会社設立時の必要書類8種類を総まとめ！作成時のポイントや注意点を解説
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LINEで送るプロセスをしっかりと理解し、会社設立に必要な書類を確認し、事前に準備しておくことで、会社設立への道のりを確実に進めましょう。
この記事では、会社設立時に必要な書類や作成時のポイント、用意・郵送する際の注意点などを詳しく紹介します。
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- 【この記事のまとめ】
- 会社設立に必要な7つの書類は、登記申請書や定款、取締役の印鑑証明書など、設立に欠かせない重要な書類です。
- 書類作成には電子定款の活用が推奨され、印紙税の節約やペーパーレス化により、効率性とコスト削減が可能です。
- 会社設立後にも多くの手続きが必要で、税務署や労働基準監督署への届出書類などを事前に準備しておくことが推奨されます。
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会社設立時の必要書類は全部で8種類
会社を設立するためには、法律に基づきいくつかの書類が必要となります。
ここでは、その中でも特に重要な8種類の書類を取り上げ、それぞれの役割や作成方法について説明します。
| 書類名 | 概要 |
|---|---|
| 登記申請書 | 会社の基本情報や取締役の情報、設立日などを記載する書類。 |
| 定款 | 会社の運営ルールや資本金、事業内容、取締役の選任方法などを詳細に定義する文書。 |
| 取締役の印鑑証明書 | 取締役が使用する印鑑が本人のものであることを証明する書類。 |
| 資本金の払込証明書 | 設立時に出資者が資本金を納付したことを証明する書類。 |
| 登録免許税の収入印紙 | 登記申請をする際に必要となる税金を支払った証拠として提出するもの。 |
| 取締役の就任承諾書 | 新たに選任された取締役がその役職を受け入れる意思を表明する書類。 |
| 登記すべき事項を保存した電磁的記録媒体 | 登記すべき事項を電子的に保存した媒体。登記申請書とともに提出する。 |
| 取締役の本人確認書類 | 登記時に本人を明確に特定するために提出が必要。 |
登記申請書
登記申請書とは、会社名（商号）、本社の所在地、登録免許税の金額、提出が必要な書類一覧等を記入するための書類です。
登録免許税の金額に関しては「資本金の1000分の7」が基準となっています。計算結果が15万円を下回る場合は、最低限15万円が必要です。
定款
定款とは、会社の基本的な運営原則や規則を設定した書類です。会社名、所在地、事業目的、資本金の額、取締役の選任方法など、会社の基本情報が明記されます。
定款は、会社の法的な枠組みを形成し、会社活動を円滑に進めるための指針となります。
具体的には、株主の権利と義務、取締役の任期と選任方法、株式の発行条件や配当の方法などが含まれ、会社の運営と管理に直接関わるため、非常に重要な書類です。
取締役の印鑑証明書
取締役の印鑑証明書は、会社設立の際に必要な書類の一つです。取締役自身が使用する印鑑がその人物のものであることを証明するための書類で、公的な身元確認として機能します。
取締役の印鑑証明書は、取締役が居住地の市区町村の役場で発行できます。
この証明書は、取締役が法的に責任を負う可能性のある文書に押印する印鑑が、その人物の正式な印鑑であることを証明します。
資本金の払込証明書
資本金の払込証明書は、会社設立に際して資本金が適切に払込されたことを示す書類です。出資者が資本金を正しく支払ったことを証明し、会社の財務基盤が確立されていることを示します。
払込証明書の存在は、会社設立のプロセスにおいて非常に重要です。会社が最初の出資金を適切に受け取ったことを証明できるためです。
登録免許税の収入印紙
登録免許税の収入印紙は、会社が設立登記を行う際に必要な登録免許税を支払ったことを証明するためのものです。会社設立の際に登録免許税を支払い、その証明として収入印紙を購入します。
収入印紙を登記申請書に貼り付けて法務局に提出することで、税金の支払いが完了したことを証明します。
取締役の就任承諾書
取締役の就任承諾書は、取締役として選ばれた個人が役職を受け入れ、職務を適切に遂行することに同意したことを示すものです。
取締役に任命された各個人から取得され、会社設立の際に法務局に提出されます。
登記すべき事項を保存した電磁的記録媒体
