電子契約のセキュリティリスクを回避するには？想定される例や主要な対策を紹介

電子契約が普及する背景

電子契約が急速に普及している背景には、業務効率化と法整備の進展があります。

従来の紙契約は、署名や押印、郵送に多くの時間とコストを要し、迅速なビジネス展開を妨げる要因となっていました。

それに対し、電子契約はオンライン上で契約を完結でき、地理的な制約を受けずにスピーディーな取引が可能です。

さらに、電子署名法によって法的効力が明確化されたことや、テレワークやクラウドの普及により非対面での契約ニーズが増加したことも、利用拡大を後押ししています。

紙契約との違い

電子契約と紙契約の大きな違いは、契約の作成から保管までをすべてデジタル上で完結できる点です。

紙契約では印刷・押印・郵送など多くの工程が必要でしたが、電子契約ではオンライン上で署名し、即座に相手へデータを送信できます。

契約スピードの違いにより、紙契約に比べて作業効率が大幅に向上し、書類管理の手間やコストを削減できます。

また、紛失や劣化といった物理的トラブルの心配がない点も大きなメリットです。

電子契約のセキュリティ上の不安の要因

電子契約は利便性に優れている一方で、セキュリティへの懸念が残るのも事実です。

不正アクセスやデータ改ざん、なりすましなどの脅威は、仕組みの理解や運用体制が不十分な場合に発生しやすくなります。

特に、電子署名や認証設定が適切に行われていない場合、契約当事者の本人確認が不十分となり、契約の真正性を損なうリスクがあります。

また、通信の暗号化やアクセス権限の管理が不十分なクラウド環境では、情報漏えいの危険も否定できません。

改ざんやなりすまし

電子契約における代表的なリスクが、契約データの改ざんや第三者によるなりすましです。

電子契約書はデジタルデータで保存されるため、適切なセキュリティ対策が施されていない場合、悪意ある第三者に内容を改変される可能性があります。

特に、署名や認証のプロセスが単一パスワードやメール認証のみの場合、送信者を偽装して契約を締結するリスクも生じます。

情報漏洩や不正アクセス

電子契約の運用で特に注意が必要なのが、情報漏洩や不正アクセスのリスクです。

契約書には企業の取引条件や個人情報が含まれるため、一度情報が流出すれば、信用失墜や法的責任を負う可能性があります。

クラウドサービスを利用するケースでは、通信経路や保存データの暗号化が不十分な場合、外部からの侵入を受けるおそれがあり、またアクセス権限の管理が甘いと内部からの情報流出につながることもあります。

データ消失やシステム障害

電子契約はデジタル環境に依存するため、システム障害やデータ消失も重大なリスクの一つです。

突然のサーバートラブルや停電、バックアップミスなどにより、契約情報が失われる可能性があります。

特に、クラウド事業者の障害やサービス終了時にデータの復元が行えない場合、取引上の証拠が失われるおそれもあります。

法制度や規制に関連するリスク

電子契約を導入する際には、関連する法制度や規制の理解不足もリスクになり得ます。

国内では電子署名法や民法などによって電子契約の法的効力が定められていますが、それらを遵守していない運用を続けると、契約の有効性が問われる可能性があります。

また、海外企業との取引では、国ごとに適用される電子署名の基準やプライバシー保護の規制が異なるため、対応を誤ると法的トラブルに発展する可能性も否定できません。

電子署名・タイムスタンプによる改ざん防止

電子契約の信頼性を維持するには、電子署名やタイムスタンプを活用した改ざん防止対策が不可欠です。

電子署名とタイムスタンプを組み合わせることで、文書の真正性と契約履行の信頼性を高められます。

また、信頼性の高い認証局（CA）のシステムを導入し、適切な管理体制を整備することが重要です。

多要素認証やアクセス制御の導入

電子契約の安全性を高めるうえで、多要素認証やアクセス制御の導入は非常に効果的です。IDとパスワードだけに頼った認証では、不正ログインやなりすましのリスクを完全に排除できません。

多要素認証を組み合わせることで、利用者の本人確認をより確実に行えます。主な手法には以下のようなものがあります。

さらに、アクセス制御によって社員全員がすべての契約情報にアクセスできないようにし、職務内容に応じて閲覧・編集を制限することも重要です。

通信や保存時の暗号化

電子契約を安全に扱うためには、データを「暗号化」して守る対策が欠かせません。暗号化とは、契約内容を第三者が見ても理解できない形に変える仕組みで、情報漏えいを防ぐ有効な手段です。

