契約書のペーパーレス化で業務効率アップ！電子データ化でコスト削減とDX推進
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LINEで送るビジネスのスピードが求められる現代において、契約業務のデジタル化はもはや避けて通れない課題です。
近年、紙の契約書から電子契約への移行が急速に進み、ペーパーレス化とともに企業のDX化を後押ししています。
電子契約を導入することで、印刷・押印・郵送といった従来の煩雑な作業が不要となり、契約締結までのスピードと効率が飛躍的に向上します。
さらに、クラウド上での契約書管理によるセキュリティ強化や、環境負荷の軽減といった効果も期待できるため、多くの企業が導入を進めています。
この記事では、契約書の電子化によって得られるメリットや注意点、ペーパーレス化を実現する具体的な方法について解説します。
- 【この記事のまとめ】
- 契約書のペーパーレス化によって、DX促進と業務効率化が可能です。
- 契約書の電子化は、物理的なコストの削減に大きく貢献します。
- 契約書をペーパーレス化する場合、電子契約サービスの利用が効率的かつ安全です。
契約書の電子契約でペーパーレス化とDX促進
契約書の電子契約は、企業におけるペーパーレス化とDX促進に大きく寄与します。
紙の契約書は印刷や押印、郵送、さらに物理的な保管など、多くの手間とコストがかかっていましたが、電子契約によってこれらの工程を大幅に削減可能です。具体的には、電子署名を施した電子データファイルにより契約を締結するため、契約書の作成・送付・保管がオンラインで完結し、紙の使用を削減できます。
また、ペーパーレス化により物理的なコストを削減できるだけでなく、契約締結から管理までの業務効率が飛躍的に向上します。
契約書はクラウド上で一元管理できるため、検索・閲覧が容易になり、過去の契約書を迅速に参照できるほか、契約の抜け漏れや改ざんリスクを低減できる点も大きなメリットです。
さらに、電子契約は単なる業務効率化にとどまらず、企業のDX推進の基盤として機能します。契約業務をデジタル化することで、リモートワークや多様な勤務形態に柔軟に対応でき、ビジネスのスピードアップと競争力強化につながるでしょう。
契約書の電子契約は、ペーパーレス化の推進とともに、業務プロセスの抜本的な見直しを進めるDX推進の重要なステップとして、多くの企業で導入が進んでいます。
【重要】契約書の電子化でペーパーレスを促進するメリット
契約書の電子化は、単なる書類のデジタル化だけでなく、以下のようにさまざまなメリットをもたらします。
- 業務効率の向上
- コスト削減効果
- 社外でも契約業務が可能になる
- 保管スペースが必要ない
- コンプライアンスとセキュリティ強化
- 環境への配慮とSDGsの対応
特にペーパーレス化を実現することで書類の管理負担が軽減され、業務プロセスの見直しや企業の環境負荷軽減にもつながるため、昨今では多くの企業が積極的に取り組んでいます。
ここでは、契約書の電子化によるメリットを解説します。
業務効率の向上
契約書の電子化によって、作成から締結、保管までのプロセスがオンラインで完結します。
これにより、押印や郵送にかかっていた時間が大幅に短縮され、契約の締結が迅速になるだけでなく、契約書の検索や管理も簡単に行えます。また、電子署名やタイムスタンプの活用により、契約内容の改ざん防止や締結日時の証明も自動化されるため、業務の正確性と信頼性が向上します。
結果として、担当者の作業負担が軽減され、他の業務にリソースを集中できるようになるでしょう。
コスト削減効果
電子契約により、紙の印刷費用、収入印紙代、郵送費、契約書の保管スペースや管理コストを削減できます。
特に印紙税は電子契約の場合非課税となるため、この点だけでも大きなコスト削減です。
また、郵送や押印にかかる人件費や時間コストもなくなるため、業務全体の運用コストが抑えられます。これらのコスト削減は企業の経営効率化に貢献し、さらなる投資や成長に回すことが可能です。
社外でも契約業務が可能になる
電子契約はインターネット環境さえあれば、場所を問わず契約業務が可能です。
リモートワークや出張先、自宅などオフィス外での契約締結が可能になり、時間と場所の制約から解放されます。
業務のスピードアップが図れるほか、多様な働き方を支援し、柔軟なビジネス環境を構築できるようになるでしょう。特に海外との取引が多い企業にとっては、時差や距離の壁を越えてスムーズに契約を進められるのが大きなメリットです。
