個人事業主が電子契約を契約するメリットとは？選び方や導入時の注意点も紹介

コスト削減

電子契約は、紙の契約書にかかる印刷費や郵送費、保管コストを大幅に削減できます。

紙の契約書の場合、書類の準備や発送に時間がかかり、それに伴う人件費も無視できません。また、契約書の紛失リスクに備えてコピーや管理場所の確保なども必要です。

一方、電子契約を使えばすべてオンラインで完結し、物理的な郵送や印刷が不要になります。さらに、電子契約には印紙税がかからないため、契約毎に発生する経費を減らせるのも大きな魅力です。

電子契約によるコスト削減は、個人事業主の経営効率アップにも貢献します。

業務効率化

電子契約のメリットは、契約手続きのスピードアップにあります。

紙の契約では、印刷や押印、郵送、受け取りに手間がかかり、スムーズな取引の妨げになることも少なくありません。一方、電子契約なら、契約書の作成から送付、相手の署名までがオンライン上で完結し、数分から数時間で契約が成立します。

これにより、急ぎの契約や遠隔地とのやり取りもスムーズに行えます。また、契約書はクラウド上で一元管理され、検索や進捗の確認が簡単にできるため、業務の見える化も進みます。

結果として、日々の業務に集中できる時間が増え、生産性の向上につながる点が大きな魅力です。

セキュリティ強化

電子契約を導入することで、セキュリティが強化される点は、個人事業主にとっての大きなメリットです。

電子契約では、暗号化通信（SSL/TLS）や電子証明書を用いて契約データを保護し、不正アクセスや改ざんのリスクを抑制します。また、電子署名により契約の真正性や署名者の本人確認が確実に行われるため、紙の契約書に比べて偽造やなりすましのリスクが低くなります。

さらに、契約の履歴やアクセスログがシステム上に記録されるため、いつ誰がどのように契約書に関わったかも確認可能です。この仕組みはトラブル発生時の証拠としても活用でき、安心して取引を進めるのに役立ちます。

このようなセキュリティ強化は、個人事業主が安全かつ信頼性の高いビジネスを運営するうえで欠かせない要素です。

契約トラブル防止

電子契約の導入は、契約トラブル防止にも大きく貢献します。

電子契約では、契約内容や署名の履歴が正確に記録・保存されるため、契約書の改ざんや紛失のリスクがほぼありません。これにより、口頭でのやり取りや紙の契約書によくある記録不備や誤解を防げます。

また、電子署名による本人確認が明確に行われるため、契約当事者の同意が確実であることを証明できます。万が一トラブルが発生しても、オンライン上の契約履歴やタイムスタンプが法的証拠として利用可能で、スムーズな解決が期待できるでしょう。

個人事業主が安心して取引を進めるうえでも、電子契約の導入は大きなメリットがあります。

信用の向上

電子契約を導入するメリットは、個人事業主の信用向上につながることです。

契約手続きをデジタル化し、迅速かつ正確に処理できることは、取引先に対して信頼性の高いビジネスの姿勢を示すことができます。また、最新のセキュリティ技術を活用し、契約の安全性を確保していることは、相手に安心感を与える要素です。

こうした透明性と安全性の確保は、ビジネスパートナーからの評価を高め、今後の商談や取引拡大にも良い影響を与えます。

特に個人事業主は、信頼関係の構築が事業成にもつながるため、信用力強化にも電子契約の導入は効果的です。

相手の同意が必要

電子契約を利用するには、契約の相手方も電子契約に同意していることが必要です。

電子契約は双方の合意に基づく契約方法であり、一方的に導入しても契約として成立しません。相手が電子契約に慣れていない場合や利用環境が整っていない場合は、事前に説明を行い、同意を得なければなりません。

相手の理解と協力があって初めてスムーズな契約手続きが実現します。

紙の契約書の管理も必要

電子契約を導入しても、すべての契約書を電子化できるわけではありません。

特に税務調査や法的な証拠として、紙の原本が求められる場合があります。そのため、電子契約を利用しつつも、紙の契約書を適切に管理する体制を整えることが重要です。

また、個人事業主は、どの書類が電子化でき、どの書類を紙で保管すべきかを事前に確認し、関連法令に基づいた管理方法を把握しておく必要があります。

電子化が認められていないケースがある

電子契約は多くの契約書類で利用可能ですが、法律や業界の規制により、電子化が認められていないケースもあります。

例えば、不動産登記の申請書類、公正証書、労働契約書のうち労基法施行規則で定めるものなど、紙の原本が法的に求められる契約は電子契約の対象外です。また、金融取引や行政手続きにおいても、特定の書類は紙での提出が必要な場合があります。

個人事業主は、自身の業種や契約内容に応じて、電子化可能な書類とそうでない書類を事前に確認し、適切に対応することが重要です。

電子化の範囲を誤ると、契約無効や法的トラブルの原因となるため注意しましょう。

対応している書類を確認する

電子契約サービスを選ぶ際は、まず自社で取り扱う契約書の種類に対応しているかを確認することが重要です。

たとえば、売買契約書、業務委託契約書、秘密保持契約など、扱う契約の種類によって必要な機能や法的要件が異なります。対応書類が限定されているサービスもあるため、利用予定の書類に適合するかを事前にチェックしましょう。

また、電子署名の方式や法的有効性、契約データの保存方法も重要な確認ポイントです。

セキュリティに問題がないか

電子契約サービスを選ぶ際、セキュリティ面の問題がないかも重要なポイントです。

契約情報は機密性が高いため、通信の暗号化や電子署名、タイムスタンプの付与による改ざん防止機能がしっかり備わっているかを確認しましょう。また、第三者による不正アクセスや情報漏洩を防ぐ仕組みが整っていることも求められます。

さらに、サイバー攻撃の脅威から契約情報を守るためにも、常に最新のセキュリティ対策が提供されているかもポイントです。

こうした機能を備えたサービスを選ぶことで、安全に電子契約を運用できます。

コストパフォーマンスが高いか

電子契約サービスを選ぶ際には、料金体系の透明性と利用形態に合ったプラン選びが大切です。

多くのサービスは月額基本料金と送信件数に応じた従量課金の組み合わせで料金設定されています。利用頻度や契約書の枚数に対して無駄なコストが発生しないよう、自社の契約数やユーザー数を考慮し、プラン内容を比較検討しましょう。

また、初期費用の有無や追加機能の料金も確認し、機能と価格のバランスが取れたサービスを選ぶことが大切です。

無料トライアルや無料プランがある場合は、導入前に試用して使い勝手を確かめるのも良いでしょう。

利用しやすいか

電子契約サービスを選ぶ際のポイントは、利用のしやすさです。

サービスは社内担当者だけでなく取引先も利用するため、操作が直感的でわかりやすいことが不可欠です。さらに、テンプレート機能や契約進行状況の可視化、リマインド機能などがあれば、契約手続きの工数削減やミス防止に役立ちます。

複数ユーザーの権限管理や外部システムとの連携が可能なサービスなら、組織全体で円滑に運用できます。