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請求書に印鑑は必要?押印がない場合の効力や注意点を解説

請求書に印鑑は必要?押印がない場合の効力や注意点を解説

ビジネスの世界では、取引の正確性と信頼性を確保するために、請求書の発行が欠かせません。しかし、「請求書に印鑑を押す必要があるのか?」「押印がない場合にはどのような効力があるのか?」など、疑問を持つ人もいるでしょう。

この記事では、請求書への押印の必要性、押印がない請求書の効力、適切な押印方法と注意点、さらにはよくある質問について、詳しく解説していきます。

請求書に印鑑は必要?

請求書に印鑑は必要?

請求書への押印は、法律で明確に義務付けられているわけではありません。

とはいえビジネスの慣習として、押印があると文書の正式性や真実性を示すことができ、取引の信頼性を高めることができます。

そのため、請求書に印鑑があるかどうかは、多くの企業や個人事業主にとって重要な意味を持つのです。

請求書への押印の必要性

請求書への押印の必要性

先述したように、請求書への押印は法律などで義務付けられているものではありません。

しかし、以下のような理由から必要性が高いと言えます。

  • 偽造を防げる
  • 信頼性が増す
  • 支払いトラブルを回避できる

それぞれ具体的に見ていきましょう。

偽造を防げる

請求書に印鑑を押すもっとも大きな理由は、偽造や改ざんを防ぐためです。

印鑑はその個体ごとに独特な印影を持つため、文書が正式なものであることの証明となります。これにより、不正な改ざんや偽造のリスクを低減させることができます。

信頼性が増す

押印された請求書は、取引の正当性や誠実さを示す証拠となります。

印鑑は取引の当事者が文書の内容を確認し、同意した証として機能するためです。その結果、取引関係の信頼性が高まり、ビジネスを円滑に進行する一助となるでしょう。

押印がない請求書の効力は?

押印がない請求書の効力は?

では、押印がない請求書の効力についてはどうなのでしょうか。法律上、商習慣上のそれぞれの観点から見ていきましょう。

法律上の効力

日本の法律では、請求書に印鑑を押すことを義務付けていないため、押印がない請求書も原則として有効です。

民法第523条では、書面による契約の成立について、「当事者双方が署名または記名押印した書面」と規定されています。しかし、これはあくまでも任意規定であり、印鑑がなくても契約は成立します。つまり、印鑑がコピーでも問題ないというわけです。

しかし、押印がない場合、その文書の真実性や正式性を証明する他の方法が求められることがあります。具体的には、メールのやり取りや電子証明書などが用いられるケースが一般的です。

商習慣上の効力

ビジネスの実務では、押印がない請求書に対する扱いが異なる場合があります。長い間にわたる商習慣や業界の慣例により、印鑑を要求する場合が多いです。

一部の企業では、押印のない請求書を受け付けてもらえない場合もあるので、あらかじめ取引先との合意や会社の規定に基づいて判断する必要があります。

請求書への印鑑の押し方と注意点

請求書への印鑑の押し方と注意点

ここからは、請求書への印鑑の押し方を説明していきます。特に決まったルールはないものの、以下の点に注意しましょう。

  • 押印場所
  • 印鑑の種類
  • 押印の仕方

押印場所

請求書に印鑑を押す場所は、通常、文書の末尾や指定された欄になります。

明確な場所が指定されていない場合は、請求内容や合意内容が確認できる部分の近くに押印することが一般的です。会社名や住所にかかるように押印することで、改ざんリスクを軽減できます。

空白部分に押印する場合は、他の記載事項と重ならないように注意しましょう。

印鑑の種類

請求書に使用する印鑑には、実印、銀行印、認印などがありますが、請求書の場合は認印や社印が用いられることが多いです。請求内容の重要性や正式性に応じて、適切な印鑑を選びましょう。

もちろんシャチハタでも構いませんが、インクの色が薄くならないようにくれぐれも注意してください。なお、角印の方がフォーマルな印象を与えられるのでおすすめです。

押印の仕方

押印時には、印影がはっきりと残るように注意しましょう。不鮮明な印影は文書の正式性を損ねる原因となるため、印鑑は直接紙に押すか、印鑑台を使用してきれいに押すことが望ましいです。

二度押しも避けるのが無難なので、印影が薄くならないように気をつけてください。基本的には、朱肉は朱色のものを使用しましょう。

請求書に押す印鑑の種類

請求書に押す印鑑の種類

請求書に押す印鑑の種類は、基本的には、以下の3種類です。

  • 実印(丸印)
  • 銀行印
  • 角印

法人の場合、角印と呼ばれる正方形の印鑑を押すのが一般的です。角印は会社名が刻印された印鑑で、認印として会社の意思を示す役割があります。

一方で、個人事業主やフリーランスの場合は、認印と呼ばれる丸形の印鑑を押すことが一般的です。

請求書に押印する際には、その文書の性質や取引の重要性に応じて印鑑を選ぶ必要があります。大きな取引や正式な契約に際しては、実印の使用も検討されるべきです。

請求書の印鑑に関してよくある質問

請求書の印鑑に関してよくある質問

ここからは、請求書の印鑑に関して、よくある質問に回答していきます。

PDFの請求書に印鑑は必要?

デジタル化が進む中で、PDF形式の請求書の使用が増えています。法律上はPDFの請求書に印鑑を押す必要はありませんが、受け取り側の要望に応じてデジタル印鑑を使用する場合があります。

請求書の認印はシャチハタでも大丈夫?

シャチハタ印は、正式な文書には適さないとされる場合が多いです。しかし、請求書に関しては、使用する企業や業界によって異なりますので、取引先の了承を得ることが重要です。

請求書には角印と丸印のどちらを使うべき?

請求書に使用する印鑑の形状は、特に定められていません。一般的には、認印や社印が用いられ、その形状は企業や個人の好みによります。ただし、形状によって印象が変わるため、取引の内容や相手との関係性を考慮して選択することが望ましいです。

個人事業主やフリーランスは認印でもいい?

個人事業主やフリーランスの場合、請求書に認印を使用することは一般的です。重要な取引では、取引先との信頼関係を高めるために、事前に押印に関する確認を取ると良いでしょう。

まとめ

請求書への印鑑押印は、法律上必須ではありませんが、ビジネス慣習上利用することが多いです。偽造や改ざんの防止、信頼性の向上の回避など、押印することで安心して取引を進めることができます。

また、デジタル化が進む現代においても、請求書の取り扱いには慎重な対応が求められます。押印の有無に関わらず、取引先とのコミュニケーションを大切にし、各種文書の管理には十分な注意を払うことが重要です。

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記事監修
中野裕哲
中野 裕哲 HIROAKI NAKANO
起業コンサルタント(R)、経営コンサルタント、税理士、特定社会保険労務士、行政書士、サーティファイドファイナンシャルプランナー・CFP(R)、1 級FP 技能士。 V-Spiritsグループ創業者。東京池袋を本拠に全国の起業家・経営者さんを応援!「あの起業本」の著者。著書16冊、累計20万部超。経済産業 省後援「DREAMGATE」で11年連続相談件数日本一。
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