特に、データを送受信する際と保存する際の両方で、暗号化を適用することが重要です。主な方法には以下のようなものがあります。

これらを適切に組み合わせて運用することで、通信経路上の盗み見や保存データの流出リスクを大幅に抑えられます。

ログ監査と証跡管理

電子契約のセキュリティを維持するうえで欠かせないのが、ログ監査と証跡管理です。

ログとは、誰がいつどのような操作を行ったかを記録した履歴情報のことで、不正行為や操作ミスを発見するための重要な手掛かりになります。

主な取り組みは以下の通りです。

これらを継続的に実施することで、トラブル発生時にも正確な証拠を提示でき、内部不正の抑止にもつながります。

脆弱性診断とセキュリティ教育

電子契約の安全を守るためには、システムの脆弱性を放置せず、定期的に診断を行うことが重要です。

どれほど優れた仕組みを導入しても、更新や運用を怠れば、新たな攻撃手口に対応できなくなる可能性があります。

具体的な取り組みとしては以下のようなものがあります。

技術的な強化と人的な意識向上を両立させることで、電子契約を標的とする攻撃や情報漏えいを未然に防げます。

セキュリティ認証や規格の有無

安全な電子契約サービスかどうかを判断するうえで大切なのが、第三者から正式に認められた「セキュリティ認証」や「国際規格」を取得しているかどうかです。

これらの認証は、企業がどれだけ厳重に情報を管理しているかを示す基準になります。主な認証には以下のようなものがあります。

これらの認証を取得している企業は、外部機関の厳しい審査を受けており、データの漏えいや改ざんを防ぐ体制が整っています。導入前に公式サイトで取得済みの認証を確認しましょう。

アクセス制御や二段階認証などの機能面

電子契約サービスを選ぶ際は、情報を守る仕組みがどの程度整っているかをしっかり確認しましょう。特に、アクセス制御や二段階認証といった機能が備わっているかは重要なチェックポイントです。

確認すべき点は以下の通りです。

これらの情報は、公式サイトの「機能一覧」や「セキュリティ対策」ページで確認できる場合が多く、無料トライアル中に実際の設定画面で操作感を確かめるのも有効です。

可用性やサーバー運用体制

電子契約サービスを選ぶ際は、可用性の高さ（システムが安定して動作し続けるかどうか）も重要な判断基準です。

可用性が低いと、契約締結のタイミングでシステムが止まり、業務に支障が出る場合があるため、注目すべきポイントは以下の通りです。

これらの情報は、公式サイトの「セキュリティ」「運用体制」ページや導入資料に掲載されていることが多く、契約前にチェックしておくと安心です。

法令遵守（電子帳簿保存法・電子署名法）への対応

電子契約サービスを導入する際は、法律に則って運用できるかどうかを必ず確認する必要があります。

対応が不十分だと、契約の法的効力が無効になるおそれや、税務上のトラブルにつながる危険があります。特に確認すべきポイントは以下の3つです。

これらの法令に準拠した設計であれば、契約書の信頼性や法的効力を担保できます。

社内ルールや承認フローの整備

電子契約を導入する際に最も重要なのは、社内ルールと承認フローを明確に整備することです。

誰がどのような権限で契約を締結できるか、どの段階で誰の承認を得る必要があるかを事前に定めておくことで、誤送信や無権限行為などのトラブルを防げます。

例えば、高額な契約では法務部長と社長の承認を必須にし、定型的な契約は担当者レベルで完結させるなど、契約の種類や金額に応じた業務フローを設計しましょう。

また、これらのルールを運用マニュアルや社内規程に明文化し、全社員がいつでも確認できる状態にすることが大切です。

アカウント管理と権限の最小化

電子契約の運用では、アカウントを誰に付与し、どの範囲まで操作を許可するかを厳格に管理することが重要です。

全社員に同じ権限を与えると、情報漏えいや誤操作のリスクが高まるため、「必要最小限の権限」の原則に基づいて設定しましょう。

具体的には、契約書の作成・送信・承認・閲覧といった機能ごとに権限を分け、役職や部署に応じて適切な範囲を割り当てます。

また、定期的に権限設定を見直し、業務内容や役職の変更に応じて調整することも欠かせません。

退職者や外部委託先のアクセス権限管理

人事異動や退職時には、該当者のアカウントやアクセス権限を速やかに削除・変更する仕組みが不可欠です。

退職者が依然としてシステムにアクセスできる状態は、情報持ち出しや不正利用のリスクを高めるため、人事部門と連携し、退職日や異動日に合わせてアクセス権限を自動停止するフローを整備しましょう。

また、外部の業務委託先やパートナー企業に対しても、契約期間や業務範囲に応じた一時的なアクセス権限を付与し、業務終了後は速やかに権限を削除することが重要です。

インシデント対応とバックアップ体制

万が一のトラブルに備え、インシデント対応の手順とバックアップ体制を事前に整えておくことが重要です。

システム障害やサイバー攻撃、誤操作によるデータ消失が発生した場合、迅速に復旧できる準備がなければ業務に大きな支障をきたします。

定期的にデータのバックアップを取得し、複数拠点やクラウド上に分散保管することで、災害時やシステム障害時にも迅速にデータを復元できます。

また、トラブル発生時の対応担当者や連絡先、復旧手順を明確にしたマニュアルを作成し、定期的に訓練を行いましょう。