登記すべき事項を保存した電磁的記録媒体は、登記すべき事項がデジタル形式で保存された記録媒体（例えばCD-ROMやUSBメモリ）のことを指します。
会社の設立に関する詳細情報が含まれており、定款、取締役の就任承諾書、印鑑証明書、資本金の払込証明書など、会社設立に必要な書類のデジタルコピーが保存されています。
電磁的記録媒体があることで、法務局は会社設立に関する詳細情報を迅速に確認でき、登記作業を効率的に行うことができます。
取締役の本人確認書類
登記時に本人を明確に特定するため、取締役の本人確認書類の提出が必要です。
印鑑証明書を添付する場合を除き、住民票記載事項証明書、戸籍の附票、運転免許証やマイナンバーカードの表面コピーなどが有効です。
これらのコピーを利用する際は、必ず裏面も含めて本人が「原本と相違がない」と直筆で記載し、署名と押印を行う必要があります。
本人確認書類は、登記の真正性を確保し、不正登記を防止するために重要です。なお、マイナンバー（個人番号）が記載された書類や通知カードは使用できません。
添付漏れや形式不備があると登記が受理されない可能性があるため、提出前の確認を徹底しましょう。
会社設立後に必要となる追加書類
会社設立の登記が完了しても、手続きはまだ終わりではありません。
事業を円滑に開始するため、税務署や年金事務所など、さまざまな行政機関への届出が必要です。
各書類には提出期限があり、遅れると不利益を被る可能性もあるため、登記完了後すみやかに準備を進めましょう。
| 書類名 | 概要 |
|---|---|
| 法人設立届出書（税務署提出） | 会社設立を正式に税務署へ届け出る書類。 |
| 青色申告承認申請書 | 青色申告による節税メリットを受けるための申請書。 |
| 給与支払事務所等の開設届出書 | 給与を支払う際、源泉徴収義務者となる会社が税務署へ届け出る書類。 |
| 社会保険・労働保険の届出書類 | 社員を雇用した際に必須の手続き。社会保険（健康保険・厚生年金）は年金事務所へ、労働保険（労災・雇用）は労働基準監督署とハローワークへ届け出る。 |
法人設立届出書（税務署提出）
法人設立届出書は、会社設立を税務署へ正式に届け出るための書類です。
会社の概要や事業開始日、代表者情報などを正確に記載し、定款の写しや設立登記簿謄本を添付して提出します。
提出期限は設立後2ヶ月以内で、期限を過ぎると税務関係書類の送付が遅れ、法人税申告などの処理に支障が生じる恐れがあります。
ミスを防ぐため、他の届出書類とセットで早めに準備しておくのが安心です。
青色申告承認申請書
青色申告承認申請書は、節税効果の高い青色申告を行うために税務署へ提出する重要書類です。
青色申告が認められると、欠損金の繰越控除や専従者給与の全額経費算入など、多くの税制上の優遇を受けられます。
提出期限は、申告する年の3月15日まで、または事業開始から2ヶ月以内です。この期間を過ぎると青色申告が適用されず、初年度は白色申告となるため注意が必要です。
電子申請（e-Tax）にも対応しているため、オンラインでの提出も推奨されます。
給与支払事務所等の開設届出書
給与支払事務所等の開設届出書は、従業員や役員に給与を支払う企業が税務署に提出する義務のある書類です。
氏名、所在地、開設日、給与支払開始日を正確に記載し、給与支払開始日から1ヶ月以内に提出する必要があります。
提出を怠ると、源泉所得税に関する手続きが遅延し、税務処理トラブルの原因となります。従業員の雇用が決まり次第、法人設立届出書などと併せて速やかに対応することが重要です。
社会保険・労働保険の届出書類
社会保険・労働保険の届出書類は、従業員を雇用した際に必ず提出すべき公的手続きです。社会保険には健康保険・厚生年金、労働保険には雇用保険・労災保険が含まれます。
それぞれの管轄機関（年金事務所・労働基準監督署・ハローワーク）へ速やかに提出する必要があります。
特に労働保険関係成立届は、従業員雇用後10日以内が提出期限です。手続きが遅れると、保険給付や補助金申請に支障が出るため、早めの対応を徹底しましょう。
必要書類を作成する際のポイント
必要書類を作成する際には、適切なツールとプロセスを活用することが重要です。ここでは、具体的な作成ポイントをいくつか紹介します。
電子定款の活用
電子定款とは、電子文書形式（PDF）で作成された会社の組織・運営に関する根本規則を指します。「会社の憲法」とも呼ばれ、2004年から電子定款による電子認証が可能になりました。
電子定款の最大のメリットは、印紙税（4万円）を節約できることです。