保管スペースが必要ない
電子化された契約書はクラウドや社内サーバー上で一元管理が可能であり、物理的なスペースを大幅に削減できます。
さらに、契約書の検索や閲覧が容易になり、過去の契約情報の参照や監査対応も効率化が可能です。
契約書の電子化は、オフィススペースの有効活用や保管コストの削減につながります。
コンプライアンスとセキュリティ強化
電子契約では電子署名やタイムスタンプが活用されるため、契約書の改ざんや不正アクセスのリスクを最小限に抑えられます。
契約書の締結や管理状況がシステム上で記録され、閲覧権限の設定やアクセスログ管理も可能となるため、内部統制や監査対応が強化されます。
これにより、情報漏洩や契約不履行のリスクを低減し、企業のコンプライアンス体制をより強固にできます。
環境への配慮とSDGsの対応
契約書の電子化は紙の使用量を削減し、環境負荷の低減にも寄与します。
ペーパーレス化は森林資源の保護や廃棄物削減につながり、企業の環境経営やSDGsへの取り組みとしても評価されます。
環境保護への配慮は企業イメージの向上にもつながるため、持続可能な社会づくりに貢献しながら、顧客や取引先の信頼獲得にもつながる重要な施策といえるでしょう。
【比較】契約書をペーパーレスにする2つの方法
契約書のペーパーレス化には主に、以下2つの方法があります。
- 紙の契約書をスキャンしてデータ化
- 電子契約サービスの利用
ここでは、契約書をペーパーレス化する2つの方法の特徴について解説します。
紙の契約書をスキャンしてデータ化
一つは、紙の契約書をスキャンしてPDFなどの電子データに変換する方法です。
既存の契約書をスキャンして電子化することで保管スペースの削減や検索の効率化に役立ち、過去の書類を簡単に参照できるようになります。
しかし、スキャンしただけのデータは法的な契約書とはみなされず、真正性を担保するためには電子署名やタイムスタンプの付与が必要です。
また、電子帳簿保存法に定められた保存要件を満たすために、改ざん防止策や検索性の確保も重要です。この方法は、既存の紙書類資源を活かしながら段階的にペーパーレス化を進めたい企業に向いています。
電子契約サービスの利用
電子契約サービスは、契約書の作成、署名、締結、保管をすべてオンライン上で完結できるシステムです。
紙の契約書が不要となるため、完全なペーパーレス化が実現されます。
電子署名法に基づく電子署名やタイムスタンプによって、契約の改ざん防止や締結日時の証明が確実に行われるため、法的効力も紙の契約書と同様に認められます。
さらに、契約の進行状況の管理や検索機能、アクセス権限設定などの高度な管理機能が備わっている場合が多く、業務効率の大幅な向上が期待できるでしょう。
【注意】契約書をペーパーレス化する際の注意点
契約書のペーパーレス化には多くのメリットがありますが、実施にあたっては以下のポイントに注意しましょう。
- 一部の契約書はペーパーレス化が認められていない
- 電子帳簿保存法の要件を守る必要がある
- 社内体制の構築に時間がかかる
- 取引先からの同意が必要
- 情報漏えいを防ぐセキュリティ対策が必須
ここでは、契約書のペーパーレス化の注意点について解説します。
一部の契約書はペーパーレス化が認められていない
すべての契約書が電子化・ペーパーレス化できるわけではありません。
例えば、任意後見契約書や事業用定期借地契約書、農地賃貸借契約など一部の契約書は法令により紙の原本や公正証書の作成が義務付けられており、電子契約が認められていません。
ペーパーレス化を進める際は、自社の取り扱う契約書が電子化可能かどうか法令やガイドラインで確認するようにしましょう。
電子帳簿保存法の要件を守る必要がある
電子契約書を含む電子データの保存には電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
電子帳簿保存法は電子データの真実性・完全性を確保するために、タイムスタンプの付与、改ざん防止の措置、検索性の確保など具体的な保存方法を定めています。
これらを怠ると、税務調査などで証拠能力を否認される可能性があるため注意が必要です。
社内体制の構築に時間がかかる
契約書のペーパーレス化には、従来の紙文化からデジタルに移行するための社内体制整備が不可欠です。
具体的には、電子署名の管理権限設定や押印フローの見直し、情報セキュリティポリシーの制定、社員教育や周知活動など多くの準備と調整が必要となります。
