請求書に印鑑は必要？押印がない場合の効力や注意点を解説

偽造を防げる

請求書に印鑑を押すもっとも大きな理由は、偽造や改ざんを防ぐためです。

印鑑はその個体ごとに独特な印影を持つため、文書が正式なものであることの証明となります。これにより、不正な改ざんや偽造のリスクを低減させることができます。

信頼性が増す

押印された請求書は、取引の正当性や誠実さを示す証拠となります。

印鑑は取引の当事者が文書の内容を確認し、同意した証として機能するためです。その結果、取引関係の信頼性が高まり、ビジネスを円滑に進行する一助となるでしょう。

法律上の効力

日本の法律では、請求書に印鑑を押すことを義務付けていないため、押印がない請求書も原則として有効です。

民法第523条では、書面による契約の成立について、「当事者双方が署名または記名押印した書面」と規定されています。しかし、これはあくまでも任意規定であり、印鑑がなくても契約は成立します。つまり、印鑑がコピーでも問題ないというわけです。

しかし、押印がない場合、その文書の真実性や正式性を証明する他の方法が求められることがあります。具体的には、メールのやり取りや電子証明書などが用いられるケースが一般的です。

商習慣上の効力

ビジネスの実務では、押印がない請求書に対する扱いが異なる場合があります。長い間にわたる商習慣や業界の慣例により、印鑑を要求する場合が多いです。

一部の企業では、押印のない請求書を受け付けてもらえない場合もあるので、あらかじめ取引先との合意や会社の規定に基づいて判断する必要があります。

押印場所

請求書に印鑑を押す場所は、通常、文書の末尾や指定された欄になります。

明確な場所が指定されていない場合は、請求内容や合意内容が確認できる部分の近くに押印することが一般的です。会社名や住所にかかるように押印することで、改ざんリスクを軽減できます。

空白部分に押印する場合は、他の記載事項と重ならないように注意しましょう。

印鑑の種類

請求書に使用する印鑑には、実印、銀行印、認印などがありますが、請求書の場合は認印や社印が用いられることが多いです。請求内容の重要性や正式性に応じて、適切な印鑑を選びましょう。

もちろんシャチハタでも構いませんが、インクの色が薄くならないようにくれぐれも注意してください。なお、角印の方がフォーマルな印象を与えられるのでおすすめです。

押印の仕方

押印時には、印影がはっきりと残るように注意しましょう。不鮮明な印影は文書の正式性を損ねる原因となるため、印鑑は直接紙に押すか、印鑑台を使用してきれいに押すことが望ましいです。

二度押しも避けるのが無難なので、印影が薄くならないように気をつけてください。基本的には、朱肉は朱色のものを使用しましょう。

PDFの請求書に印鑑は必要？

デジタル化が進む中で、PDF形式の請求書の使用が増えています。法律上はPDFの請求書に印鑑を押す必要はありませんが、受け取り側の要望に応じてデジタル印鑑を使用する場合があります。

請求書の認印はシャチハタでも大丈夫？

シャチハタ印は、正式な文書には適さないとされる場合が多いです。しかし、請求書に関しては、使用する企業や業界によって異なりますので、取引先の了承を得ることが重要です。

請求書には角印と丸印のどちらを使うべき？

請求書に使用する印鑑の形状は、特に定められていません。一般的には、認印や社印が用いられ、その形状は企業や個人の好みによります。ただし、形状によって印象が変わるため、取引の内容や相手との関係性を考慮して選択することが望ましいです。

個人事業主やフリーランスは認印でもいい？

個人事業主やフリーランスの場合、請求書に認印を使用することは一般的です。重要な取引では、取引先との信頼関係を高めるために、事前に押印に関する確認を取ると良いでしょう。