書面で定款を作成する場合は印紙税として4万円の費用を支払う必要がありますが、電子定款ではその必要がありません。ペーパーレス化により、業務生産性の向上やセキュリティ・内部統制の強化などが期待できます。
しかし、電子定款の策定にソフト・機材が必要になる点がデメリットとして挙げられます。電子証明書付きのマイナンバーカード、電子署名ソフト、電子署名プラグインソフト、ICカードリーダライタなどが必要です。
書類作成ツールの活用
書類作成ツールは、利便性と効率性の高さから多くの会社が日常的に活用しています。
WordやExcelなどのツールで作成や管理をすることが一般的です。しかし、ファイルが増えるとバージョン管理が煩雑になり、共有機能が不十分なため、他のツールを併用する必要があります。その結果、非効率な運用になることも少なくありません。
そこで、ITツール内で文書をまとめることが推奨されています。いつでも閲覧・修正が可能な体制が整えられ、ファイルの保存場所が分散せず、管理がしやすくなります。
しかし、一部の業種では、デジタル化されていない情報を紙で共有する必要があります。そのため、データの印刷やPDF化に対応したツールを選ぶ必要がありますが、選び方を誤ると業務効率が低下する可能性があります。
書類作成ツールを選ぶ際には、ツールが提供する機能だけでなく、実際の業務状況やニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。
会社設立までの流れを把握しておく
会社設立の過程は、ビジネスプランの策定から資金調達、事業計画の作成、会社形態の選択、法務手続きの実施に至るまで多くの手続きが必要です。
ステップを全て理解し、適切に準備を進めることは、会社設立の計画性と効率性を向上させます。具体的な計画を立てることができれば、全体の進行がスムーズになり、各段階を順調に進められるでしょう。
特に、法務手続きの一部である登記申請は、細部にわたる注意が必要な手続きであり、不備が生じやすいです。適切な手続きを理解し事前に準備を進めておくことで、ミスを防ぎ遅延や再手続きによる追加コストを避けることができます。
定款認証の注意点（公証役場での手続き）
定款認証は、株式会社を設立する際に必ず行う重要な手続きです。発起人が作成した定款の内容が法令に適合しており、真正なものであるかを公証人が確認し、証明します。
認証は本店所在地を管轄する公証役場でしか行えないため、事前に所在地を確定しておくことが必要です。
また、手続きには定款の原本、発起人全員の印鑑証明書、収入印紙などを提出し、認証手数料もかかります。電子定款を利用すれば印紙代が不要となり、コスト削減につながります。
事前予約や書類不足による差戻しを防ぐため、提出前に必要書類をすべて確認し、手続き当日は余裕をもって進めましょう。
資本金払込証明書を作るときの通帳コピーの扱い
資本金の払込証明書を作成するには、発起人による払込事実を証明するため、通帳コピーの添付が必要です。
コピーは通帳の表紙、最初の見開きページ、振込明細が記載されたページまでを順番に整理し、払い込み証明書とあわせて製本します。
代表者印をページの境目に押印し、割印を忘れると書類が受理されません。ネットバンクでの払い込みであれば、振込明細のスクリーンショットを印刷して利用できます。
金融機関の名義や口座番号、振込日時が明確に表示されていることが大前提です。通帳コピーに不備があると訂正を求められるリスクが高まるため、必ず提出前に一つずつ確認してください。
法人名・商号は類似商号に注意
会社名を決める際は、既に存在する企業と混同される類似商号を避けなければいけません。
同一所在地で同一商号を登記するのは商業登記法で禁止されており、重複した場合は登記が却下される恐れがあります。
また所在地が異なっても、似た名称を使用すると誤解を招き、ブランドの混同や信頼性の低下につながる可能性があります。
そのため、法務局の登記情報提供サービスや国税庁の法人番号公表サイトを活用し、同一・類似名称が存在しないか事前に調査することが欠かせません。
さらに商標権の登録状況も確認し、特許庁のデータベースで商標侵害がないかを確認しておくと安全です。
設立登記書類の誤字・脱字は訂正印が必要
会社設立の登記書類に誤記がある場合は、訂正印による修正が必要です。
商業登記規則第48条に基づき、訂正箇所には訂正前の文字を残したうえで括弧や記号を付け、欄外に訂正字数を明記し押印しなければなりません。
軽微な誤記であっても無断修正や書き直しは認められず、修正手続を怠ると登記申請が却下される恐れがあります。
提出前にはすべての書類を複数人で確認し、氏名・住所・日付の整合性を徹底的にチェックすることが大切です。
