電子印鑑の作成ガイド！使用しやすいツールや注意点も解説

電子印鑑の概要

電子印鑑は、紙の書類に押すハンコの形を電子データとして再現したものです。

最大の特徴は、パソコンやスマートフォンで作成・押印ができるため、紙のやりとりや手押し作業が不要になる点です。主に「印影を画像化したタイプ」と「識別情報（誰がいつ押したか等）が付与されたタイプ」の2種類があります。中でも、識別情報が付与されたタイプは、改ざん防止のための情報が組み込まれているため、信頼性が高いとされます。

電子印鑑の利用によって、作業の迅速化・効率化に加え、離れた場所でもスムーズに手続きを行うことが可能です。

なお、単なる画像データだけの電子印鑑では信頼性が低く、より重要な文書には識別情報付きや電子署名対応のサービス利用が推奨されます。

電子印鑑を使うシーン

電子印鑑は、以下のようなシーンで活用できます。

社内文書や簡易な申請には、手軽な画像データ型電子印鑑が多く用いられ、部署間決裁を迅速化できます。一方、外部との契約や証拠性が重視される書類では、識別情報付き電子印鑑や電子署名サービスと組み合わせて使うのが一般的です。

これにより、「いつ・誰が」押印したかが証明でき、不正やなりすましリスクを軽減できます。

印影画像との違い

電子印鑑と印影画像の大きな違いは、信頼性と法的効力にあります。

印影画像は実際の印鑑をスキャンや画像で再現したもので、誰でも簡単にコピーや改ざんができます。そのため、押印した本人であることを証明するのが難しく、重要な書類には適していません。

一方、電子印鑑は押印者の情報や押印日時を示すタイムスタンプといった識別情報が付加されています。これにより、「誰がいつ押印したか」が明確になり、不正やなりすましを防止できます。また、電子署名法第3条により、本人による電子署名であることが確認できる場合には、従来の押印と同等の法的効力が認められます。

つまり、印影画像は見た目だけの押印でセキュリティ面で弱いのに対し、電子印鑑は押印の本人性と改ざん防止が保証された信頼性の高い押印手段です。

電子印鑑に法的効力を持たせるための要件

電子印鑑に法的効力を持たせるための要件は、電子署名法で定められた本人性と非改ざん性を満たすことです。

具体的には、電子署名が、押印者本人によって作成されたことが示され、押印後に文書内容が改ざんされていないことを確認できなければなりません。これを実現するには、国が認定した認証局が発行する電子証明書を用いるなどの措置が必要です。

また、e-文書法に基づき、電子文書は以下の条件を満たす必要があります。

出典元：厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令

これらの条件を満たした電子印鑑は、契約書や重要な書類に法的効力が認められます。

無料の電子印鑑作成ツールを使う

無料ツールは誰でも簡単に利用でき、コストをかけず電子印鑑を手早く作れるメリットがあります。

主にシンプルな印影画像の生成が可能で、社内文書などの用途に適しています。デザインは限定的で高級感は少ないものの、操作は直感的で初心者でも扱いやすいのが特徴です。

ただし、識別情報やセキュリティ機能は基本的に付かないため、法的効力や重要書類の利用には注意が必要です。

まずは無料ツールで手軽に試し、用途に応じて有料サービスの導入を検討するのがよいでしょう。

有料の電子印鑑作成ツールを使う

有料の電子印鑑作成ツールは、無料ツールに比べて多彩な印影デザインや高度なカスタマイズ性を持っているのが特徴です。

さらに、識別情報の付与やタイムスタンプの自動付与など、本人性や改ざん防止を保証するセキュリティ機能が充実しており、契約書や重要文書への利用に適しています。

コストはかかるものの、専門的なサポート体制や定期的なアップデートが提供されるため、安心して長期的な運用が可能です。また、ユーザー権限の管理や操作ログの記録機能により、内部統制やコンプライアンス強化にも貢献します。

業務効率化だけでなく法的リスク軽減の面からも、有料ツールの導入は企業にとって強い味方となるでしょう。

オフィスソフトを使う

WordやExcelなどのオフィスソフトを使って電子印鑑を作成する方法もあります。

図形ツールを使い、円や四角形などの枠を作成し、その中に名前や社名を入力して印鑑風のデザインを簡単に作ることが可能です。フォントや形状のバリエーションは限られますが、使い慣れたソフトで手軽に作成できるため、急ぎでオリジナルの電子印鑑が必要な場合に便利です。

