるとバージョン管理が煩雑になり、共有機能が不十分なため、他のツールを併用する必要があります。その結果、非効率な運用になることも少なくありません。

そこで、ITツール内で文書をまとめることが推奨されています。いつでも閲覧・修正が可能な体制が整えられ、ファイルの保存場所が分散せず、管理がしやすくなります。

しかし、一部の業種では、デジタル化されていない情報を紙で共有する必要があります。そのため、データの印刷やPDF化に対応したツールを選ぶ必要がありますが、選び方を誤ると業務効率が低下する可能性があります。

書類作成ツールを選ぶ際には、ツールが提供する機能だけでなく、実際の業務状況やニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。

会社設立までの流れを把握しておく

会社設立の過程は、ビジネスプランの策定から資金調達、事業計画の作成、会社形態の選択、法務手続きの実施に至るまで多くの手続きが必要です。

ステップを全て理解し、適切に準備を進めることは、会社設立の計画性と効率性を向上させます。具体的な計画を立てることができれば、全体の進行がスムーズになり、各段階を順調に進められるでしょう。

特に、法務手続きの一部である登記申請は、細部にわたる注意が必要な手続きであり、不備が生じやすいです。適切な手続きを理解し事前に準備を進めておくことで、ミスを防ぎ遅延や再手続きによる追加コストを避けることができます。

設立日から逆算して余裕のあるスケジュールを組む

会社設立の申請を行う際は、設立日が登録申請日となります。設立を希望する日に合わせて、申請書類の準備や必要な手続きを行うスケジュールを立てることが重要です。

特に、各種書類の作成や認証を行うのに時間がかかる場合があるため、逆算してスケジュールを組む際には余裕をもって計画を立てましょう。

予期せぬ遅延があった場合でも対応でき、設立日を確実に守ることができます。

設立後に必要な書類も合わせて用意しておく

会社設立後に必要となる書類は、設立前に準備しておくことを推奨します。

例えば、税務署への法人設立届出書の提出や、正社員を雇用する場合には、労働基準監督署への保険関係成立届、概算保険料申告書の提出やハローワークへの事業所設置届や雇用保険被保険者資格取得届の提出、年金事務所への新規適用届の提出など、設立後には新たな手続きとともに新たな書類が必要となります。

必要になる書類を事前にリストアップし、可能な限り用意しておくことで、設立後の業務をスムーズに進めることができます。

念のため書留で送る

書類を郵送する際は、書留を利用することを推奨します。

その理由は、書類が紛失した場合のリスクを最小限に抑えるためです。書留にすることで、配達状況を追跡することが可能となり、万が一の事態に備えることができます。

日中に連絡が取れる電話番号を記載する

封筒には、発送者の情報として名前と住所だけでなく、日中に連絡が取れる電話番号も記載することが重要です。

その理由は、郵便局が何らかの理由で連絡を取る必要が生じた場合に対応できるようにするためです。

突発的な問題が発生した場合や、書類の配達に関する確認事項がある場合など、迅速に対応できるようにするための措置になります。

封筒に登記申請書在中と記載する

封筒には、「登記申請書在中」と記載することも重要です。

封筒の中に重要な書類が含まれていることを明示的に示すことができます。記載があることで、郵便局のスタッフや受け取り側が特別な注意を払い、適切な取り扱いが期待できます。