個人事業主でも年末調整が必要なケースを紹介！手続き方法やスケジュールは？

年末調整の対象者

年末調整の対象者は会社に勤め、給与から所得税が源泉徴収されている会社員やアルバイトです。

給与所得者は毎月の給料から一定の所得税が源泉徴収されていますが、これは毎月の給与から少しずつ所得税を納めることで年間の所得税を一括で支払う場合に比べ負担を少なくすることを目的としています。

給与所得者は所得税を会社に預ける形となっており、年間で見ると過不足が発生するため年末調整をします。

また、給与所得者でも下記に該当する場合は年末調整の対象になりません。

年末調整は会社が行う手続きや申請で、給与所得者は会社の指示に従って所得税の控除書類の提出を行います。

確定申告との違い

年末調整は会社が従業員に代わって所得税の手続きを行う申告であるのに対し、確定申告は個人で所得税の手続きを行う申告です。どちらも所得税を確定させるための手続きであることは共通しています。

所得には、給与所得以外にも事業所得や不動産所得、雑所得などさまざまな種類があります。年末調整は給与所得のみを対象としており、それ以外の所得に対しては確定申告が必要です。

そのため、会社員でも給与以外に所得がある場合は年末調整とは別に確定申告を行う必要があります。

本業以外で給与所得を得ている

本業以外で給与所得を得ている個人事業主は年末調整が必要です。

また、年収が103万円以下で源泉徴収されていない場合は、所得税が控除となるため年末調整は不要です。

従業員を雇っている

従業員を雇っている個人事業主は従業員の給与について年末調整が必要です。

従業員の年末調整を行う際には、期日までに必要書類を集めて所得税の計算を行い税務署や自治体に必要書類を提出します。従業員の年末調整が必要となるのは雇用して給与を支払っている場合で、業務委託のように雇用関係がない場合は不要です。

従業員を雇う場合は、源泉徴収や年末調整のルールを理解しておく必要があります。

青色事業専従者がいる

個人事業主が家族を青色申告事業専従者にして給与を支払っている場合は年末調整が必要です。

青色申告事業専従者とは、青色申告している個人事業主と生計を一緒に立てている配偶者や親族などの家族従業員のことです。給与は経費として計上できるため、青色申告事業専従者にして節税対策をしている個人事業主は多くいます。

青色申告事業専従者として給与を支払うと、従業員として働いている家族への年末調整が必要となるわけです。しかし、控除の一部については年末調整では対応ができないため確定申告も行う必要があります。

1年の途中で会社員に戻った

個人事業主が1年の途中で会社員に戻って給与所得者になった場合も年末調整の対象となります。副業として給与所得者になった場合も同様です。

この場合、個人事業主としての事業所得がある場合は別で所得税の申告が必要となるため、給与を年末調整してもらったあとは源泉徴収票を受け取って自身でも確定申告を行います。

紙で申請

年末調整は書類を作成した後、税務署の窓口や郵送で提出することもできます。提出する書類は「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計票」で、国税庁のホームページからダウンロードしてそのまま使用できます。

紙で申請する場合の注意点は、年末調整関連の書類は信書扱いになることです。そのため、郵送で提出する場合はゆうメールやゆうパケットなどは使えないため、特定記録郵便や簡易書留、レターパックなどでの提出が必要です。

また、紙での申請は書類に不備があると改めて申請し直す必要があるため、書類の不備や書き漏れがないか十分にチェックしてから送りましょう。年末調整の期限は1月31日となっているため、期限に間に合うようにスケジュールに余裕を持つことが大切です。

電子申請

年末調整は確定申告と同じように電子申請ができるため、窓口や郵送での手続きを行わずに申請もできます。

電子申請は下記の手順で行います。

e-Taxでは給与所得の源泉徴収票や支払調書などの法定調書の作成や所得税の納付、eLTAXでは給与支払報告書の作成や地方税の納付などを行います。e-TaxとeLTAXでは納税できる税金の種類が異なっているため、電子申請はどちらの納税システムも必要です。

電子申請は、修正があってもすぐに対応できるメリットがあります。郵送代の手間もかからず窓口に並ぶ必要もないため、年末調整は電子申請をおすすめします。

11月

11月は下記の書類を従業員に配布します。

これらは、主に所得税の控除に必要な書類です。住宅ローンを受けている場合は住宅借入金等特別控除を受けられますが、控除を受けるためには「年末調整のための（特定増改築等）住宅借入金等特別控除証明書」や「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」なども必要となります。

書類を配布するときは、提出の有効期限を11月下旬～12月上旬くらいに設定しましょう。

12月

控除に関する書類の回収ができたあとは所得税の計算を行います。

担当者は、年末調整対象者の給与総額や各種控除を差し引いた所得税を計算し、給与の中で所得税の還付や徴収を進めます。所得税の計算を行う際には、給与や所得控除に間違いがないか、控除証明書の添付漏れがないかなどをチェックしましょう。

また、12月から働き始めた従業員がいる場合は12月に給与が発生しているかどうかで年末調整の有無が決まります。12月分の給与の支払いが発生していると年末調整が必要となるため、速やかに所得税の控除書類を提出してもらい所得税の計算をしましょう。

1月

年末調整では1月に下記のようなことを行います。

所得税の納付は原則として1月10日、書類の提出は1月31日です。年末調整に関する書類は7年間の保存義務があり、税務署に提出を指示された場合には提出しなければなりません。紛失しないように、厳重に保管・管理をしましょう。

また、提出期限ギリギリの場合は提出書類に不備があるとすぐに対応できないため注意しましょう。個人事業主の場合は、2月16日から3月15日にかけて自身の確定申告も必要となるため、スケジュールがギリギリになって確定申告の準備が遅れないように注意しましょう。