電子申請の場合も、訂正手続きの原則は同じため、入力内容の確認を怠らないようにしましょう。
電子署名を利用する前に必要な準備
電子署名を利用すれば、会社設立手続きをオンラインで完結させられます。しかし、電子署名を行うにはマイナンバーカードや専用ソフトなど、事前にいくつかの準備が必要です。
事前準備を怠ると、オンラインでの手続きが滞る可能性があるため、あらかじめ全体像を把握しておきましょう。
マイナンバーカードを利用する場合に事前確認すべきこと
マイナンバーカードで電子署名を行う際は、署名用電子証明書が有効であるかを必ず確認する必要があります。
署名用電子証明書には有効期限（発行から5年）があり、期限切れの場合は役所窓口で再発行が必要です。
電子署名を行うには、カードリーダーライターとICチップを読み取れるパソコンの環境を整えておくことが前提となります。
また、公的個人認証サービス（JPKI）の利用者ソフトがインストールされていないと署名が行えないため、事前に最新バージョンを導入しておきましょう。
インターネット経由で登記申請を行う際は、マイナンバーカードの情報入力・認証に時間がかかることもあるため、余裕を持った準備が大切です。
登録免許税の納付方法を決めておく
登録免許税の納付方法は、収入印紙・現金・電子納付の3種類から選べます。最も一般的なのは収入印紙による納付で、登録免許税納付用台紙に印紙を貼り付けて提出します。
オンラインで申請する場合は、インターネットバンキングや電子納付対応ATMを利用した納税が可能です。現金納付を希望する際は、法務局指定口座への振込後に領収書を添付する形式です。
会社の設立方法（紙申請か電子申請か）によって納付手段が異なるため、事前にどの方法で登記を行うかを明確にしておきましょう。
電子納付を選ぶ場合は、利用する金融機関のオンラインバンキング設定を事前に済ませておく必要があります。
業種によっては追加書類や許認可の事前確認が必要
業種によっては、登記前に各種許認可や届出が求められる場合があります。特に建設業、飲食業、不動産業、古物商などは、事業開始前に所管官庁での許可取得が必須です。
これを怠ると、登記手続が完了しても実際に事業を開始できないケースが生じます。
許認可申請では、営業所の要件や財務基準、必要書類（資格証明・経歴証明など）の確認が行われるため、提出書類に不備がないよう念入りに準備することが重要です。
各自治体や業界団体の窓口で事前相談を行い、必要書類と申請先を把握しておくと、スムーズに会社設立が進められます。
【注意】必要書類を用意する際の注意点
会社を設立する際には、さまざまな書類を用意しなければなりません。
しかし、ただ単に必要な書類を揃えるだけではなく、設立日から逆算したスケジュールを組むことや、設立後に必要となる書類の準備も考慮することが重要です。
ここでは、必要書類を用意する際の注意点を紹介します。
設立日から逆算して余裕のあるスケジュールを組む
会社設立の申請を行う際は、設立日が登録申請日となります。設立を希望する日に合わせて、申請書類の準備や必要な手続きを行うスケジュールを立てることが重要です。
特に、各種書類の作成や認証を行うのに時間がかかる場合があるため、逆算してスケジュールを組む際には余裕をもって計画を立てましょう。
予期せぬ遅延があった場合でも対応でき、設立日を確実に守ることができます。
設立後に必要な書類も合わせて用意しておく
会社設立後に必要となる書類は、設立前に準備しておくことを推奨します。
例えば、税務署への法人設立届出書の提出や、正社員を雇用する場合には、労働基準監督署への保険関係成立届、概算保険料申告書の提出やハローワークへの事業所設置届や雇用保険被保険者資格取得届の提出、年金事務所への新規適用届の提出など、設立後には新たな手続きとともに新たな書類が必要となります。
必要になる書類を事前にリストアップし、可能な限り用意しておくことで、設立後の業務をスムーズに進めることができます。
【注意】必要書類を郵送する際の注意点
会社設立に必要な書類を郵送する際には、単に封筒に入れて送るだけではなく、いくつかの注意点があります。ここでは、郵送する際の主な注意点を紹介します。
念のため書留で送る
書類を郵送する際は、書留を利用することを推奨します。
その理由は、書類が紛失した場合のリスクを最小限に抑えるためです。書留にすることで、配達状況を追跡することが可能となり、万が一の事態に備えることができます。
日中に連絡が取れる電話番号を記載する
封筒には、発送者の情報として名前と住所だけでなく、日中に連絡が取れる電話番号も記載することが重要です。
