電子帳簿保存法の対象書類一覧と保存方法！違反リスクや対応ポイントも解説

【義務】電子取引

電子帳簿保存法の一部として、電子取引に関するデータの保存が義務付けられています。具体的には、電子メールやウェブ上で受け取った請求書、領収書、契約書などの取引情報を電子データとして保存しなくてはなりません。

この義務は、電子取引が普及する中で取引における透明性と信頼性を確保し、税務署の監査をスムーズに行うために導入されました。

保存方法としては、データの改ざんを防ぐためのタイムスタンプの付与および検索機能の確保が求められます。また、保存期間も通常の紙の帳簿と同様に7年間が基本です。企業はこれに対応するために適切な電子保存システムの導入が必要となります。

【任意】電子帳簿等保存

電子帳簿保存法において、電子帳簿等の保存は企業に対して任意とされています。具体的には、企業が紙の帳簿や書類を電子データに置き換えて保存することが許可されているものの、必須ではありません。

この任意の措置は、企業の経理業務を効率化し、保管スペースの削減や検索の迅速化を図ることを目的としています。企業は、電子データとして保存する場合に、データの改ざん防止措置としてタイムスタンプを付与し、必要な検索機能を備える必要があります。

また、電子保存を選択した場合でも保存期間は従来の紙の帳簿と同様に7年間です。企業が電子帳簿等の保存を選択することで、業務効率化やコスト削減が期待できますが、適切なシステムの導入と運用が求められます。

【任意】スキャナ保存

電子帳簿保存法で、スキャナ保存は企業に対して任意で認められています。具体的には、紙の領収書や請求書などの書類をスキャナで電子データに変換して保管することが可能です。

この任意の措置は、紙の書類の管理を効率化し、保管スペースを削減することを目的としています。スキャナ保存では、スキャンした画像データが改ざんされないようにタイムスタンプを付与し、必要な検索機能を確保することが求められます。

また、電子データの保存期間は紙の書類と同様に7年間です。企業はスキャナ保存を選択することによって、紙の書類管理に伴う手間やコストを削減できる一方で、適切なスキャナ機器と保存システムの導入および運用が必要です。

国税関係帳簿

国税関係帳簿とは、税務署に提出する帳簿や書類などのことです。

例えば、以下のような書類が該当します。

国税関係書類

国税関係書類も税務署に提出するための書類です。

例えば、以下のような書類が該当します。

電子データ取引

電子データ取引とは、インターネットや電子メールを通じて行われる取引情報のことです。

例えば、以下のようなデータが含まれます。

国税関係帳簿、国税関係書類、電子データ取引のいずれも電子データとして保存することで、業務の効率化と管理の精度向上が期待できるでしょう。

保存義務がない取引データの例

電子帳簿保存法では、電子取引データの保存が義務づけられていますが、すべての取引データが対象となるわけではありません。

保存義務がないのは、国税関係書類の作成・授受に該当しない情報や、単なる業務連絡にすぎないデータです。

例えば、日程調整のメールや打合せメモ、見積依頼に対する回答のみのデータなどは対象外です。これらは税務処理と直接関係せず、課税に影響を与えないため保存義務が発生しません。

そのため、業務効率を重視する企業では、これらを整理対象から除外する運用が求められます。

私的利用に関する領収書やレシート

電子帳簿保存法では、業務上の支出を証明する領収書やレシートは保存義務がありますが、私的利用に伴う支出の領収書は対象外です。

例えば、個人の私用で購入した書籍や飲食代のレシートなどは事業活動と関係がないため、税務上の帳簿書類に含める必要がありません。

これらを誤って登録・保管すると、経費計上の誤認につながり、場合によっては税務リスクを生じる恐れもあります。

そのため、経理担当者は業務関連性を明確に区別し、経費精算時に適切に仕分けることが重要です。

また、会社規定に基づく精算範囲を文書化し、私的領収書を除外するルールを運用に反映させると実務負担を軽減できます。

業務と無関係な書類の取り扱い

電子帳簿保存法の対象外となる書類には、業務活動と無関係な性質を持つ資料や社外配布物が含まれます。

具体的には、社内掲示や社外からの案内状、チラシ、取引に発展していない問い合わせメールなどが該当します。

これらは国税関係帳簿書類に位置づけられず、税務証憑としての保存要件を満たさないため、電子データとしての保存義務はありません。

ただし、業務改善や参考資料として一定期間保管することは任意で認められています。

扱う際は、必要に応じて「税務関連文書」「情報資料」としてフォルダ分けを行い、誤って対象書類として管理しないようにすることが大切です。

電子取引データ保存の義務化

電子取引データ保存の義務化により、企業は電子メールやウェブ上で受け取った請求書、領収書、契約書などの取引情報を電子データとして保存しなければならなくなりました。

具体的には、保存するデータに対してタイムスタンプを付与し、データ改ざんを防止する措置が求められます。また、検索機能を確保し、必要な情報を迅速に抽出できるようにすることも重要です。（※小規模事業者など対応が困難な事業者に対しては緩和措置あり。）

