個人事業主の領収書に印鑑は必要？正しい書き方（発行方法）を徹底解説

日付

日付は発行日を特定するために重要な項目となります。後から支払った、支払っていないという水掛け論が発生すると、大きなトラブルに発展する恐れがあります。金銭のやり取りが発生したという事実を明確に証明するために、日付の欄は重要となるのです。領収書を作成する際は、必ず日付を記載するようにしましょう。

日付は、実際に金銭を受け取った日を記入するのが原則です。銀行振り込みで代金が支払われる場合は、入金日を記載しましょう。令和であれば「R」ではなく「令和」、2022年であれば「’22」ではなく「2022年」と、正確に記載しましょう。また、和暦の場合、元年は「1年」ではなく「元年」と記載してください。日付を記載する箇所があればそちらに記載をし、なければ金額の下に書きましょう。

宛名

宛名の項目には、代金の支払人を記載します。左上に「様」と書かれた欄があるので、そちらに宛名を記載してください。領収書の場合は、相手の名称や屋号を書きましょう。宛名は、誰がいつ代金を支払ったか、正確に知るために重要な項目です。抜け漏れがあると税務処理をするうえで問題が出てくるので、正確に記載しましょう。宛名を書く際は、株式会社や有限会社などは略さず、正式名称で記載してください。「上様」という記載は正しい商号ではないので、用いることがないように気を付けてください。

但書

会社のお金を利用して、何を購入したのか、どんなサービスに対して料金が支払われたのか、なるべく具体的に記載しましょう。但書は、経理担当者がどの品目で経費に計上するか、そもそも経費として認められるかの重要な判断材料となります。個人事業主の場合は自身で計上するケースが多いので、後から計上する際に自分が困らないように、しっかりと記載しましょう。また、事実と異なる内容を書くと、脱税行為とみなされる可能性があるので注意が必要です。プラスして、軽減税率が適用できるものかも明記してください。使用用途や品目が複数ある場合は、その中でももっとも高額なものを代表として書くとよいでしょう。

記載する際はミスや漏れがないように正しく記載しましょう。

金額

金額の欄は、必ず正しい支払金額を書いてください。また、金額の改ざんを防止するために、数字の前に「￥」や「金」を入れましょう。末尾は「也」もしくは「-」を入れ、3桁ごとに「,」を書きます。「金額」と書かれた項目があるので、そちらに正しいルールで正確な金額を書きましょう。

収入印紙

2014年4月1日以降、5万円以上の金額の場合、収入印紙を貼り付けなければならないという新しいルールが制定されました。貼り付けをしないと、必要な印紙税額の2倍となる「過怠税」という税金を徴収されます。収入印紙は、領収書を発行する担当者の印章や署名を使い、消印をする必要があります。これらの手続きは収入印紙の不正な再利用を防止するためなので、必ず収入印紙を貼り付けましょう。収入印紙を貼り付ける場所は、領収書内に「収入印紙」と書かれた項目があるので、その場所に正しく貼り付けを行ってください。

実印

実印とは、身分を公的に証明するための印鑑です。住民登録をしている自治体で手続きをして、印鑑が登録されれば実印として用いることができます。契約書や登記申請など、重要な書類を作成する際に使われるのが実印です。法人の場合、一般的には丸印が実印として用いられます。個人事業主の場合は丸印と同じように使える「屋号印」というものがあるので、これを作成して利用しましょう。屋号印を利用することで、相手からの信頼度がアップしやすいです。

銀行印

銀行印とは、銀行口座を開設する際に用いられる印鑑です。個人事業主が屋号入りの口座を作成する場合、屋号が彫られた銀行印を利用してください。通常の丸印と混同しないように、一回り小さいサイズで作成するとよいでしょう。普段はあまり使わない印鑑ですが、納税の際に振替依頼書などを利用する場合、金融機関から銀行印を押すように求められる場合があります。

認印

認印とは、実印や銀行印とは異なり、どこにも届け出を出していない印鑑のことです。認印は日常のさまざまな場面で用いられる印鑑で、個人事業主の場合は事務作業や書類の確認、従業員に提出してもらう書類に認印を利用します。屋号を掘った認印を用意しておくとよいでしょう。

Q.領収書のフォーマットは決まっている？

領収書のフォーマットは特に決まっていません。法律上での決まりはないので、必要事項を盛り込んだ内容で書きましょう。領収書は手書きでも有効ですが、手書きの場合は項目の記入ミスや漏れがないように注意が必要です。エクセルや専用の作成ソフトを使えば記入ミスや漏れを防ぐことができます。これらを活用すれば毎回領収書を一から作成する必要はないので、作成の手間が省けます。

領収書の書き方がわからない場合は、フリーの領収書テンプレートを利用しましょう。ネットで「領収書　テンプレート」と検索すればヒットするので、自社に合ったテンプレートの領収書を探してみてください。

Q.領収書の印鑑を押し忘れたらどうなる？

領収書の印鑑は、押し忘れていても特に問題はありません。宛名や金額など、必要な内容が漏れなく正しく記載されていれば、印鑑がなくても経理上の処理は可能です。日本は印鑑を重視する文化があり、印鑑が押してあることで正しく発行されたものであるという、ある種の信頼性が発生します。このため、領収書に印鑑が必要というイメージがありますが、押し忘れていても特に問題はないので、慌てず正しく処理をしましょう。

ただし、取引先によっては偽造防止目的のために、領収書に印鑑が必要と定めている場合があります。相手から印鑑の押し忘れの連絡があったら、即座に対応しましょう。受け取る側のルールを事前に確認し、不備がないようにきちんと対応することが大切です。

Q.領収書の印鑑はシャチハタでもよい？

領収書に印鑑は必要ないので、シャチハタでも特に問題はないといえます。ただし、領収書に利用する印鑑には偽造防止という目的があるため、シャチハタは向かないタイプの印鑑です。シャチハタは印面にインクが浸透している印鑑で、朱肉がいらず手軽に使えます。

しかし、シャチハタは大量生産で作られた製品で全く同じ印面の印鑑が存在するため、簡単になりすましができるのです。このような理由から、領収書にシャチハタは向かない印鑑といえます。領収書で印鑑を利用する場合は、シャチハタは避けましょう。

Q.屋号のみで領収書は発行できる？

個人事業主の場合、屋号のみで領収書は発行せず、屋号と個人名を必ず記載しましょう。ただし、屋号がない場合は個人名のみの記載でも大丈夫です。経営者が個人で事業を行っているため、経営者と事業者は同じ人格であるとみなされます。このため、個人名のみでも領収書の発行が可能なのです。相手側に領収書を発行してもらう場合も、屋号があれば個人名と併せて記載してもらうようにしましょう。

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