ただし、こうしたオフィスソフトで作成した電子印鑑には、識別情報やタイムスタンプなどのセキュリティ機能が付加されません。そのため、法的効力を求められる重要文書には適していません。

主に社内向けの軽微な承認や報告書などの簡易利用に限るのが望ましいでしょう。

スキャンや写真撮影から作成する

電子印鑑は、紙に押印した実印をスキャンしたりスマホで撮影し、画像データ化して作成することも可能です。

画像編集ソフトで背景透過を施すことで、実物の印影を手軽に再現できるメリットがあります。こうした作成方法は自宅やオフィスで簡単にでき、特別なツールや技術を必要としない点も魅力です。

しかし、画像化した電子印鑑は容易に複製され、不正利用されてしまうリスクがあります。

したがって、セキュリティ面の対策として、識別情報の付与や電子署名による本人確認、タイムスタンプの活用などが欠かせません。

PDFの電子印鑑機能で作成する

PDF編集ソフトの電子印鑑機能を使えば、手軽に電子印鑑を作成し、PDF文書に押印できます。

多くのPDF編集ソフトは、事前に作成した印影画像の挿入や印鑑のカスタマイズに対応しています。

さらに、タイムスタンプや識別情報の付与機能が備わっているため、法的に有効な電子印鑑として活用可能です。文書の真正性や改ざん防止を確保しつつ、ペーパーレスでの契約・承認業務が効率化されます。

ただし、高機能なPDF編集ソフトは有料であることが多く、初心者には操作が難しいこともあります。そのため、用途やスキルに応じて最適なソフトを選び、適切に活用することが重要です。

無料版で試してみてから、有料版への切り替えを検討するのもよいでしょう。

電子印鑑のセキュリティリスクを理解する

電子印鑑の中でも、印影画像はコピーや偽造、なりすましが簡単にできる点に注意が必要です。

これにより、不正使用や契約書の改ざんリスクが高まり、法的証拠能力も低くなります。また、適切なアクセス管理がされていなければ、内部からの情報漏洩や悪用の危険も伴います。

これらのリスクを軽減するには、電子署名やタイムスタンプの付与、複雑なパスワード設定、多要素認証など技術的な対策が不可欠です。

特に重要な契約には、法的効力が認められる電子署名連携型の電子印鑑を利用する必要があります。

適切なアクセス管理とパスワード設定をする

電子印鑑の不正利用防止には、適切なアクセス管理とパスワード設定が重要です。

電子印鑑データは機密情報として扱い、保存先のPCやクラウドに対し、最小権限のアクセス制限をかける必要があります。パスワードは複雑で推測されにくいものを設定し、定期的に変更することが求められます。

また、異なる種類の認証要素を2つ以上組み合わせて行う多要素認証（MFA）を導入すれば、不正アクセスリスクを大幅に低減できます。

法的効力を得るための認証技術について確認する

電子印鑑で法的効力を得るためには、単なる画像データではなく、電子署名法に基づいた電子署名の付与が必須です。

電子署名法では、本人確認性と非改ざん性の2つの要件を満たす電子署名が付された電子印鑑に法的効力が認められます。さらに、国が認定した認証局が発行する電子証明書を用いることで、証明の信頼性が保証されます。

したがって、企業は単なる印影画像ではなく、電子署名機能を備え法的に認められたサービスを使うことが重要です。

取引先の対応状況を事前に確認する

取引先が電子印鑑に対応しているか、導入前に必ず事前に確認しておく必要があります。

企業によって対応状況は異なり、紙や実印による従来の取引を続けている企業も多く、電子印鑑の使用を拒否される場合もあります。加えて、取引先が求めるセキュリティレベルに達していない電子印鑑を使用すると、利用が認められないこともあるため、セキュリティ面の確認も必須です。

スムーズな取引とトラブル回避のためにも、取引先の対応可否や求めるセキュリティレベルをあらかじめ確認し、双方の合意のもとで電子印鑑を利用することが重要です。

書類や目的に応じて使い分ける

電子印鑑は、書類の重要度や目的に応じて使い分けることもポイントです。

大きく分けると、「印影画像データ」と「電子署名やタイムスタンプなどで本人性や改ざん防止機能を持つ高セキュリティ電子印鑑」があります。

社内の報告書では、手軽な電子印鑑画像で十分ですが、契約書や請求書など外部との重要な取引書類には、法的効力がある電子印鑑を利用すべきです。

また、用途に合わせて丸印、角印、日付印など複数の印鑑を用意し、適切に使い分けることで業務効率化を図れます。