保存期間は従来の紙の帳簿と同様に7年間であり、企業はこれらの要件を満たすために適切な電子保存システムの導入と運用が必要となります。

この改正は、電子取引の普及に対応し、取引の透明性と信頼性を向上させることを目的としています。

事前承認制度の廃止

改正において、事前承認制度が廃止されました。これによって、企業は税務署の事前承認を得ることなく、電子帳簿や電子取引データの保存を行えるようになりました。この変更は企業の手続き負担を軽減し、迅速なデータ保存の実施を可能にすることを目的としています。

具体的には、従来必要だった税務署への事前申請および承認手続きを省略できるため、企業は保存システムを柔軟に導入しやすくなります。しかし、データの改ざん防止や適切な検索機能の確保などのような法的要件を満たすための内部統制や運用体制の整備が引き続き求められます。

この改正で、企業はより効率的かつ迅速に電子データを管理できるようになり、業務の効率化が期待できるでしょう。

適正事務処理要件の廃止

改正では、適正事務所利用件も廃止されました。これによって、電子帳簿や電子取引データの保存に際して、特定の事務処理プロセスを遵守する必要がなくなりました。この変更は企業の負担を軽減することで、より柔軟なデータ保存が可能になることを目的としています。

具体的には、これまで求められていた一定の事務手続きを省略でき、自社に最適な方法で電子データを管理することが可能です。しかし、データの改ざん防止措置としてのタイムスタンプの付与および必要な検索機能の確保などの基本的な法的要件は引き続き求められます。

企業は内部統制の強化や適切なシステムの導入で、これらの要件を満たしつつ業務の効率化を図る必要があります。

条件を満たす場合にタイムスタンプ要件の緩和

改正によって一定の条件を満たす場合、タイムスタンプ要件が緩和されました。具体的には、電子取引データの保存で企業が内部統制を整備し、改ざん防止のための適切な措置を講じている場合、タイムスタンプの付与が必須でなくなるケースが導入されました。

この変更は企業の運用負担を軽減し、柔軟なデータ保存を促進することを目的としています。対応として、企業は内部統制システムの強化が求められます。

例えば、改ざん防止のためのログ管理や、アクセス制御といったような適切なセキュリティ対策の実施です。また、これらの対策が有効に機能していることを証明するための文書化や監査プロセスも重要です。企業はこれらの条件を満たすことでタイムスタンプに依存せず、法令遵守を果たしながら効率的なデータ管理を行えるでしょう。

検索要件項目の緩和

改正には、検索要件項目の緩和も盛り込まれました。具体的には、電子取引データの保存における検索機能の要件が緩和され、企業が求められる検索機能の実装がより柔軟になりました。

この変更は企業の負担を軽減し、電子データ管理の利便性を向上させることを目的としています。対応として、企業は従来よりも簡便な検索機能を実装することが可能になりますが、依然データの迅速かつ正確な検索が求められます。

例えば、取引年月日や取引金額など、基本的な検索項目を確実に検索できるようにするなどです。また、内部統制の観点から、検索結果の信頼性を確保する適切なシステム管理と運用が必要です。企業はこれらの要件を満たしつつ、効率的なデータ管理を行うことで法令遵守と業務効率化を両立させることが求められます。

65万円の青色申告特別控除の要件

青色申告には最大65万円の特別控除があり、電子帳簿保存法に準拠した帳簿管理とe-Taxによる電子申告の実施が前提です。

控除を受けるには電子帳簿保存法の要件を満たした「優良な電子帳簿」で記帳する必要があります。

具体的な条件は以下の通りです。

これらを満たすことで、正確な経理処理と税務透明性が確保されます。一方で、誤った保存方法を選択すると青色申告の承認取り消しの恐れもあるため、早期の電子化体制構築が重要です。