その理由は、郵便局が何らかの理由で連絡を取る必要が生じた場合に対応できるようにするためです。
突発的な問題が発生した場合や、書類の配達に関する確認事項がある場合など、迅速に対応できるようにするための措置になります。
封筒に登記申請書在中と記載する
封筒には、「登記申請書在中」と記載することも重要です。
封筒の中に重要な書類が含まれていることを明示的に示すことができます。記載があることで、郵便局のスタッフや受け取り側が特別な注意を払い、適切な取り扱いが期待できます。
会社形態ごとの必要書類の違い
会社を設立する際には、株式会社・合同会社・一般社団法人などの会社形態によって必要書類が異なります。
それぞれの組織構造や法的な要件が違うため、設立したい会社形態に合わせた書類を正確に準備しましょう。
株式会社設立に必要な書類
株式会社を設立する際は、発起人の決定や登記のために多数の書類を準備する必要があります。
定款のほか、登記申請や資本金の払込を証明する書類など、書類の不備は設立を遅らせる原因となるため注意が必要です。代表的な提出書類は以下の通りです。
- 定款
- 株式会社設立登記申請書
- 発起人決定書・就任承諾書
- 払込証明書（通帳コピーを添付）
- 登記すべき事項を記録した書面またはCD-R
- 登録免許税納付用台紙（収入印紙貼付）
これらの書類を整えたうえで、公証役場で定款認証を受け、法務局への登記申請を行えば会社の設立が完了します。電子定款を利用すれば印紙代が不要となり、コスト削減にもつながります。
合同会社設立に必要な書類
合同会社の設立では、株式会社に比べて必要書類が少なく、認証手続も不要な点が特徴です。ただし登記申請書や定款、出資金を証明する書類など、基本的な法定書類は必ず準備しなければなりません。
主な書類は次の通りです。
- 合同会社設立登記申請書
- 定款（紙の場合は収入印紙4万円が必要）
- 代表社員の印鑑証明書
- 出資金の払込証明書
- 登記すべき事項の記録（書面またはCD-R）
- 登録免許税納付用台紙
- 会社代表者印の届書
定款認証の手間が省ける分、事前準備を正確に行うことが成功の鍵です。特に代表社員の印鑑証明書は全員分が必要なため、発行手続を早めに済ませておきましょう。
一般社団法人設立に必要な書類
一般社団法人の設立は非営利法人である点が特徴で、株式会社や合同会社とは提出書類の内容が異なります。設立時社員や理事、監事の承諾書類が必要であり、組織構成を明確にすることが求められます。
主な書類は以下の通りです。
- 公証人認証済みの定款
- 設立時社員の一致を証する書面
- 設立時理事・監事・代表理事の就任承諾書
- 印鑑証明書（理事会の有無により提出者が異なる）
- 一般社団法人設立登記申請書
- 設立時代表理事の選定書
場合により、会計監査人の承諾書や資格証明書が必要になることもあります。登記完了までに関係者全員の署名・押印を整えることが、スムーズな法人化に欠かせません。
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- 記事監修
-
- 中野 裕哲 HIROAKI NAKANO
- 起業コンサルタント(R)、経営コンサルタント、税理士、特定社会保険労務士、行政書士、サーティファイドファイナンシャルプランナー・CFP(R)、1 級FP 技能士。 V-Spiritsグループ創業者。東京池袋を本拠に全国の起業家・経営者さんを応援！「あの起業本」の著者。著書16冊、累計20万部超。経済産業 省後援「DREAMGATE」で11年連続相談件数日本一。
-
GMOインターネットグループ株式会社はGMOあおぞらネット銀行株式会社を所属銀行とする銀行代理業として、円普通預金の受入れを内容とする契約の締結の媒介を行います。
銀行代理業許可番号：関東財務局長（銀代）第335号
- ※本記事は、起業の窓口編集部が専門家の監修または独自調査（アンケート）に基づいて制作したものです。
- ※掲載している情報は、記事公開時点の法令・税制・商品・サービス等に基づくものであり、将来的に変更される可能性があります。
- ※アンケート調査に関する記述は、特定の調査対象者からの回答結果および編集部の見解を含んでおり、内容の正確性・完全性を保証するものではありません。
- ※記事の内容は一般的な情報提供を目的としており、すべての方に当てはまるものではありません。個人の状況に応じた具体的な助言が必要な場合は、専門家にご相談ください。
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