しかし、社内体制の構築は時間がかかるため、計画的に進めることが重要です。
取引先からの同意が必要
電子契約やペーパーレス化を進める際には、取引先の理解と同意が不可欠です。
特に相手先が電子契約システムを導入していない場合や、慣れていない場合には抵抗感が生じるケースもあるでしょう。
同意なく電子化を強行すると契約無効やトラブルの原因となる可能性があります。
情報漏えいを防ぐセキュリティ対策が必須
契約書は重要な機密情報を含むことが多く、電子化に伴い情報漏えいリスクが高まります。
そのため、適切なアクセス権限設定や多要素認証、データ暗号化、定期的なセキュリティ監査など、多層的な対策が必要です。
これにより情報漏えいを未然に防ぎ、企業の信頼を守ることができます。
ペーパーレス化した契約書に関するよくある質問
ここでは、ペーパーレス化した契約書に関するよくある質問に回答します。
Q.ペーパーレス化した契約書の効力は紙と同じ？
A.ペーパーレス化した契約書は、電子署名法などの法律に基づき、適切な電子署名やタイムスタンプが付与されている場合は、紙の契約書と同等の法的効力を持ちます。
電子契約は契約内容の改ざん防止や締結日時の証明が明確であり、裁判や紛争時にも証拠として認められるため安心です。
ただし、電子署名やタイムスタンプがない場合は、法的効力が限定的になる可能性があるため、適切なシステムの利用が必要です。
Q.ペーパーレス化した契約書の印紙税はどう扱われますか？
A.電子契約によりペーパーレス化した契約書は、印紙税の課税対象外となります。
日本の印紙税法では、紙の文書に対して課税される仕組みであるため、電子データで作成・締結された契約書には収入印紙を貼付する必要がありません。
そのため、電子契約の活用で、収入印紙代のコスト削減が可能となります。
Q.過去の紙の契約書をスキャンしてペーパーレスにできますか？
A.過去の紙の契約書は、スキャンして電子データ化することでペーパーレス化は可能ですが、そのままでは電子契約とは認められません。
タイムスタンプや電子署名の付与、運用ルールの整備などが求められ、適切な環境を整えなければ法的効力が認められない場合があります。
Q.電子署名と電子印鑑は何が違いますか？
A.電子署名は、契約文書を作成した本人を特定し、その内容が改ざんされていないことを証明する技術であり、法律上の効力が認められています。
一方、電子印鑑は紙の印鑑を電子的に表現したものであり、法的効力の有無は設置状況や運用方法によって異なります。主に視覚的装飾のために使われるケースが一般的です。
電子署名は暗号技術により高い安全性を担保し、法的根拠も明確なため、契約書の電子化には電子署名の利用が推奨されます。
Q.無料サービスと有料電子契約サービスの違いは何ですか？
A.無料の電子契約サービスはコスト面で導入しやすい反面、利用できる契約書の種類や機能、管理の柔軟性、サポート体制に制限があります。
一方、有料サービスは高度なセキュリティ機能や操作性、カスタマイズ性、法令対応力、複雑な契約フローの管理などが充実しているため、安心して契約書のペーパーレス化を実現できるでしょう。
企業の規模や契約の重要性に応じて、必要な機能やサポートを考慮し、適切なシステムを選ぶことが重要です。
まとめ
電子契約システムの導入による契約書のペーパーレス化は、業務効率やコスト削減、コンプライアンス強化、環境配慮など、多方面にわたり企業経営へ大きなメリットをもたらします。
従来の紙の契約書管理に比べて、クラウド上での一元管理や検索性の向上、情報漏えいリスクの低減など、DX推進にも不可欠な要素となっています。
ただし、法令でペーパーレス化が認められない契約書や電子帳簿保存法への対応、取引先との合意形成、十分なセキュリティ対策など注意点も多く、導入時には慎重な検討が必要です。
自社の業務内容や契約形態に応じて、現実的かつ効果的な方法を選択することで、持続的な成長と時代に合った働き方改革が実現できるでしょう。
- 記事監修
- 「起業の窓口」編集部は、GMOインターネットグループが運営する起業支援メディア「起業の窓口」にて、起業家やこれから起業を目指す方々に向けて、有益で信頼性の高い情報を提供する専門チームです。会社設立、資金調達、補助金・助成金、税務・法務、マーケティング、IT活用など、起業にまつわる幅広いテーマを網羅し、実務に役立つノウハウや最新トレンドをわかりやすくお届けしています。
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