電子帳簿保存法に沿った帳簿管理で得られるメリット

電子帳簿保存法に基づいて帳簿を管理すると、青色申告特別控除の適用だけでなく、業務効率の向上やリスク軽減にもつながります。

電子取引データを適切に管理することで、税務調査にも強い正確な記録体制を構築できます。 主なメリットは以下の3点です。

これらは単なるデジタル化ではなく、経理プロセス全体の品質向上に直結します。

また、電子帳簿の運用はペーパーレス経営にも貢献し、将来的な税制改正にも柔軟に対応できる基盤を作る取り組みといえます。

控除を受けるために注意すべきポイント

65万円の控除を確実に受けるためには、形式的なデジタル化だけでなく、運用面での適正管理が欠かせません。

電子帳簿保存に対応していない保存方法や届出漏れは控除適用外となるリスクがあります。 特に注意すべき点は以下の通りです。

こうした基本管理を怠ると、青色申告の承認取り消しや追徴課税の対象となる場合もあります。

経理担当者は運用ルールを明文化し、定期的なチェック体制を整えることでミスを防ぎ、安定した節税効果を持続させることが重要です。

7年間または10年間の保存期間

電子帳簿保存法で定められる保存期間は、事業形態や取引内容によって異なります。

法人は原則7年間、欠損金の繰越控除を受ける場合には最長10年間の保存が必要です。また、個人事業主の場合は、青色申告なら7年、白色申告では5年とされています。

保存対象には帳簿、仕訳帳、請求書、領収書、電子取引データなどが含まれます。主な基準は以下の通りです。

この期間は、税務調査への対応を目的としており、保存義務を満たさない場合、青色申告の承認取消や追徴課税のリスクがあります。法定期間を超えて保存しておけば、トラブル防止にも有効です。

紙と電子の保存方法の違い

電子帳簿保存法では、紙と電子データのどちらの形式でも書類を保存できますが、運用上のルールや要件に明確な差があります。

電子保存では、データの真実性・可視性・検索性を確保することが義務付けられ、紙保存よりも高度な管理体制が求められます。

以下の表は、それぞれの保存方法の主な違いをまとめたものです。

電子保存の方が効率面で優れていますが、導入時には法令要件を満たす仕組みづくりが不可欠です。特に、タイムスタンプ対応やデータ改ざん防止機能を備えたシステムの利用が推奨されます。

自社の業務規模や体制に合わせて、最適な保存方式を選ぶことが重要です。

クラウド保存とローカル保存の比較

電子帳簿保存では、保存先としてクラウドとローカル（社内サーバーなど）のどちらを用いるか検討が必要です。

クラウド保存はインターネット接続環境があればどこでも確認でき、バックアップ体制にも優れています。 それぞれの特徴を整理すると以下の通りです。

クラウド型は運用の柔軟性が高く、データ検索や履歴確認も容易な反面、通信障害リスクへの備えが必要です。

ローカル型は堅実ですが、管理者の運用負担が大きくなります。業態やセキュリティ方針に応じた併用も効果的です。

スキャナ保存する場合の手順と注意点

紙の書類を電子化する場合、スキャナ保存制度を利用します。スキャナ保存は要件を満たしていれば紙原本を廃棄でき、業務効率の大幅な向上につながります。

手順は以下の通りです。

注意すべきは、スキャン後のファイルを改ざん防止措置付きで管理する点です。タイムスタンプや履歴管理が不十分だと保存要件を満たさず、無効扱いとなる可能性があります。

保存体制を明確にし、定期的な運用チェックを行うことが適正対応につながります。

1.電子データの保管方法を決める

個人事業主が電子帳簿保存法に対応するためにはまず電子データの保管方法を決める必要があります。具体的には、紙の書類をスキャナでデジタル化し、タイムスタンプを付与するなどの改ざん防止措置を講じることが求められます。

また、データを迅速に検索できるようなシステムを整備することも重要です。

2.データの保管場所を決める

次に、電子データの保管場所を決めることが必要です。クラウドストレージや社内サーバーのような信頼性とセキュリティが確保された場所を選択します。

保管場所についてはデータのバックアップを定期的に行って、災害やシステム障害からの復旧を容易にするための対策を講じなくてはなりません。

3.従業員がいる場合の社内ルール作り

個人事業主でも従業員を雇っている場合、電子帳簿保存法に対応するための社内ルール作りが欠かせません。全員が統一的に運用できる環境を整えなければ、保存ミスや法令違反につながる恐れがあります。

具体的には以下のポイントを押さえると効果的です。

4.電子帳簿保存法対応の会計システムを導入する

最後に、電子帳簿保存法に対応した会計システムを導入します。このシステムは、電子データの保存、タイムスタンプの付与、検索機能の提供などのような法的要件を満たすものでなくてはなりません。

適切なシステムを導入することで、事務処理の効率化とコンプライアンスの確保が可能になります。

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紙と電子を組み合わせた管理の注意点

電子帳簿保存法では、紙と電子の併用も認められていますが、両者を混在させる場合は一貫した管理体制が必要です。

特に、電子取引で受領したデータは紙に出力しても法的効力を持たないため、必ず電子のまま保存する必要があります。

併用時の主な注意点は以下の通りです。

このように整理しておくと、監査や税務調査にもスムーズに対応できます。紙と電子を併用する際は、重複管理を防ぐために明確な運用規定を設けることが重要です。